Wie es funktioniert: Benutzergruppen werden definiert und anschließend einem Workflow-Schritt zugeordnet. Dadurch orientieren sich die Workflows von Anfang an an der definierten Struktur im ERP-System. Störungen im Prozess durch eine freie Zuordnung von Benutzern werden so laut Wilken vermieden.
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Wilken integriert Ablaufsteuerung in sein ERP-System

Mit dem P/5-Workflow bietet die IT-Schmiede aus Ulm künftig eine komplett in die zugehörigen ERP-Anwendungen integrierte Prozesssteuerung.

Unter einer Workflowsteuerung versteht man Abläufe, die sich variabel gestalten lassen. Beispielsweise beim Rechnungseingang: Die Eingangsrechnung wird gescannt, der Beleg in den Workflow geladen und dann automatisch demjenigen zugeordnet, der sie freigeben muss. Dieser wiederum wird durch den Workflow informiert, dass hier ein Beleg freizugeben ist. Nach getaner Freigabe poppt der Beleg in der Buchhaltung auf und wird dort (automatisch) verbucht, erklärt IT-Softwareanbieter Wilken auf ZfK-Nachfrage. Ähnlich sei es bei Genehmigungsworkflows: Die Beteiligten müssen dabei nicht die eigentlich ERP-Anwendung öffnen, sondern nur ihr Workflow-Dashboard, über das alle bestehenden Workflows angezeigt werden. Auch das Versenden von E-Mails sei damit nicht mehr zwingend. Ein weiterer Vorteil: Alles wird dokumentiert, man kann sehen welcher Vorgang bearbeitet ist, welcher nicht.

Wilken hat mit seinem P/5-Workflow jetzt eine vollständige in die P/5-ERP-Anwendungen integrierte Prozesssteuerung im Angebot. Die vordefinierten Prozesse seien frei konfigurierbar und können durch den Anwender selbst eingerichtet und angepasst werden – bis hin zu Texten, die damit individuell an den Sprachgebrauch des Unternehmens oder der Institution adaptierbar seien. Hinzu kommen vorkonfigurierte Standard-Workflows, wie der eingangs erwähnte Rechnungseingang oder Genehmigungsverfahren. Diese Standard-Prozesse lassen sich auch als Basis für ähnliche Verfahren heranziehen und entsprechend modifizieren.

Der P/5-Workflow ist Wilken zufolge webbasiert. Damit können die Prozesse auch über unterschiedliche Standorte hinweg abgebildet werden, ohne, dass dazu spezielle technische Konfigurationen nötig seien. (sg)