von:
Mark Borgmann,
Regional Vice President
bei UiPath
Noch nie waren neue Gesetze bürokratisch so aufwendig und teuer. Das zeigt der Jahresbericht 2023 des Normenkontrollrates. Ausgewertet wurde der sogenannte Erfüllungsaufwand für Gesetze. Die Belastung für Bürger:innen, Unternehmen und Behörden stieg gegenüber den Vorjahren um 9,3 Milliarden Euro sowie einmalig um 23,7 Milliarden Euro. Der Normenkontrollrat fordert daher von der Bundesregierung, den Bürokratiekostenindex um mindestens ein Viertel zu reduzieren.
Der Aufbruch aus dem Papierzeitalter
Ein wesentlicher Schritt, Bürokratie abzubauen, ist die Digitalisierung. Während große Unternehmen bereits die vierte industrielle Revolution erleben, und Automatisierung, Roboter und künstliche Intelligenz einsetzen, steckt die öffentliche Verwaltung noch immer im Papierzeitalter fest.
Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen eigentlich dazu, ihre Leistungen online anzubieten – dieses Vorhaben ist gescheitert. Bis Ende 2022 sollten je 575 Leistungen pro Bundesland online verfügbar sein. In der Statistik führt aktuell Bayern mit 235 Online-Leistungen. Schlusslicht ist Sachsen-Anhalt mit nur 135 online verfügbaren Leistungen. Deutschlandweit sind durchschnittlich nur 175 Leistungen digital zugänglich – 400 weniger als geplant.
Fachkräftemangel verstärkt Herausforderungen
Der digitale Rückstand löst nicht nur in der Bevölkerung Unmut aus. Wie alle Branchen leidet auch der öffentliche Sektor unter einem Fachkräftemangel. Aktuell fehlen mehr als 360.000 Fachkräfte. Um das Leistungsniveau zu halten sowie bürgernah und flexibel agieren zu können, braucht Deutschland einen öffentlichen Dienst mit qualifizierten und leistungsstarken Beschäftigten.
Aktuell sind Beschäftigte jedoch häufig überlastet. Umständliche, manuelle Prozesse halten die Arbeit auf und demotivieren. Zusätzliche Aufgaben aufgrund der fehlenden Fachkräfte verschärfen die Belastung. Die Arbeitsüberlastung fordert ihren Tribut: Eine aktuelle Studie von UiPath zeigt, dass sich jeder dritte Angestellte (33 Prozent) ausgebrannt fühlt.
Auf dem Weg zum digitalen Staat
Software-Automatisierung kann viele Prozesse übernehmen, sodass lediglich eine manuelle Nachkontrolle oder das Einschreiten bei Unregelmäßigkeiten notwendig wird. Bei der klassischen Robotic-Process-Automation programmieren IT-Fachleute oder die Nutzer:innen selbst Software-Roboter, die vorgegebene Prozesse ausführen.
Das kann zum Beispiel die automatisierte Dateiablage beim Eingang von Rechnungen sein. Intelligente Prozessautomatisierung geht einen Schritt weiter: Process Mining analysiert alle Prozesse und visualisiert sie auf einem Dashboard. Anwender:innen können so mit wenig Aufwand erkennen, welche Prozesse ablaufen und bereits hier mögliche Vereinfachungen erkennen – per Mausklick können diese Veränderungen implementiert werden. Auch bereits aufgesetzte Software-Roboter lassen sich so steuern.
Task Mining als Lösung
Task Mining schaut detailliert auf einzelne Interaktionen. Zunächst zeichnet die Automatisierungssoftware im Hintergrund die einzelnen Interaktionen von Nutzern mit den verschiedenen Dienstprogrammen auf. Eine künstliche Intelligenz analysiert anschließend diese Daten und schlägt Automatisierungen für Aufgaben vor, die besonders häufig stattfinden.
Auch hier werden alle Aufgaben, die sich zu Prozessen verbinden, visualisiert. Zum Schluss der Analyse kann das Dokument exportiert und als Prozessbeschreibung für die gesamte Organisation zur Verfügung gestellt werden.
Das schwedische Arbeitsamt als Vorreiter
Die schwedische Arbeitsverwaltung (Arbetsförmedlingen) kümmert sich um die öffentliche Arbeitsverwaltung und die Umsetzung der Arbeitsmarktpolitik. Die Behörde nutzt Process Mining, um wichtige Finanz- und Personalprozesse zu optimieren. Die Strategie der Behörde bestand darin, möglichst zeitnah eine Automatisierung zu implementieren und eine langfristige Kompetenz in der Automatisierung aufzubauen. Mit Hilfe von Process Mining kann die Behörde nun agil auf ein sich wandelndes Umfeld reagieren.
Die Technologie erwies sich als leicht integrierbar und hervorragend für sich wiederholende Aufgaben. Die Behörde schätzt, bereits mehreren Millionen Schwedische Kronen gespart zu haben. Zudem hat sich ein Erfolg eingeschlichen, den das Team nicht erwartet hat: Innerhalb der Personalabteilung war die Mitarbeiter:innenverwaltung zu einer Herausforderung geworden – die Abteilung hatte nur die Ressourcen, um etwa zwei Prozent der Tickets im System zu verwalten. Durch die Prozessautomatisierung wurden aus diesen zwei Prozent volle hundert Prozent. Das Team kann nun ein Arbeitsvolumen bewältigen, das zuvor nicht möglich war.
Automatisierung federt fehlende Arbeitskräfte ab
Dieses schwedische Beispiel kann ein Vorbild sein, um Mitarbeiter:innen des öffentlichen Dienstes in Deutschland zu entlasten und die Digitalisierung im öffentlichen Sektor zu meistern. Indem Prozesse und Routineaufgaben automatisiert werden, lässt sich die Lücke der fehlenden Mitarbeiter:innen verringern. Gleichzeitig wird die Effizienz der Personen im öffentlichen Dienst gefördert. Diese Veränderung geht alle etwas an, denn die Arbeit des öffentlichen Sektors ist systemrelevant. (sg)
