Unabhängig von der Unternehmensgröße, sind die Mitarbeiter eine wichtige Säule des jeweiligen Unternehmens, sagt Stefan Biesalski, Geschäftsführer der Projekt: Unternehmensberatung. Wichtig sei es daher im Notfall – etwa bei Krankheit – für Führungskräfte zu wissen, mit welchen Aufgaben der betreffende Mitarbeiter betraut ist, welche Fristen zu beachten sind, in welchen Projekten er steckt oder welche IT-Plattformen er im Arbeitsalltag nutzt.
Daher hat das Unternehmen jetzt ein Add-on zu seinem Kernmodul „Prozessorga“ entwickelt, um Prozess- und Mitarbeiterinformationen miteinander gezielt verschneiden zu können.
Organisation von Mitarbeitern
„Sobald Mitarbeiter ausfallen oder das Unternehmen verlassen sind die Verantwortlichen umgehend gefordert, notwendige Schritte einzuleiten, um den reibungslosen Verlauf der Geschäftsprozesse weiter zu gewährleisten. Sie müssen sich beispielsweise um die unverzügliche Initiierung einer Stellvertretung oder die angepasste Aufgabenverteilung innerhalb des Teams kümmern“, konkretisiert Biesalski.
Mit dem Add-on „Personal“ erhalten ihm zufolge Vorgesetzte umfassende Informationen zu den Prozessen und Aufgaben, in die der ausgefallene Mitarbeiter eingebunden ist. Zudem werde er darüber informiert, welche Fristen er unter Umständen einhalten muss bzw. welche IT-Systeme oder Internetportale der Kollege für die Aufgabenerfüllungen nutzt.
Automatische Erfassung der Informationen
"Das System stellt diese Informationen aufgrund der bisher erfassten Informationen automatisiert zusammen", ergänzt Biesalski. Die Aufgabe von Orga-Man sei es, diese Daten zu identifizieren und geschickt miteinander zu kombinieren. So entstünde etwa für die Personalabteilung eine Art Hubschrauberperspektive: Alle relevanten Daten des Mitarbeiters, wie Verantwortlichkeiten für Prozesse, Projekte oder Verträge, etc., stehen Biesalski zufolge quasi per Knopfdruck zur Verfügung.
„Dabei ist es uns wichtig, sowohl den Betriebsrat als auch die Mitarbeiter frühzeitig mit ins Boot zu holen, um von Anfang an für Transparenz zu sorgen und anstatt von Geheimniskrämerei eine offene Kommunikationskultur zu pflegen“, ergänzt Christina Ribbrock, Senior Beraterin bei der Projekt: Unternehmensberatung.
Als äußerst hilfreich habe sich hier etwa die hierarchische Altersstrukturanalyse und das Personalcockpit erweisen. Diese Features würden sowohl einen Blick in die Gegenwart als auch in die Zukunft erlauben und so die strategische Personalplanung unterstützen. Die Personalabteilung kann mit diesen Werkzeugen Informationen aus den bereits erfassten Prozessinformationen ableiten und jederzeit für die eigene Arbeit nutzen. (sg)
