Arbeitszeugnisse haben nach wie vor einen bedeutenden Stellenwert in der Personalwirtschaft. Allerdings führen die langen Bearbeitungszeiten zu Unzufriedenheit bei Beschäftigten. Aber auch HR-Mitarbeitende und Führungskräfte sind gemäß einer Studie des Software-Unternehmens Haufe mit den aktuellen Prozessen und der Dauer der Zeugniserstellung unglücklich.

Dennoch greifen überraschenderweise zwei Drittel der Personalverantwortlichen dabei immer noch auf traditionelle Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme wie Word oder Excel zurück, anstatt moderne digitale Lösungen zu nutzen. Diese kommen bei nur 30 Prozent der befragten Unternehmen zum Einsatz – was besonders im Widerspruch zu den gestiegenen Anforderungen an Quantität und Qualität der Zeugnisse steht.

Zwei Wochen bis über einen Monat

Denn HR-Verantwortliche und Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, monatlich im Durchschnitt 41 Zeugnisse erstellen zu müssen. Dabei benötigen sie für etwa drei Viertel dieser Papiere bis zu zwei Wochen.

Bei jedem vierten Unternehmen müssen Mitarbeitende sogar einen Monat oder länger auf ihre Dokumente warten. Dies ist besonders problematisch im Falle eines Abschlusszeugnisses, das oft dringend für die Weiterbewerbung benötigt wird.

Unklare Prozesse, langwierige Abstimmung

Unternehmen, die spezielle Zeugnismanagement-Software nutzen, müssen hingegen weniger Zeit für die Bearbeitung aufwenden. So brauchen über die Hälfte der Befragten, die auf solche Tools setzen, maximal drei Stunden pro Zeugnis. Unternehmen, die Programme wie Word oder Excel dafür verwenden, müssen in der Regel drei bis fünf Stunden pro Arbeitszeugnis investieren.

Sowohl HR-Mitarbeitende als auch Führungskräfte sind mit den aktuellen Abläufen und der Dauer der Zeugniserstellung unzufrieden. Hauptkritikpunkte der Personaler sind fehlende Softwarelösungen, langwierige Abstimmungsprozeduren und unklare Prozesse. Führungskräften fehlt oftmals der Überblick über den Status der Zeugnisse, die oft zu lange im HR-Bereich oder bei ihnen selbst verbleiben.

Gerichtliche Auseinandersetzungen nehmen zu

Die Studie zeigt außerdem, dass Mitarbeitende mit ihren Arbeitszeugnissen zunehmend unglücklicher sind – und rechtlich gegen sie vorgehen. Obwohl sich 96 Prozent der HR-Mitarbeitenden und 94 Prozent der Führungskräfte in Bezug auf rechtliche Formulierungen sicher fühlen, steigt die Anzahl gerichtlicher Auseinandersetzungen. (sh)