Am 1. Januar ist die vom Bundesfinanzministerium festgelegte Neuregelung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – in Kraft getreten. Ziel war es, die gesetzlichen Richtlinien der Buchhaltung an den digitalen Fortschritt anzupassen. Frank Schneider, selbstständiger Unternehmensberater und Autor für bekannte Onlineportale und Fachverlage zum Thema Unternehmensgründung, verweist darauf, dass demnach alle Unternehmen, egal ob Kleinunternehmen oder Großkonzern, sämtliche Geschäftsvorfälle aufzeichnen, wobei die Dokumente folgende Kriterien erfüllen müssen:
- Richtigkeit
- Vollständigkeit
- Zeitgerechtheit
- Unveränderbarkeit
- Nachprüfbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Ordnungsmäßigkeit
Was sich konkret ändert:
"Gemäß der Neufassung ist die einzelne Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen nur dann nicht zumutbar, wenn dies entweder technisch, betriebswirtschaftlich oder praktisch nicht möglich ist", erläutert Schneider. Der Steuerpflichtige muss diesen Fall jedoch nachweisen. War es bisher nur eine Empfehlung, müssen Kasseneinnahmen und -ausgaben von nun an täglich festgehalten werden. Eine periodenweise Erfassung ist nur noch in speziellen Ausnahmefällen möglich.
Neuerungen bei Buchungen und Belegsicherungen
Allgemein sei es möglich, bare und unbare Tagesumsätze im Kassenbuch gemeinsam zu erfassen. Voraussetzung ist Schneider zufolge jedoch, dass bereits erfasste unbare Tagesgeschäfte gesondert zu kennzeichnen und auf ein gesondertes Konto umzutragen sind.
Anstatt Belege durch die Vergabe eines Barcodes zu sichern, müssen sie bildlich erfasst werden – zum Beispiel mit einem Smartphone. "Um als „buchungsbegründender Beleg“ zu gelten, müssen elektronische Rechnungen und Belege maschinell auswertbar sein", verdeutlicht Unternehmensberater.
Elektronische Belege richtig aufbewahren
In den GoBD 2020 ausdrücklich erlaubt ist sowohl das Scannen als auch das Abfotografieren von Belegen. Dies gilt als Art der elektronischen Aufbewahrung. Die Belege dürfen nun auch im Ausland mit dem Smartphone erfasst werden, sofern diese dort entstanden sind.
In den Neuerungen ist nun auch die Nutzung von Cloud-Systemen zu Archivierungszwecken zugelassen. Entscheidendes Kriterium ist und bleibt der uneingeschränkte Zugriff auf diese Daten. Spezifische Ausführungen zum Datenzugriff gibt es im neuen GoBD 2020 (externer Link zum Finanzministerium).
Vor- und Nachteile der digitalisierten Buchführung
Schneider erwartet aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung in Buchhaltung und Rechnungswesen in regelmäßigen Abständen weitere Ergänzungen der GoBD. Ihm zufolge sind professionelle Buchhaltungsprogramme bereits so weit entwickelt, dass sie Aufgaben übernehmen können, die bislang von Buchhaltern erledigt wurden. Dazu zählen:
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Buchungsübersicht
- Angebote, Rechnungen und Buchungen auf Englisch übersetzen
- Online-Banking
- Zahlungsabgleich mit erstellten Belegen
- Vernetzung mit der Steuerberatung über DATEV-Schnittstelle
Müssen Buchhalter nun um ihren Job fürchten? Aktuellen Studien zufolge könnten 98 Prozent aller klassischen Buchhaltungsangestellten durch einen Computer ersetzt werden. "Gleichzeitig entstehen durch die Digitalisierung der Buchhaltung neue Aufgabenfelder, wie im Controlling. Aller Voraussicht nach werden Software-Lösungen den Buchhaltern künftig die Arbeit erleichtern, sodass sie mehr Verantwortung im Bereich der Datenanalyse und Unternehmensberatung übernehmen können", bilanziert Schneider. Ausführlichere Informationen zum Thema GoBD gibt es zudem auf dieser Website: https://www.lexoffice.de/gobd /. (sg)
