Mit einem professionellen Wissenstransfer vermitteln Unternehmen den Mitarbeiter:innen Struktur und Wertschätzung. Außerdem präsentieren sie sich als attraktive Arbeitgeber beim On- und Offboarding. Wie kann also verhindert werden, dass wichtiges Wissen mit der ausscheidenden Person das Projekt, die Abteilung oder das Unternehmen verlässt? Und was motiviert das Team, auch das wertvolle Erfahrungswissen aus der täglichen Arbeit zu teilen, das nicht in Protokollen steht?
Die Mainzer Stadtwerk führten 2018 mit der Firma Codecentric ein Wiki für ihre ca. 2000 Mitarbeiter:innen ein. Im Gegensatz zu nicht zugänglichen Datenordnern, uneinheitlich dokumentierten Projekten oder dem Intranet mit eher aktuellen Themen kann dieses Wissen leicht von allen abgerufen, gesammelt und bearbeitet werden. Laut Roman Benteler, Ressortleiter Digitalisierung bei den Stadtwerken, führte dies zu einem schnelleren und gezielteren Onboarding, einer Entlastung der Expert:innen und einer kürzeren Informationssuche.
Wissensmanager klassifiziert Know-how
Benteler stellt jedoch auch klar: „Wissensspeicherung muss in der Linienarbeit verankert sein und Führungskräfte dafür Zeit zur Verfügung stellen.” Yanik Berthes aus seinem Team hilft der Belegschaft als Wissensmanager zu klassifizieren, welches Wissen zukunftsrelevant ist – und diese Unterstützung motiviert, ist sich Benteler sicher.
Ein brandneues Wissensmanagement-Tool bei den Mainzer Stadtwerken ist „Kapiro“. Dabei handelt es sich um ein Innovationsprojekt der Stadtwerke und der Kraftwerke Mainz-Wiesbaden in Kooperation mit der ZDF Digital Medienproduktion. Die Lösung ist insbesondere als Ergänzung für Fachkräfte im Betrieb energietechnischer Anlagen gedacht.
„Kapiro“ wird auch Dritten angeboten
Laut Benteler sei ein Wiki für technische Fachkräfte wenig praktikabel. Die neue webbasierte Software dagegen ermögliche den Nutzer:innen, mit elektronischen Geräten interaktiv und überall „user generated content“ zu schaffen.
Auf diese Weise wird auch Erfahrungswissen multimedial aufbereitet und anderen zum Beispiel durch direkt hochgeladene Videos zur Verfügung gestellt. Die Energienetze Mittelrhein und die EWR Netz haben sich dem Projekt angeschlossen, so dass die Software heute bei allen vier Unternehmen im Einsatz ist. Seit April wird sie auch Dritten angeboten (www.kapiro.de).
„Wissens-Booklets” und Doppelbesetzungen
Die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) mit ihrem 15.800-köpfigen Team rechnen durch die Baby-Boomer-Jahrgänge in naher Zukunft mit vielen Renteneintritten. Aufgrund von unterschiedlichen Arbeitszeitkonten, Vorruhestandsregelungen und langwierigen Rekrutierungsprozessen sei der genaue Zeitpunkt eines Arbeitsplatzwechsels oft schwer vorhersehbar, so das Unternehmen. Beim Onboarding helfen „Wissens-Booklets”, die von den Beschäftigten vor ihrem Ausscheiden anhand von Leitfragen vervollständigt werden – sowie Patenprogramme und Einarbeitungspläne, die ergänzend hinzugezogen werden.
Ariane Ceren Horn, Leiterin der Abteilung Organisations- und Personalentwicklung, betont jedoch: „Erfahrungswissen kann am besten von einem Mitarbeiter auf den anderen übertragen werden, wenn eine persönliche Einarbeitung stattfindet.” Insbesondere bei Schlüsselstellen versuche man dies einzuplanen. Außerdem gebe es die Möglichkeit, diese Stellen vorübergehend doppelt zu besetzen. Um Wissensmonopole zu vermeiden, hebt Horn den generell hohen Stellenwert des Themas Wissenstransfer bei der BVG hervor: „Es gibt ein großes internes Schulungsangebot und eine wachsende Zahl von eLearnings, WBTs (Web Based Trainings) und kleinen Lernvideos, auf denen Prozesse festgehalten werden.“
Mehrstufiger Übergabeprozess
Die Stadtwerke Düren (SWD) mit ca. 270 Mitarbeiter:innen vertrauen auf einen Wissenstransfer, der „stark auf individuelle Bedürfnisse der Prozessteilnehmer:innen abgestimmt ist”, wie Saskia Meyer-Spelbrink, Leiterin Personal, hervorhebt. Eine familiäre Arbeitsatmosphäre und lange Betriebszugehörigkeiten seien die Basis – aufgrund des demografischen Wandels kommen auch in Düren viele Jobwechsel auf die Belegschaft zu.
So wurde ein mehrstufiger Prozess entwickelt, der auf strukturierten Interviews, Visualisierungen und persönlichen Übergaben basiert – professionell begleitet von den Businesspartner:innen der HR und den Führungskräften. Gemeinsam im Team wird über einen längeren Zeitpunkt abgeglichen, welche Kenntnisse und Erfahrungen von den Wissensnehmer:innen benötigt werden, die – wie Meyer-Spelbrink hervorhebt, sich dadurch sehr anerkannt fühlten.
„Wissensbaum“ zum Abschied
Beim Übergang in die Rente wird zum Abschied „ein Wissensbaum – bestehend aus den Wurzeln der Ausbildung bis hin zu den Projekten in der Krone – visualisiert und feierlich überreicht”, ergänzt sie. Gerade diese Wertschätzung präge die Unternehmenskultur, der Wissenstransfer habe durch das individuelle auf die Teilnehmer:innen zugeschneiderte Vorgehen einen guten Ruf und „dadurch öffnen sich viele, geschäftsrelevantes Wissen zu teilen”, erklärt Meyer-Spelbrink.
So halten es die vorgestellten Unternehmen mit der Schriftstellerin Marie von Ebner Eschenbach, die schon im 19. Jahrhundert wusste: „Wissen – das einzige Gut, das sich vermehrt, wenn man es teilt.“ (Boris Schlizio/hp)
