Service zur Umwandlung von PDF in E-Rechnung
Ziel des Tools ist es, den manuellen Aufwand für eine Nachbearbeitung in minimalen Grenzen zu halten. Bei der Konvertierung selbst würden Fehler automatisch erkannt und die jeweiligen Rechnungen zur Nachbearbeitung aussortiert.
Versorgungsunternehmen, die bislang noch keine elektronischen Rechnungen versenden können oder noch mitten im Umsetzungsprojekt stecken, haben jetzt die Möglichkeit, ihre PDF-Rechnungen automatisiert in das ZUGFeRD- beziehungsweise XRechnung-Format konvertieren zu lassen, teilte Meine-Energie mit. Mit deren Konvertierungsservice (externer Link) seien sie in der Lage, schon jetzt – und damit vor dem Stichtag am 27. November 2020 – auf den Versand elektronischer Rechnungen umzustellen.
Ab diesem Termin müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf diesem Weg versandt werden – zunächst gilt das für die Bundesebene. Der neue Service berücksichtigt auch nach Angaben von Meine-Energie die Empfehlungen des Edna Bundesverbands Energiemarkt & Kommunikation sowie die Edna-Artikelnummern für Energierechnungen. Meine-Energie war als Mitglied der Edna-Projektgruppe ZUGFeRD federführend beim Aufbau dieses Nummernkreises und der Entwicklung der Umsetzungsempfehlungen beteiligt.
Wie es funktioniert
Um die PDF-Rechnungen automatisiert in ZUGFeRD/XRechnungen umwandeln zu können, überprüft Meine-Energie im Rahmen des Konvertierungsservices zunächst den korrekten Aufbau und Inhalt der jeweiligen Rechnungsformulare. Ziel ist es, den manuellen Aufwand für eine Nachbearbeitung in minimalen Grenzen zu halten. Bei der Konvertierung selbst unterliegen die Rechnungen einem umfangreichen Validierungsverfahren. Dabei werden Fehler automatisch erkannt und die jeweiligen Rechnungen zur Nachbearbeitung aussortiert.
Umgedrehte Richtung
Das Angebot des auf kaufmännisches Energiemanagement spezialisierten Unternehmens basiert auf der Funktionalität der automatisierten Rechnungsprüfung. Dabei werden Energieeingangsrechnungen auch bisher schon in großen Mengen automatisiert in elektronische Rechnungen umgewandelt. „Für den Konvertierungsservice drehen wir die Richtung einfach um und produzieren Ausgangs- statt Eingangsrechnungen", erläutert Dirk Heinze, Geschäftsführer der Meine-Energie GmbH, Senftenberg.
Zu den Anwendern des Energieportals von Meine-Energie zählen Handelsketten wie die Müller-Drogeriemärke oder Industrieunternehmen wie ZF, Bosch oder Strabag, die mit dem Energiekonto von Meine-Energie ein zentrales kaufmännisches Energiemanagement aufgebaut haben. Über dieses behalten sie die Energieverbräuche und -kosten für alle Abnahmestellen im Blick. (sg)