Wenn Beschäftigten nicht mehr täglich ins Büro kommen, ergeben sich im Unternehmen neue Möglichkeiten zur Arbeitsplatz-Organisation: Oft teilen sich nun mehrere Mitarbeitende einen Schreibtisch, den sie an unterschiedlichen Tagen nutzen können. Die Vorteile für die Arbeitgeber sind klar: Es ist platz- und kostensparend und führt zu sinkenden Energiekosten.

Wer das erfolgreich umsetzen will, muss allerdings auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigen. Beim Wechsel vom Home Office ins Büro fragen sich alle: Welcher Arbeitsplatz und welcher Raum in welcher Etage steht heute für mich bereit? Hier helfen intelligente Buchungssysteme, die per App von zu Hause die Buchung von Arbeitsplätzen, aber auch von Besprechungsräumen erlaubt. Schon selbstverständlich ist, dass man vor Ort überall nur seinen Laptop anschließen und sofort loslegen kann.

Viele Unternehmen versuchen aktuell, wieder mehr Mitarbeitende für die Arbeit im Büro zu begeistern. Simone Kauffeld, Professorin am Lehrstuhl für Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie an der TU Braunschweig, sagt, warum dies auch aus psychologischer Sicht sinnvoll ist: "Untersuchungen zeigen, dass es eine zunehmende Besorgnis der Mitarbeiter über abnehmende soziale Kontakte und kollegiale Beziehungen gibt. In den wünschenswerten Zukunftsszenarien wird die Bedeutung von sozialen Begegnungsräumen und Sozialisationsorten hervorgehoben. Unternehmen müssen Möglichkeiten schaffen, um den sozialen Austausch zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern. Diese Funktion kann durch die Neugestaltung von Büros und die Bereitstellung attraktiver Arbeitsumgebungen erreicht werden."

Büros entwickeln sich also weg von reinen Arbeitsräumen hin zu sozialen Begegnungsräumen. Dazu könnte es zum Beispiel Work Cafés geben. Projekt- und Konferenzzonen erhalten eine größere Bedeutung, ebenso Rückzugsbereiche und weitere Teamflächen. "Dabei ist es wichtig, dass Kolleginnen und Kollegen sowie Führungskräfte zum Austausch im Büro sind", so Kauffeld.

Für Frank Dippel, Geschäftsführer des Braunschweiger Software Unternehmens Gingco Systems, ist die Aufgabe klar: "Wir müssen es Mitarbeitenden angenehm und leicht machen, die Arbeitswoche zu planen. Da hilft die webbasierte Lösung. Der Mitarbeiter weiß dadurch im Idealfall vorher, welche Kollegen und/ oder Führungskräfte auch präsent sind und welche Büroflächen für ihn verfügbar sind."

Heutzutage gibt es webbasierte Raum-, Arbeitsplatz-, und Fahrzeug-Parkverwaltungs-Software, die schon langjährig erfolgreich in großen und mittelständischen Unternehmen im Einsatz ist. Sie erlaubt den Nutzern eine zeitsparende intuitive Buchung von Besprechungs- und Konferenzräumen, Büro-Arbeitsplätzen in Unternehmen, aber auch die Buchung von firmeneigenen Fahrzeugen und Firmenparkplätzen. "

Es gibt auch Tools, die neben der vordergründigen Buchung noch weitere Aspekte erfassen. Für Unternehmen ergeben sich dadurch umfangreiche Möglichkeiten, wie die Kostenverrechnung mit SAP oder ein Besuchermanagement mit Zugangskontrollsystemen. Auch eine statistische Auswertungen zu Flächenbelegungen sowie Flächenleitsysteme mit Unterstützung von elektronischen Türschildern oder Kiosksystemen sind möglich. (ah)