Mitarbeiter kennen die Unternehmensabläufe meist am besten und wissen, wie sich diese optimieren lassen. „Nutzt man dieses Know-how für ein systematisches Ideenmanagement, lassen sich die Prozesse im Betrieb deutlich verbessern“, sagt Nils Landmann, Managing Director der HLP Informationsmanagement GmbH. Das Unternehmen aus Eschborn hat sich auf eine Software zum Ideenmanagement spezialisiert.
Damit könne jeder Mitarbeiter aktiv an den Prozessen der Digitalisierung teilnehmen, so Landmann: Reicht er eine Idee ein, ist im System sofort ersichtlich, in welchem Stadium sich die Eingabe befindet: etwa in der Prüfung, Bewertung, ob sie abgelehnt oder gar eine Prämie damit verdient wurde. „Das spart Zeit bei gleichzeitig vereinfachten Abläufen“, erklärt Landmann.
DSW21 frühe Schritte in die Digitalisierung
Zum Einsatz kommt die Lösung beispielsweise bei der kommunalen Gruppe DSW21, ehemals Stadtwerke Dortmund: Der Versorger ging seine ersten Schritte zwar schon 1989 in diese Richtung, seit 2003 existierte eine Datenverarbeitungs(DV)-basierte Datenbank – damit hatte eine erste Umstellung weg von Papier hin zur Digitalisierung von Daten stattgefunden.
Allerdings konnte das bis dato eingesetzte Tool die neu entstandenen Anforderungen nicht abbilden; außerdem war der damals noch nötige manuelle Einsatz der Mitarbeiter zu hoch und nicht mehr akzeptabel. Als grundsätzliche Voraussetzung einer weiterführenden Lösung definierte DSW21 eine hohe Benutzerfreundlichkeit: denn jeder im Betrieb sollte auch ohne Einarbeitung problemlos seine Ideen einbringen können.
Mit der Lösung von HLP Informationsmanagement habe man nun einen deutlich erhöhten Automatisierungsgrad bei Reporting, Erinnerung und Nachbereitung der Eingaben erreicht. Zudem führe der Weg im Sinne des Umweltschutzes durch die Digitalisierung ganz weg von Papier.
Auch mobil möglich
Die rund 3000 Mitarbeiter bei DSW21 können das Ideenmanagement auch über beliebige mobile Endgeräte durchführen. Ideen oder Vorschläge lassen sich auch spontan eingeben – von zuhause aus oder unterwegs. Ziel sei es auch hier, den Input der Mitarbeiter einzufordern, abzuschöpfen und zu fördern – und zwar unabhängig von Zeit, Ort und Terminkalender.
Unterschiedliche Anwendungsfelder
„Prinzipiell haben Unternehmen mehrere Möglichkeiten, für welche Zwecke sie Ideenmanagement nutzen“, sagt Nils Landmann. Bei DSW21 diente es anfangs vor allem als Führungs- und Rationalisierungsinstrument: Es werden also Kosten eingespart und Führungskräfte haben die Möglichkeit, neue Ideen ihrer Mitarbeiter zu fördern, aber auch im gleichen Kontext einzufordern: Das Potential der Mitarbeiter soll neue Geschäftsfelder erschließen und Innovationen ermöglichen.
Auch der Service-Provider von DSW21, rku.it, habe von dem Tool profitiert. Das Kommunal-Unternehmen, das 42 Energieversorger betreut, war selbst mitten in einem Change-Prozess und gerade dabei, sein Ideenmanagement innerhalb der IT zu optimieren. Mit der neuen Lösung zum Ideenmanagement sei DSW21 gerade zur rechten Zeit gekommen: Besonders der hohe Automatisierungsgrad mit der integrierten Rückmeldung an den Ideengeber und einem Duplettencheck habe rku.it überzeugt.
Unverzügliches Feedback
Damit musste nicht mehr jeder Vorschlag persönlich bearbeitet werden, die ergänzenden monatlichen Meetings konnten gespart werden: „Auch das Reporting, die Best-Practice-Prozesse und der damit höhere Digitalisierungsgrad sind hervorzuheben“, sagt Timo Dell, Leiter neue Geschäftsfelder bei rku.it. Mittlerweile steht eine Übersicht aller Ideen bereit; manuelle Arbeit ist nicht mehr nötig; die Ideengeber bekommen unverzüglich Feedback und fühlen sich so akzeptiert sowie wertgeschätzt. Der Doublettencheck erleichtert dem Steuerungskreis, der die Ideen prüft und bewertet, zusätzlich die Arbeit.
Zudem hat sich laut Timo Dell auch das Betriebsklima durch das Tool, das alle 350 Mitarbeiter nutzen können, weiter verbessert: „Die schnelle Rückmeldung gibt Mitarbeitern das Gefühl, dass sie ernst genommen werden. Ideen versanden nicht und auch eine aufwändige Nacharbeitung entfällt. Das Tool fördert zudem insgesamt Interaktion und Kollaboration, was eine wichtige Neuerung darstellt.“ (sg)
