Eine Mitarbeiterin der LEAG arbeitet mit der neuen Plattform. Bild: © Leag

Leag digitalisiert Einkaufsprozess

Die Lausitz Energie Bergbau AG (Leag) sowie die Lausitz Energie Kraftwerke AG nutzen für ihre Einkäufe künftig eine Plattform. Dort wird der gesamte Einkaufsprozess von der Bestellanforderung über die Kommunikation mit den Bietern bis zur rechtssicheren Dokumentation digital abgebildet.

„Unser Ziel war es, die Arbeit im Einkauf einfacher und übersichtlicher zu machen“, sagt Oliver Mrosk, Mitarbeiter aus dem Einkaufsbereich der Leag. Das größte ostdeutsche Energieunternehmen kauft jährlich Waren und Dienstleistungen mit einem Volumen von über 800 Millionen Euro ein.

Für Preisabfragen mussten bisher in der Regel alle benötigten Unterlagen ausgedruckt und teilweise mit einer CD-ROM versehen den potenziellen Lieferanten per Post zugeschickt werden. Auch für die abschließende Archivierung mussten alle relevanten Dokumente eines Vorgangs in Papierform vorliegen. Um künftig gänzlich auf Ausdrucke verzichten zu können, rief die Leag daher Ende vergangenen Jahres ein dreiköpfiges Projektteam ins Leben und beauftragte dieses mit der Suche nach einer geeigneten digitalen Lösung.

Digitale Akte mit Anbindung zum ERP-System

Neun Lösungen sah sich das Projektteam genauer an und entschied für die des Softwareunternehmens Top Flow. Damit lassen sich Informationen, Dokumente und Funktionen wie SAP-Objekte, Office- Dateien oder E-Mails in einer elektronischen Akte zusammenführen und dort strukturiert ablegen. Die Lösung ist an das SAP-ERP-Modul MM angebunden.

Parallel suchte das Projektteam weiter nach einer Ausschreibungslösung, um insbesondere auch Auktionen auf elektronischem Weg durchführen zu können. Mit der Plattform "ausschreiben24.com" des Businesspartners Prego Services wurden dann beide Anbieter zusammengebracht. „Die Lösungen ergänzen sich sehr gut und ermöglichen uns, den ganzen Einkaufsprozess in unserem SAP-System abbilden zu können“, so Mrosk.

Positive Bilanz

„Der Aufwand für die Ausschreibungsphase ist gesunken, die Möglichkeiten zur Nachverfolgung bei laufenden Ausschreibungen wurden signifikant verbessert und durch die zentrale Ablage sind auch Vertretungsarbeiten viel leichter geworden", so Mrosk. Die Plattform ist seit Anfang diesen Jahres nach einer kurzen Implementierungszeit produktiv. Seitdem konnten laut Leag bereits mehr als 170 Ausschreibungen digital durchgeführt werden. (sg)