Herr Dehne, trotz Corona-Krise müssen Sie als Wasserversorger die Versorgung gewährleisten. Wie sind sie da aktuell aufgestellt?
„Uns ist es vom ersten Moment der Krise an gelungen, die 14.000 Menschen in der Region Schwabmünchen und Mittelstetten weiterhin und wie gewohnt mit einwandfreiem Trinkwasser in bester Qualität zu versorgen. Ohne Einschränkungen und ohne Unterbrechungen. Darauf sind wir wirklich stolz. Aber ich gebe auch zu: Die Umstellungen in der täglichen Arbeit waren und sind für uns als relativ kleiner Versorger ein enormer Kraftakt.“
Inwiefern?
„Unser Wasserwerk ist organisiert als sogenannter Eigenbetrieb der Stadt Schwabmünchen. Im Stadtzentrum gibt es den Wasserturm, am westlichen Ortsrand unsere Trinkwassergewinnungs- und förderanlagen. Wir sitzen in einer Außenstelle am östlichen Ortsrand. Werkstatt und Verwaltung sind räumlich getrennt und über zwei Zugangsmöglichkeiten zu erreichen. Regulär sind dort sechs Mitarbeiter beschäftigt, vier im technischen Bereich, eine Kollegin im Büro, dazu der Betriebsleiter. Der Arbeitstag beginnt früh um 7.00 Uhr mit einer gemeinsamen Besprechung, Feierabend ist um vier. Soweit so normal – bis zum 17. März.“
Dann kam die Fernsehansprache der Bundeskanzlerin…
„So ist es. Durch die Regeln, die von nun an überall in Deutschland galten, war auch für uns ein normales Arbeiten schlagartig nicht mehr möglich. Selbst Abstimmungen unter den Kolleginnen und Kollegen im Betrieb, gemeinsame Nutzungen der Sozial- und Aufenthaltsbereiche – alles Schnee von gestern. Aber wir konnten ja nicht einfach den Haupthahn im Wasserwerk zudrehen und die Versorgung für die Menschen in der Region einstellen, bis Corona irgendwann vorüber ist. Es musste also ein Plan her, der sofort umgesetzt werden konnte.“
Wie sah Ihr Plan konkret aus? Wie viele Mitarbeiter sind im Homeoffice und wer muss vor Ort präsent sein?
„In einem ersten Schritt wurden vier Teams gebildet: Zwei technische Mitarbeiter wurden als Team A weiter beschäftigt. Die beiden anderen Technik-Kollegen bildeten das Team B und wurden nach Hause beordert und in Rufbereitschaft versetzt. Die Idee dahinter: Ein sofortiger Zugriff auf Team B, wenn Team A durch besondere Vorkommnisse wie Unfall, Krankheit oder eben Quarantäne nach einer möglichen Ansteckung ausfallen sollte. Vereinbart wurde ein wöchentlicher Wechsel der Teams mit Anwesenheit und Bereitschaft zu Hause. Homeoffice macht bei den Technikern keinen Sinn, die meist handwerklichen Tätigkeiten lassen sich ja nicht vom heimischen Sofa oder Schreibtisch aus erledigen. Auch der Betriebsleiter (Team C) und die Verwaltungsangestellte (Team D) mussten räumlich getrennt werden. Das bedeutete: Wegen der Notwendigkeit der regelmäßigen Baustellenkoordination und -überwachung einer aktuell laufenden Rohrnetzsanierung habe ich für meine Aufgaben ein Mobile-Office eingerichtet. Ein vorhandenes, privates Büro zu Hause mit entsprechender EDV-Ausstattung sowie ein bereitstehendes Betriebsfahrzeug haben diesen Schritt auch spontan ermöglicht. Die Kollegin aus der Verwaltung verblieb damit als Einzige im Büro und übernimmt die wichtige Schnittstellenfunktion zur Stadtverwaltung, unseren Kunden, der Betriebsleitung und den Kollegen von Team A und Team B.“
Wie haben Ihre Mitarbeiter auf diese neue Situation reagiert?
„Die Umstellung war für uns alle natürlich ein Sprung ins kalte Wasser. Die ersten zwei Wochen dieser räumlichen Trennung haben sehr schnell gezeigt, dass die gewohnte Kommunikation und der soziale Kontakt elementar wichtig sind – gerade in kleinen Teams, die sehr flexibel auf das jeweilige Tagesgeschäft reagieren sollen. Es ist enorm aufwändig, jede kleine aber notwendige Änderung im Tagesablauf ohne direkte Kommunikation zu steuern. Die übliche Dokumentation kommt zum Erliegen. Die nötige Flexibilität im Bereich Arbeitsauftrag und Feedback bricht spontan weg. Zwischengeschobene Aufträge von Kunden wie Montage von Bauwasserentnahmestellen, Standrohrausgabe, Spartenauskunft vor Ort, Anfragen aus der Stadtverwaltung und vieles mehr wird bei reduziertem Personalstand enorm aufwändig. Die Bereiche Wartung und Unterhalt der trinkwassertechnischen Anlagen bis hin zum Rohrnetz mussten wir zunächst zurückfahren. Ab Anfang April haben wir uns dann dazu entschlossen, Team A und B parallel zu beschäftigen. Die Abstandsregeln werden selbstverständlich weiterhin eingehalten. Dies ist auch deshalb möglich, weil an allen unseren Standorten Sozialräume und Sanitäranlagen vorhanden sind, die die Teams getrennt voneinander nutzen können. Eine logistische Herausforderung ist es, die Arbeitsaufträge so zu koordinieren, dass sich beide Teams nicht in die Quere kommen und trotzdem über die nötige Ausstattung verfügen. Der Zugriff auf Fahrzeuge, Werkzeuge und Betriebsmittel muss gesichert sein. Mit all diesen Maßnahmen können wir die an uns als Vertreter einer kritischen Infrastruktur geforderte größtmögliche Redundanz beibehalten. Unterhalts- und Wartungsaufgaben bei den trinkwassertechnischen Anlagen, die sich nicht weiter aufschieben ließen, können so durchgeführt werden.“
Bei allen Herausforderungen: Gibt es auch Chancen, die Sie sehen?
„Absolut. Die Krise hat der Digitalisierung in unserem Betrieb einen mächtigen Schub gegeben. Im Wasserwerk der Stadt Schwabmünchen setzten wir ohnehin schon seit Jahren in vielen Bereichen auf digitale Prozesse – immer mit wechselndem Erfolg und natürlich unterschiedlichem Engagement des Personals. Beispiele sind das Geografische-Informations-System GIS, ein Prozessleitsystem, eine Wartungsdatenbank für alle wiederkehrenden Wartungs- und Unterhaltsprozesse. Oder – unser neuestes Projekt – die digitale Dokumentation von Hydranten- und Schieberwartungen in Echtzeit. Unsere digitale Kommunikation beschränkte sich hingegen bisher hauptsächlich auf den Büro- und Verwaltungsbereich und somit auf klassischen E-Mail-Verkehr. Das ist nun anders. Plötzlich sind alle Mitarbeiter dazu gezwungen, die Möglichkeiten, die Chancen und den Nutzen der digitalen Welt zu erkennen und für sich zu entdecken. Auch wenn die Bezahlung während der Bereitschaftswoche zu Hause weiterlief und nur ein Teil der Zeit als Überstunden eingebracht werden musste, haben alle Mitarbeiter den Ernst der Lage erkannt und waren entsprechend froh, nach den ersten zwei Wochen seit Beginn der Krise wieder gleichermaßen gefordert zu sein und gebraucht zu werden. Ein flexibles, produktives und koordiniertes Abarbeiten bei gleichzeitiger räumlicher Trennung ist allerdings nur möglich, wenn entsprechende Kommunikationsmöglichkeiten genutzt werden und Arbeitsprozesse weiter digitalisiert werden. Dies war allen Beteiligten schnell klar. Die Scheu vor dem Neuen ist dem Interesse gewichen, aus Ablehnung wird Anerkennung.“
Welche Prozesse haben Sie digitalisiert?
„Auch bei uns mit vier gleichzeitig beschäftigten Kleinteams ist die Kommunikation unter den gegebenen Umständen eine Herausforderung, das gilt nicht nur für Großunternehmen. Im Wesentlichen haben wir nach einer Möglichkeit gesucht, die Kommunikation zu erleichtern und gleichzeitig anstehende Arbeitsaufträge transparent zu verteilen, abzuarbeiten und abzuschließen. Dies sollte auf nur einer digitalen Plattform möglich sein, auf die von allen Außenstellen, wie auch von unterwegs zugegriffen werden kann. Fündig wurden wir letztlich bei Microsoft Teams. Die Möglichkeit der Videokonferenz mit allen Beteiligten ersetzt seitdem die tägliche Teambesprechung in der Früh und vor Feierabend.“
Welche Vorteile hat das konkret in Ihrem Unternehmen?
"Hier haben wir die Möglichkeit der Abstimmung untereinander. Im Chat werden Aufgaben schriftlich fixiert und nach der Erledigung von den entsprechenden Teams beantwortet und damit abgeschlossen. So ist auch die Aufgabenverteilung nachvollziehbar und jederzeit aufrufbar, der kleine Schriftverkehr – besser bekannt auch unter dem Begriff Zettelwirtschaft – wurde aufgelöst, auf das System kann jederzeit zugegriffen werden. Und Änderungen sind auch dann nachvollziehbar, wenn man gerade nicht online war. Für unsere Zwecke ist das eine prima Lösung. Und das permanente Handy am Ohr ist auch deutlich seltener geworden, Nachfragen am Telefon beschränken sich seitdem auf Einzelfälle. Das ständige Im-Kreis-Telefonieren ist eben nicht sehr effektiv und nervt alle Beteiligten. Und Aufträge, die nur mündlich kommuniziert werden können, werden oft falsch verstanden und führen deshalb zu Komplikationen. Ein weiterer großer Vorteil bei MS-Teams: Über die Kamera kann eine Problemstellung vor Ort live visuell sichtbar gemacht werden, der Betriebsleiter oder ein Kollege aus dem anderen Team kann ohne örtliche Präsenz zur Problemlösung beitragen, die Aufgabe ansehen und zustimmen.“
Gab es auch Schwierigkeiten?
„Natürlich läuft nicht alles ohne Einschränkungen, auch wenn wir durch die frühe Einführung digitaler Hilfsmittel bereits eine ausreichende Ausstattung an Smartphones, Tablets und Laptops im Wasserwerk hatten. Nun aber mussten wir feststellen, dass die Bandbreite unserer Internet-Verbindung in der Außenstelle, aber auch die WLAN-Kapazität in unserem Werkstatt- und Bürokomplex der geforderten Qualität nicht ganz standhält. Auch datenschutzrechtliche Bestimmungen schränken uns ein, Informationen vollumfänglich digital zu verarbeiten. Wir werden uns daher in Zukunft intensiv nach weiteren Tools umsehen, die entsprechende Möglichkeiten für unsere Zwecke bieten. Die Schulung von Mitarbeitern ist aufgrund der unterschiedlichen Vorkenntnisse recht anspruchsvoll. Nach einer räumlichen Trennung eine neue Kommunikations-Software einzuführen ist aber nur dann möglich, wenn alle Beteiligten entsprechend motiviert sind. Das hat richtig gut funktioniert. Für uns war die Digitalisierung daher kein Neuland, aber in diesem Umfang mit hundertprozentiger Umstellung quasi über Nacht dennoch ein echter Meilenstein. Der Anfang ist nun gemacht und der Nutzen erkannt. Für unsere tägliche Arbeit ist das eine erhebliche Erleichterung, die auch die Zeit nach Corona prägen wird.“
Das Gespräch führte Philip Matthiessen
