Die Stadtwerke Brandenburg an der Havel (StWB) setzen beim Vertragsmanagement das neue Modul „Verträge“ der SaaS- Lösung Orga-Man der Projekt:Unternehmensberatung ein. Geregelt wird dabei der komplette Vertragsbestand inklusive Metadaten. Unabhängig davon, ob es sich um Verträge hinsichtlich Leasing, Miete oder etwa Softwarelizenzen handelt.
Die Daten befinden sich dabei an einem zentralen Ort, alle relevanten und berechtigten Personen hätten darauf aber jederzeit Online-Zugriff, heißt es in der Pressemitteilung dazu. Neben der reinen Verwaltung der Vertragsdaten können die Verantwortlichen, auch Informationen zu Geschäftspartnern mit den jeweiligen Ansprechpartnern hinterlegen und mit den Verträgen verknüpfen.
Verlängerungen oder Kündigungen nicht mehr verpassen
Darüber hinaus sei es möglich, eine unternehmensweite und aktuelle Vertragsübersicht zu erstellen und per Mausklick in Excel zu exportieren. Verpasste Vertragsverlängerungen oder Kündigungen seien laut Projekt:Untenrehmensberatung damit "Schnee von gestern".
Die StWB sezen die SaaS-Lösung Orga-Man seit zwei Jahren für das Prozess- und Organisationsmanagement. Vergangenes Jahr entwickelten beide Unternehmen dann gemeinsam den „kontakttracker“. Damit können Stadtwerke, EVU und Netzbetreiber, Kunden- oder Interessentenkontakte dokumentieren sowie online auswerte. „Der „kontakttracker“ erfreut sich zunehmender Beliebtheit bei unseren Stadtwerkekunden“, sagt dazu Stefan Biesalski, Geschäftsführer der Projekt:Unternehmensberatung.
Zusammenarbeit ausgebaut aufgrund positiver Erfahrung
„Unsere positiven Erfahrungen aus dem damaligen Softwareprojekt haben uns dazu bewogen, auch das Vertragsmanagement gemeinsam mit dem Orga-Man-Team anzugehen“, ergänzt Mike Heuser, Leiter des Shared Services und des Einkaufs bei den StWB.
„Wir wollten eine kleine und schlanke Lösung für die Verwaltung unserer Verträge schaffen, die wir heute schon in SAP abbilden. Da aber nicht jeder Zugang zu SAP hat und bestehende parallele Excellisten nur schwer zu verteilen und aktuell zu halten sind, kam aus der Mitarbeiterschaft der Vorschlag, dass doch auch über Orga-Man abzubilden“, schildert Mike Heuser.
Zentrale Plattform fürs Organisationsmanagement
„Auch mit diesem neuen Modul verfolgen wir unseren Ansatz konsequent weiter, eine zentrale Plattform für das Organisationsmanagement im Unternehmen zu etablieren. Dabei geht es uns um die Transparenz von Verantwortlichkeiten und um die Digitalisierung von Informationen, die heute noch in Papier oder Excel gehalten werden,“ so Stefan Biesalski abschließend. (sg)
