Das Nachweisgesetz (NachwG) aus dem Jahr 1995 führte lange ein Schattendasein und war vorrangig Experten bekannt. Denn der Arbeitsvertrag als solcher unterliegt keiner Form. Die Schriftform für den Vertrag wird erst bedeutsam, wenn einzelne Vertragsbestandteile (z.B. zur Befristung oder für ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot), die zwingend der Schriftform bedürfen, vereinbart werden sollen.
Mit Ausbruch der Covid-19-Pandemie stellten daher eine Vielzahl an Personalabteilungen in Kenntnis des fehlenden Schriftformbedarfes für den Arbeitsvertrag auf digitale Dokumente und Prozesse um. Eine Entwicklung, die dauerhaft zu einer Entlastung hätte führen können, auch wenn im Laufe der Pandemie nicht wenige Unternehmen zu einer ergänzenden Papierform zurückkamen.
Fortschritt stockt
Ab Sommer 2022 schien mit der Entlastung aber erst einmal wieder Schluss zu sein, da durch die Novelle des NachwG das Personalwesen drohte, langfristig der als steinzeitlich empfundenen Schriftform verpflichtet zu bleiben.
In Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152/EU legte der deutsche Gesetzgeber nämlich jedem Arbeitgeber die Verpflichtung auf, die (noch im Katalog erweiterten) wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses aufzuzeichnen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen, soweit sie sich nicht bereits aus einem schriftlich abgeschlossenen Arbeitsvertrag ergeben. Die Nichterteilung oder Verletzung der Schriftformnachweise stellt seitdem auch erstmals eine Ordnungswidrigkeit dar (§ 4 NachwG).
Was sich ändern soll
Mit dem Entwurf für ein Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV-E) hat die Bundesregierung nun im März 2024 ein ressortübergreifendes Gesetzgebungspaket auf den Weg gebracht, mit dem Willen, die Wirtschaft, die Bürger*innen und die Verwaltung von überflüssiger Bürokratie zu entlasten. Dies erfasst auch das Arbeitsvertragsrecht.
Die strenge Schriftform des § 126 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), wonach vorgeschrieben ist, dass im Falle der gesetzlichen Schriftform die Urkunde (hier der Arbeitsvertrag) eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden muss – und dies bei einem Vertrag auf derselben Urkunde, es sei denn, bei gleichlautenden Urkunden unterzeichnet jede Partei die für die andere bestimmte Urkunde –, soll nach dem aktuellen Entwurf durch die elektronische Form im Sinne des § 126a BGB ersetzt werden, § 2 Absatz 5 NachwG-E. Damit wäre zumindest der Weg für die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur frei.
Noch weitgehendere Regelungen
Am 19. Juni 2024 hat die Bundesregierung zudem eine Formulierungshilfe zur Ergänzung des Entwurfs beschlossen, mit noch weiterreichenden Auswirkungen auf das Arbeitsvertragsrecht. Die Formulierungshilfe ist ein Vorschlag für die weiteren Beratungen des Bundestages.
Danach sollen Arbeitgeber künftig auch in Textform (also z.B. per E-Mail) über die wesentlichen Bedingungen ihrer Arbeitsverträge informieren sowie Altersgrenzenvereinbarungen treffen können (Artikel 49 und 61 der Formulierungshilfe). Nur wenn Arbeitnehmer*innen ausdrücklich einen schriftlichen Nachweis ihrer Arbeitsbedingungen verlangen, sollen Arbeitgeber die Informationen auf Papier übersenden müssen.
Was jetzt möglich ist
Die Chancen stehen aufgrund der Mehrheitsverhältnisse im Bundestag gut, dass die Öffnung zur Textform nach der Sommerpause verabschiedet und nach Verkündung (frühestens) zum 1. Oktober 2024 in Kraft treten können wird. Damit würde in der weit überwiegenden Mehrzahl der Abschlüsse oder Änderung von Arbeitsverträgen bzw. des Nachweises über die Beschäftigungsbedingungen die allgemeine Textform (also z.B. per E-Mail) ausreichen.
Dies würde es Unternehmen dann erlauben, die Abläufe in ihrer Personalverwaltung (wieder oder noch weitergehender) zu digitalisieren. Dies gilt jedenfalls dann, wenn sie einen Empfangsnachweis einfordern und auch von den Arbeitnehmer:innen erhalten. Unabdingbar ist aber auch künftig die Einhaltung der Schriftform bei erstmaliger Befristung oder Verlängerung der Befristung von Arbeitsverhältnissen.
Schriftform dürfte bald out sein
Insoweit soll die Regelung des § 14 Abs. 4 TzBfG auch nach dem BEG IV-E aktuell unverändert gelten. Und selbst wenn auch weiterhin der Anspruch von Arbeitnehmer:innen auf die Erteilung des Nachweises über die wesentlichen Beschäftigungsbedingungen in Schriftform, § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG-E, verbleibt, dürfte dies in der Realität wohl bald Seltenheitswert haben.
Wichtig ist daher für Unternehmen und ihre Personalabteilungen im Kontext von Digitalisierung und Transformation der HR-Abteilungen eine intelligentere Verzahnung der Prozesse für Textform und Schriftform bereits jetzt weiter voranzutreiben, zu konzipieren und zu implementieren.
Weiterer Schritt zur zeitgemäßen HR
Die hoffentlich erfolgenden Veränderungen im Schriftformgebot der Arbeitsverträge ermöglicht den HR-Abteilungen so einen weiteren Schritt auf ihrer Reise zu einer People Funktion unter Abbau von Bürokratie. Der Einsatz von entsprechenden Technologien ergänzt um Lösungen mit Künstlicher Intelligenz unter Wahrung des Datenschutzes kann vielfältig unterstützen. (hp)
