Seit der Pandemie hat sich viel im Arbeitsalltag von Stadtwerken verändert. Die ZfK hat dazu bei mehreren Versorgern und der Stadtwerke-Kooperation Thüga nachgefragt, wie sie inzwischen arbeiten, welche Vor- und Nachteile das mit sich bringt und wohin sich die digitale Arbeitswelt verändern könnte.
Im ersten Teil der Umfrage lesen Sie, welche Software zum Einsatz kommt.
Teams fast überall im Einsatz
Ganz am Anfang der Pandemie war die Badenova mit WebEx, Zoom, Confluence, Jira und Mural unterwegs. Diese Kolloborations-Tools wurden dann schnell um die Microsoft Lösung MS Teams ergänzt und bei Zoon und WebEx sukzessive abgelöst. „Über eine bereits existierende Wissensmanagement-Datenbank, klassische Laufwerke, Confluence, Mural, OneNote und MS Teams, das kontinuierlich ausgebaut wurde, konnten wichtige Dokumente sowie Inhalte geteilt werden“, sagt Anne Hegemann, Leitung Personal- und Organisationsentwicklung bei der Badenova
Ähnlich sieht es bei vielen weiteren Versorgern aus: EnviaM etwa nutzte - während der Pandemie, als 80 Prozent der Mitarbeitenden von zuhause arbeiteten – Skype, das inzwischen abgelöst wurde, Webex, Teams, Telefon und Handy. Zum Datenaustausch kamen gemeinsam nutzbare Laufwerke und Bereichsablagen, Confluence, Jira oder Miro zum Einsatz. Diese Tools habe man bereits vor der Pandemie regelmäßig genutzt. „Da swir eine Vielzahl von Standorten in vier verschiedenen Bundesländern haben, war eine digitale Arbeitsweise und für einzelne Führungskräfte das Führen auf Distanz schon immer ein relevantes Thema“, so Sigrid Nagl, Personalvorständin in der EnviaM-Gruppe.
Bereit schon vor der Pandemie
Bei der Rheinenergie konnten die Beschäftigten ebenfalls vor der Pandemie von zu Hause aus arbeiten und auf alle erforderlichen Daten zugreifen. Seit Corona habe sich der Homeoffice-Anteil bei den kaufmännischen Mitarbeitenden auf etwa 40 Prozent erhöht. Für die digitale Zusammenarbeit wird MS Teams genutzt.
Bei den Stadtwerken Wolfsburg nutzt die Unternehmensgruppe ebenfalls schon vor der Pandemie digitale Lösungen. So arbeitet das Tochterunternehmen Wobcom als Telekommunikationsdienstleister schon seit vielen Jahren agil auf der Austauschplattform „Slack“ oder per Cloud-Lösung zusammen. In der Unternehmensgruppe setzt man als gemeinsame Softwarelösung MS365 ein. Für die Zusammenarbeit in verschiedenen Teams der Unternehmensgruppe und mit externen Partnern führte man Teams in der ersten Coronaphase ein.
SachsenEnergie verwendet ebenfalls seit Beginn der Corona-Zeit MS Teams, um zusammenzuarbeiten und tut dies auch weiterhin. Ebenso wird seither und bis heute das Whiteboard-Tool Miro verwendet.
Weg ins papierlose Büro
Auch die Energieversorgung Mittelrhein (EVM) war bereits vorbereitet: „Glücklicherweise hatten wir kurze Zeit vor Ausbruch der Pandemie im Unternehmen Microsoft 365 ausgerollt“, sagt Pressesprecher Marcelo Peerenboom. Mit MS Teams habe man ein sehr gutes Tool zur digitalen Zusammenarbeit etabliert. Anfangs hätten die meisten Kolleginnen und Kollegen zwar nicht über entsprechende Erfahrungen verfügt, die Eingewöhnung sei aber schnell verlaufen.
„Inzwischen kann sich kein Kollege seine Arbeitswelt mehr ohne Teams und die anderen Bestandteile der M365-Welt vorstellen“, so Peerenboom. Seither habe man zunehmend Dateiordner vom Server in die Cloud übertragen, sodass Dokumente unabhängig von der Anwesenheit im Büro zur Verfügung stehen. „Alles was an Post auf dem Papierweg ins Haus kommt, wird zentral digitalisiert und online vorgestellt“.
Eigene Mitarbeiter-App
Die Kasseler Verkehrs- und Versorgungsgesellschaft hatten bereits vor Corona Microsoft Teams und Sharepoint eingeführt. Zur Pandemie wurden diese Tools dann auf breiter Basis eingesetzt. „Darüber hinaus haben wir eine eigene Mitarbeiter-App entwickelt, die der Kommunikation und zur Bearbeitung definierter Prozesse im Personal-Management wie Beantragung von Abwesenheiten oder Einsicht von Dienstplänen dient. Intranet und Videobotschaften des Vorstands waren weitere Tools“, sagt KVV-Pressesprecher Ingo Pijanka.
Bei den Stadtwerken Kiel lud man die Belegschaft regelmäßig zu größeren Runden mit dem Vorstand ein. „Dies war während Corona und auch noch während der Energie- und Energiepreiskrise ein gutes Mittel, um direkt über wichtige Themen zu sprechen“, sagt Sönke Schustervon den Stadtwerken Kiel. Weiterer Vorteil dieser regelmäßigen digitalen Versammlungen sei es auch gewesen, „Gesicht“ zu zeigen. Kommunikationstool war bei den Kielern ebenfalls Teams. Dokumente und Daten werden schon seit einiger Zeit mit dem cloudbasierten Sharepoint ausgetauscht.
Modernes, digitales Studio für Podcasts und Videos
Neben Teams und MS Office 365 hat zudem die Stadtwerke-Kooperation Thüga mit Beginn der Corona-Pandemie ein modernes digitales Studio im eigenen Haus eingerichtet. Hier werden Podcasts und hochwertige Videos produziert, aber auch Webinare und digitale Konferenzen durchgeführt. Bereits vor Corona führte man ein Social Intranet für die interne Kommunikation durch.
Die Statwerke Augsburg griffen in der Anfangszeit von Corona auf Go-to-Meeting zurück. Man führte dann aber sehr schnell Teams ein, und stellte das gesamte System auf Office365 um. Das Allgäuer Überlandwerk führte Teams ebenfalls während Corona ein. Das Tool "ist nicht mehr wegzudenken", so die AÜW. Mit Confluence in Kombi mit Jira arbeite man schon länger. Je nach Partner der Zusammenarbeit kamen noch weitere Tools zum Einsatz.
Lösungen abseits von Teams bei Videokonferenzen
Das es nicht immer Teams für die interne Kommunikation sein muss, zeigt das Beispiel der Stadtwerke München, die ganz zu Beginn der Corona-Zeit Skype verwendeten, da die Lösung bereits für alle Mitarbeitende zur Verfügung stand. „Skype war enorm wichtig, da darüber Meetings und Vorstellungsgespräche geführt wurden“, so Beatrix Widmer, Leitung Bereichssteuerung Personal bei den SWM. Confluence, Outlook und die klassische Datenablage sowie Sharepoint wurden weiterhin genutzt, um dafür zu sorgen, dass Dokumente zur Verfügung stehen und daran gearbeitet werden kann.
Mit der Zeit sei man allerdings mit Skype an Grenzen gestoßen, die mit den Funktionalitäten zu tun hatten. So sei etwa das Präsentieren von Folien schwierig gewesen. Auch sei die Ansicht der teilnehmenden Personen nicht zufriedenstellend gewesen, weiter gab es kein Whiteboard, um gemeinsam Ideen zu bearbeiten und festzuhalten. "Wir merkten, dass bestimmte weitere Tools für die Zusammenarbeit hilfreich wären. So hat man sich recht zeitnah auf einen Umstieg zu M365 entschieden, dessen Rollout Anfang des vergangenen Jahres begann", sagt Widmer. Dadurch habe sich die Zusammenarbeit, Kollaboration, hybride Meetings und die Datenablage nochmals deutlich verbessert und vereinfacht.
Der Zweckverband Ostholstein nutzt als Kollaboration-Tool als einziges der befragten Unternehmen Zoom. Vorausgegangen war eine intensive Prüfung, ob das Tool Risiko und Risikominimierende Maßnahmen wie Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllt. „Vielfach zeigt sich ja in der Testphase, dass die Tools doch nicht das einbringen, was sie versprechen“, sagt Rene Schlichting, Manager für Digitalisierung und Innovation beim ZVO. Zoom habe dabei den Anforderungen am besten entsprochen. (sg)
