Die Stadtwerke Meiningen nutzen bereits als Pilotkunden die modulare Software der Projekt:Unternehmensberatung. Die IT-Lösung "Orga-Man/Projekte" hilft dabei, die Organisations- und Prozessstrukturen transparenter zu gestalten und damit steuerbarer zu machen.
Es startete damit, dass im Anschluss an ein Reorganisationsprojekt des Shared Service die neue Prozessorganisation der Stadtwerke IT-seitig abgebildet werden sollte, wie es in der Presseinformation erläutert wird. Die Prozessverantwortlichkeiten sollten für jeden Mitarbeiter transparent und die entsprechenden Abläufe einfach zu dokumentieren sein.
Nicht nur Prozessinformationen
"Mit Orga-Man haben wir genau diese Plattform gefunden", so Oliver Plambeck, Bereichsleiter Shared Service der Stadtwerke Meiningen. Die Ideen gingen im Laufe der Zeit aber noch weiter. Denn perspektivisch sollte eine Plattform geschaffen werden, auf der die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen im Hause haben.
Dies betraf nicht nur die Prozessinformationen selbst, sondern u.a. auch die Darstellung wichtiger Ansprechpartner und übergeordneter Verantwortlichkeiten. "Durch die Zusammenführung aller Informationen dient uns Orga-Man inzwischen nicht nur als zentrale Datendrehscheibe, sondern erlaubt uns zudem, unsere Organisations- und Prozessstrukturen für alle Mitarbeiter im Unternehmen zugänglich zu machen", fasst Plambeck zusammen.
Ziel: Dynamische Projektorganisation abbilden
Darüber hinaus war es der Geschäftsführung wichtig, dass neben der eher statischen Aufbauorganisation auch eine dynamische Projektorganisation abgebildet werden kann. Jeder Projektbeteiligte sollte ohne viel Aufwand sehen können, an welchen Projekten er beteiligt ist, welche Aufgaben er dort hat und wer die jeweils verantwortliche Person (neben seiner klassischen Führungskraft) ist.
"Die Energiewirtschaft wird zunehmend durch eine hohe Projektdynamik geprägt. Für die bislang sicherheitsorientierte Unternehmenskultur von Energieversorgern kann es dabei schnell zu Überforderung von Mitarbeitern und Führungspersonal kommen", so Stefan Biesalski, Geschäftsführer der Projekt: Unternehmensberatung. Umso wichtiger sei es, das aktuelle Arbeitsaufkommen der Arbeitseinheiten zu monitoren und die passenden Werkzeuge bereitzustellen.
Das umfasst die Erweiterung
Anfang 2020 kam dann die Erweiterung der Plattform rund um das Thema Projekte. Bereits Ende April 2020 lieferte das Unternehmen eine erste Version der Software an die Stadtwerke Meiningen aus, die schnell produktiv gesetzt wurde. Neben einem Projekt zum Rollout der intelligenten Messsysteme steuern die Stadtwerke aktuell auch die Ausschreibung zur Gewinnung einer neuen Marketingagentur über das neue Modul.
Dabei werden neben den Verantwortlichkeiten, Projektzielen und der Projektorganisation auch die Projektaktivtäten, to do´s und Budgets in der Software verwaltet und gemonitort. Über ein Ampelsystem und ein Projektcockpit hat man jederzeit sämtliche Projektaktivitäten und den -status im Blick. Der Projektverantwortliche kann so bei Bedarf aktiv gegensteuern, sollte einmal etwas aus dem Ruder zu laufen drohen. (gun)
