Nachdem die E-Rechnungspflicht bei der Zusammenarbeit mit Behörden in Deutschland größtenteils umgesetzt ist, folgt jetzt die Umsetzung im Bereich B2B: Die E-Rechnungspflicht wird ab dem ersten Januar 2025 schrittweise eingeführt.

Unternehmen müssen sich auf die neue Rechtslage einstellen, um Strafen zu vermeiden und ihre Effizienz zu steigern. Denn der Zwang sollte nicht den Blick auf die Chancen von XRechnung und ZUGFeRD trüben, denn es lassen sich durchaus Vorteile für das eigene Unternehmen generieren.

Was sind elektronische Rechnungen?

Elektronische Rechnungen sind per Gesetz ab dem 1. Januar 2025 Rechnungen, die die CEN-Norm EN 16931 erfüllen. E-Rechnungen stellen im Gegensatz zu Papierrechnungen oder PDF-Dateien Inhalte in einem strukturierten und maschinenlesbaren Datensatz dar; sie können elektronisch übermittelt und empfangen werden und sie können automatisiert weiterverarbeitet werden. Diese Norm wird von den Formaten ZUGFeRD (ab Version 2) und XRechnung erfüllt. Eine reine PDF-Rechnung ist keine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Für den Rechnungsversand gelten Regelungen:

• Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Der Vorrang der Papierrechnung entfällt, der Empfang von E-Rechnungen welche die CEN-Norm EN 16931 erfüllen ist verpflichtend. Diese Norm wird von den Formaten ZUGFeRD (ab Version 2) und XRechnung erfüllt. Eine reine PDF-Rechnung ist keine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Angesichts des zu erwartenden hohen Aufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen: Für B2B-Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die Norm EN 16931 erfüllen übermittelt werden, wenn der Empfänger dem zustimmt. Für B2B-Umsätze aus dem Jahr 2027 dürfen noch Papierrechnungen und nicht dem neuen Format entsprechende elektronische Rechnungen übermittelt werden, wenn der Rechnungsaussteller einen Jahresumsatz von unter 800.000 Euro hat und der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet E-Rechnungen zu versenden, die dem Format EN 16931 entsprechen.
• Ab 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen im Format EN 16931 zu versenden. Papierrechnungen und sonstige elektronische Formate entfallen.

Prozesse optimieren, Effizienz steigern

„Die Umstellung wird von vielen Unternehmen als zusätzliche Belastung, als weiteren bürokratischen Albtraum wahrgenommen“, stellt Sascha Dörr, Geschäftsführer der Cortility GmbH aus Ettlingen bei Karlsruhe, fest. Doch die elektronische Rechnung habe auch für Unternehmen Vorteile: „Richtig eingesetzt erleichtert die elektronische Rechnungsstellung auch den Eingangsrechnungs-Workflow im Unternehmen und führt zu schnelleren Zahlungen durch die Auftraggeber. Für die Unternehmen ist es die Gelegenheit, ihre Prozesse zu optimieren, die Effizienz und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern“, so Dörr.

Cortility ist bereits E-Rechnung-ready

Sein Unternehmen hat sich nach eigenen Angaben schon vor Jahren dem Thema des elektronischen Rechnungsversands angenommen und eine E-Invoicing Lösung entwickelt. Zahlreiche Kunden haben diese Lösung demnach bereits im Einsatz. Die E-Invoicing Lösung ermögliche es Unternehmen ausgehende SAP SD Rechnungen (und SAP IS-U Rechnungen) in elektronische Rechnungen, im Sinne des Gesetzes, zu konvertieren, um Anlagen zu erweitern und zu versenden.

Sie unterstütze sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. Der Versand könne über unterschiedliche Technologien wie beispielsweise E-Mail oder per SOAP-Protokoll erfolgen.

Druck steigt

Unternehmen erwarten zunehmend, dass, dass ihre Partner mit der E-Rechnung umgehen können. Von daher wird der Druck zur Umstellung immer größer, sagt Dörr. Der Zeit und Ressourcenaufwand dürfe aber nicht unterschätzt werden. Aus diesem Grund empfiehlt er, Projektstrukturen frühzeitig zu implementieren. Ein Tipp von Dörr zum Schluss: "Treten Sie schon jetzt mit Ihren Debitoren / Kreditoren in Kontakt und klären Sie, wer ab 2025 elektronische Rechnungen versenden bzw. empfangen möchte.“ (sg)