Herr Lehmann, Herr Stephenson: SAP hat beschlossen, für sein ERP-System seine Wartung bis 2027 zu verlängern, in Einzelfällen sogar bis 2030. Was bedeutet das für Versorger, die mit einem SAP-System arbeiten? Wann gilt die Verlängerung bis 2030?
Lehmann: Für die SAP Business Suite läuft die Mainstream Maintenance bis zum 31. Dezember 2025. Für die drei letzten Enhancement Packages wurde die Mainstream Maintenance bis zum 31. Dezember 2027 verlängert. Ab dem 1. Januar 2028 ist die SAP Business Suite 7 in der sogenannten Customer-specific Maintenance. Diese umfasst weiterhin die Lösung bereits bekannter Probleme, jedoch wird SAP für die Business Suite 7 weder Weiterentwicklungen noch Anpassungen an neue gesetzliche Vorgaben anbieten. Kunden mit einem aktuellen Wartungsvertrag für die SAP Business Suite, die am 31. Dezember 2027 in Mainstream Maintenance ist, können optional gegen eine zusätzliche Wartungsgebühr eine Extended Maintenance bis zum 31. Dezember 2030 erwerben. Ab dem 1. Januar 2031 ist die SAP Business Suite 7 dann für alle Kunden in der Customer-specific Maintenance.
Was hat SAP dazu bewogen, die Frist zu verlängern? Hat die Umstellung auf SAP S/4HANA nicht funktioniert?
Lehmann: Als Beweggrund gibt SAP an, seinen Kunden damit mehr Planungssicherheit für einen praktikablen Transition-Plan auf SAP S/4HANA zu geben. SAP S/4HANA dürfte heute als stabile Software eingeschätzt werden, in den letzten Jahren sind sehr viele neue Produkte vornehmlich in der Cloud dazugekommen. Um die Neueinführungen möglichst schnell zu nutzen, empfehlen wir frühzeitig eine Roadmap für die Transformation aufzustellen. Denn der Wechsel zur neuen ERP-Generation ist nicht einfach nur ein IT-Projekt, sondern hat unternehmensstrategisch wichtige Bedeutung.
Mit dem Umstieg kann ich mir durch die Verlängerung aber wieder mehr Zeit lassen?
Stephenson: Das Gegenteil ist der Fall – es gilt die Vorteile einer frühzeitigen Planung zu nutzen. Wir empfehlen Unternehmen daher, die Systemtransition nicht hinauszuzögern. Denn das Risiko des Scheiterns steigt, wenn weniger Zeit zur Verfügung steht. Die Transition zu S/4HANA ist eine technische Aufgabe, sie bietet darüber hinaus aber insbesondere die Möglichkeit, das eigene Geschäftsmodell zu modernisieren und damit eine Business Transformation zu realisieren. Insofern birgt die Verlängerung durch SAP die Chance, die Zeit zu nutzen, um im Rahmen der Migration zu S/4HANA die gewachsenen Strukturen zu bereinigen, Prozesse zu standardisieren und Systeme zu konsolidieren. Damit lassen sich Kosten senken, Abläufe beschleunigen und die Governance verbessern. Die Anforderungen des Marktes zum Beispiel an Customer & Employee Experience sind genauso einzubeziehen wie innovative Technologien zur Prozessoptimierung. Dabei darf jedoch nicht der Schutz bestehender Investitionen außer Acht gelassen werden.
Viele Entscheidungsträger, insbesondere bei den Versorgern, fühlten sich durch das nahende Wartungsende 2025 stark unter Druck gesetzt. Neben den Befürchtungen einer steigenden Abhängigkeit, dem sogenannten Vendor-Lock-In-Effekt, gilt das SAP-Versorger-Modul „SAP for Utilities“ oder „IS-U“, in Branchenkreisen als noch nicht in ausreichender Qualität und Funktionalität entwickelt. Da zudem ein On-Premise-Deployment für die branchenspezifische Lösung derzeit noch nicht verfügbar ist, prüften viele Versorger Alternativen zur SAP-Software. Eine Early-Adopter-Strategie war somit gerade unter den Versorgern keine bevorzugte Option. Das zögerliche Verhalten der Versorger hat dabei direkte Auswirkung auf die Ressourcenverfügbarkeit bei der Planung eines Transformationsprojektes. Viele SAP-Kunden beschäftigen sich derzeit mit der Umstellung. Aufgrund des bereits hohen Projektaufkommens besteht daher momentan ein zunehmender Mangel an qualifizierten Beratern auf dem Markt.
Die nun angekündigte Verlängerung der Wartung nimmt diesen Druck teilweise vom Markt und gibt SAP zudem die Möglichkeit, die Entwicklung von „IS-U“ weiter voranzutreiben. Die Ankündigung des neuen Datums des Wartungsendes kommt somit insbesondere den Versorgern entgegen. Diese sollten nun jedoch zeitnah handeln.
Wo steckt das größte Fehlerpotenzial bei der Umstellung?
Lehmann: Der größte Fehler dürfte darin liegen, abzuwarten und nicht konsequent und zeitnah zu handeln. Lediglich technisch auf S/4HANA umzustellen und später „aufzuräumen“ ist mit Sicherheit eine schlechte Option. Vor der eigentlichen technischen Transition ist es daher wichtig, eine Vorstudie durchzuführen. Dabei sollten der Umfang und die strategischen, wirtschaftlichen und organisatorischen Ziele, die mit der Umstellung auf S/4HANA verbunden sein sollen, definiert werden. Darauf aufbauend wird dann eine konkrete Roadmap für das Projekt festgelegt. Dabei gilt es zu prüfen, welche Prozesse näher an den Standard gebracht werden können und wo durch vorbereitende Tätigkeiten, wie der Bereinigung von Stamm- und Bewegungsdaten oder der Einführung der SAP Geschäftspartnerfunktion, die Qualität der Daten optimiert und harmonisiert werden kann. Dabei ist es auch sinnvoll, Eigenentwicklungen, zu hinterfragen und klare Zielbilder der zukünftigen IT- und Applikations-Landschaft zu entwickeln. Ebenfalls dazu gehört ein solides Target-Operating-Model zu etablieren, das die Business Transformation optimal unterstützt.
Haben Sie hier Beispiele aus der Branche?
Stephenson: Unserer Erfahrung nach wird bei Versorgern häufig die Annahme getroffen, ein Greenfield-Projektansatz, also der Aufbau komplett neuer Prozesse, sei der beste Weg für den Umstieg auf S/4HANA. Grundsätzlich raten wir dazu, Eigenentwicklungen zu hinterfragen und wo möglich zum Standard zurückzukehren. Insbesondere Versorger haben jedoch für branchenspezifische Themen, wie den Betrieb ihrer Netzgesellschaften oder komplexe interne Konzernverrechnungen, in solide und gut funktionierende Eigenentwicklungen investiert. Sie konnten somit durch Digitalisierung und Automatisierung viele Potentiale heben. Deswegen ist es hier teilweise empfehlenswert, sinnvolle Investitionen zu schützen und einen hybriden Ansatz bei der Transformation zu wählen, um das Beste aus alter und neuer Welt zu kombinieren.
Wie gehen Unternehmen die Migration jetzt am besten an?
Lehmann: Unter Berücksichtigung des nach wie vor kurzen Zeithorizonts bis Ende 2027, der teils hohen Komplexität und des oft beträchtlichen Projektumfangs sollten Versorger möglichst zeitnah mit der Planung und Umsetzung ihrer Neuausrichtung beginnen. Wir empfehlen eine gründliche, aber flexible Planung des Projektes. Da die Umstellung eines ERP-Systems alle Bereiche und Prozesse in einem Unternehmen betrifft, sollten sich für einen idealen Start in die Transformation alle Abteilungen mit dem Projekt befassen. SAP bietet mit dem „SAP S/4HANA Movement Programm“ und der „SAP Activate Methodik“ Unterstützung beim Einstieg in diese komplexe Transformation.
Weiter empfehlen wir einen begleitenden Wissenstransfer durch Experten und den Einsatz eines gesamtheitlichen Planungsansatzes und eine effektive Projektmanagementmethodik. Zur Unterstützung der Projekte von Unternehmen verfolgen wir eine gesamtheitliche Transformationslösung. Diese verbindet umfassendes Fach-, Industrie- und Prozesswissen aus jahrzehntelanger Erfahrung mit der Technologie von morgen – einschließlich Robotic Process Automation, Künstlicher Intelligenz, Hybrid- und Cloud-Lösungen. Somit geben wir unseren Kunden bewährte Tools, Methoden und Best Practices an die Hand, mit denen sie zügig flexible, agile Systeme aufbauen können. Dies miniminiert Risiken deutlich, verbessert die Effizienz der Transformation und gibt Sicherheit. Da die Umstellung auf S/4HANA das gesamte Backoffice und viele weitere Prozesse im Unternehmen berührt, ist es für den Erfolg der Transformation entscheidend, sich mit den betroffenen Business Units und Prozessen von A bis Z auszukennen.
Zudem raten wir dazu, frühzeitig Entscheidungen hinsichtlich der angebotenen Deployment-Optionen zu treffen. Dabei sollten neben Sicherheitsaspekten vor allem Funktionalität, Flexibilität und die Gesamtkosten des Systembetriebs, also die Total-Cost-of-Ownership, berücksichtigt werden. SAP bietet hier neben SAP S/4HANA On-Premise in erster Linie Cloudlösungen wie die „SAP S/4HANA Cloud“, „SAP S/4HANA in HANA Enterprise Cloud (HEC)“ aber auch hybride Optionen wie die „SAP S/4HANA Single Tenant Edition“.
Welche Erfahrungen haben Sie hier schon in der Energiebranche gemacht?
Stephenson: Neben der bereits erwähnten Durchführung einer Vorstudie raten wir dazu, das eigentliche Transformationsprojekt gründlich zu planen. Unsere Erfahrungen aus S/4HANA-Projekten bei Versorgern haben dabei gezeigt, dass im Vorfeld eingerichtete und klar definierte Entscheidungswege sowie eine detaillierte Ressourcenplanung mit erfahrenen und über die richtigen Fähigkeiten verfügenden Projektmitgliedern zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren zählen. Hilfreich erwies sich zudem, agile Projektmanagementmethoden durch einen Gesamtprojektplan zu flankieren, der mit dem Management abgestimmt ist. Dies erhöht die Planungssicherheit und macht den Projektfortschritt transparent. Bei der Erarbeitung und Umsetzung der neuen Prozesslandschaft sollte darauf geachtet werden, alle Stakeholder aus den Fachbereichen, der IT und Entwicklung, sowie die Anwender selbst eng miteinzubeziehen und bewährte Prozesse zu übernehmen. Diese aktive Beteiligung des Managements und der Mitarbeiter ist aus unserer Sicht von größter Bedeutung und sollte zudem durch gezieltes Changemanagement unterstützt werden.
Die Fragen stellte Stephanie Gust.
