"German Angst bringt uns nicht weiter"

Verträge zu prüfen gehört selten zu den Aufgaben, die im Tagesgeschäft ganz oben auf der Wunschliste stehen. Doch auch gültige Verträge können ein Stadtwerk ausbremsen. Etwa dann, wenn sie über Jahre Nachträge gesammelt haben, alte Technik festschreiben oder Kündigungsfristen unbemerkt näher rücken. Bei den Stadtwerken Leonberg stieß Geschäftsführer Frank Mildenberger nach seinem Amtsantritt auf genau solche Fälle.

Verträge waren auf verschiedenen Laufwerken, in einem kommunalen Dokumentenmanagementsystem und teilweise noch in Papierform abgelegt. Für ein Stadtwerk, das wirtschaftlich handeln und mehrere Sparten steuern muss, sei diese Struktur laut dem Geschäftsführer nicht tragfähig gewesen. "Es war einfach sehr intransparent im Vertragswesen, insbesondere mit Dienstleistern", sagt Mildenberger. Die zentrale Frage habe oft gelautet: "Was gilt jetzt in diesem Vertrag eigentlich?"

Wenn Verträge zur Altlast werden

Solche gewachsenen Strukturen dürften vielen Stadtwerken vertraut sein. Im Alltag funktionieren solche Ablagestrukturen oft so lange, wie die zuständigen Personen im Haus sind und wissen, wo welche Informationen liegen. Kritisch wird es, wenn Personal wechselt, Nachträge fehlen oder automatische Verlängerungen nicht rechtzeitig auffallen.

In Leonberg betraf das vor allem Dienstleisterverträge. Einige hatten über zehn bis 15 Jahre hinweg zahlreiche Nachträge gesammelt. Hinzu kamen Bestandsverträge, die aus Mildenbergers Sicht nicht mehr zur Ausrichtung des Unternehmens passten. Er habe etwa Vereinbarungen "mit ungünstigen Konditionen und veralteter Technologie" gefunden. Nach Mildenbergers Darstellung waren einige Verträge zudem teuer und liefen über viele Jahre. Für ein Stadtwerk, das sich neu aufstellen wolle, könne so etwas "ein gewisser Showstopper" sein.

Kleines Stadtwerk, viele Aufgaben

Mildenberger führt die Stadtwerke Leonberg seit dem vergangenen Jahr. Die Stadtwerke sind unter anderem für Trinkwasser, Wärmeerzeugung, Bäder und Parkraumbewirtschaftung zuständig. Hinzu kommen Aufgaben im Mobilitätsumfeld. Der Strom- und Gasnetzbetrieb liegt bei der LEO Energie GmbH & Co. KG, deren Mitgeschäftsführer Mildenberger ebenfalls seit Januar ist. Zuvor war er bei TransnetBW in der Strategieabteilung tätig und arbeitete dort unter anderem an einer Digitalisierungsstrategie und an Grundlagen für einen Fahrplan zur Einführung von künstlicher Intelligenz (KI). Studiert hat er Maschinenbau und Energietechnik an der RWTH Aachen, promoviert hat er im Bereich Endlagerung.

In Leonberg trifft dieser Hintergrund auf ein kommunales Unternehmen mit 65 Mitarbeitenden und zehn Millionen Euro Jahresumsatz. Die Anlagen und Vermögenswerte beziffert Mildenberger auf 59 Millionen Euro.

Verträge als Fundament des Unternehmens

Gerade deshalb wurde Vertragsmanagement für Mildenberger zu einem frühen Thema: "Das Vertragswesen ist Teil des Fundaments und erforderlich, um die Organisation auf vernünftige Beine zu stellen." Allerdings konkurrieren in einem Stadtwerk viele wichtige und drängende Aufgaben um begrenzte Zeit und Ressourcen. Entscheidend sei deshalb eine klare Priorisierung. Mildenberger traf daher die Entscheidung, die Vertragsstruktur früh neu aufzusetzen, weil sie für viele weitere Prozesse relevant ist.

Für die zentrale Erfassung und Auswertung der Verträge nutzen die Stadtwerke die Software ContractHero. Der Einstieg in den produktiven KI-Einsatz setzte damit nicht bei einem strategischen Großprojekt an, sondern bei einem klar begrenzten Problem aus dem Alltag: Verträge sollten schneller auffindbar, Fristen leichter kontrollierbar und Nachträge besser nachvollziehbar werden.

Wie hilfreich das sein kann, zeigte sich an einem Vertragswerk mit fast zehn Nachträgen aus 15 Jahren. Mildenberger hatte zunächst versucht, den Fall manuell nachzuvollziehen. Für einen besseren Überblick druckte er die Unterlagen aus und breitete sie auf seinem Schreibtisch aus. Nach eigenen Angaben brauchte er dafür mehr als zwei Stunden.

Mit den KI-Zusammenfassungen habe er sich nach rund zehn Minuten einen Überblick verschafft, sagt Mildenberger. "Das ist für mich als Entscheidungsträger einfach elementar und ein absoluter Zeitgewinn", sagt er über seine bisherige Erfahrung.

Grenzen und Chancen der KI

Trotzdem beschreibt Mildenberger KI nicht als Ersatz für fachliche Bewertung. "Man braucht den Menschen weiterhin zur Verifizierung", betont er. Verträge seien unterschiedlich aufgebaut. Einzelwerte stünden mal in Tabellen, mal im Fließtext. Teilweise könne eine KI Zahlen verwechseln oder einen Anschaffungspreis für einen Jahrespreis halten. Automatisch ausgelesene Daten reichen also nicht aus, wenn daraus Kündigungen, Nachverhandlungen oder Investitionsentscheidungen folgen.

Die KI bereitet vor. Die Fachseite bewertet. Die Geschäftsführung entscheidet, wenn es strategisch relevant wird. "Muss dieser Vertrag weg? Muss er erneuert werden? Muss nachverhandelt werden?" Diese Fragen nehme die KI nicht ab. Sie helfe aber, sie früher und besser stellen zu können.

Einsatz von Künstlicher Intelligenz bei den Stadtwerken

Ein eigenes KI-Team gibt es in Leonberg nicht. Mit 65 Mitarbeitenden müssen die Stadtwerke KI pragmatisch in den Fachbereichen verankern. Mildenberger setzte deshalb zunächst auf kurze Lernvideos, die er selbst erstellte. Darin zeigte er Beispiele aus dem Alltag und gab Hinweise zum Umgang mit Prompts. Die Belegschaft habe unterschiedlich reagiert. Einige hätten das Potenzial für die tägliche Arbeit schnell erkannt, andere hätten Vorbehalte gegenüber mehr Transparenz und KI-gestützten Prozessen gehabt.

Für Mildenberger ist KI-Einsatz deshalb nicht nur eine IT-Frage, sondern Führungsaufgabe. Mitarbeitende müssten verstehen, was KI leisten kann, wo ihre Grenzen liegen und wann Ergebnisse geprüft werden müssen.

KI in der Telefonannahme

In Leonberg wird KI aber nicht nur bei der Erfassung und Auswertung von Verträgen genutzt. Die Stadtwerke testen auch einen KI-Bot in der Telefonannahme. Er nimmt Anrufe zunächst entgegen, greift auf Informationen der Website und ergänzendes Wissen zurück, beantwortet erste Fragen und verschriftlicht Anliegen. Wenn nötig, stellt er an Mitarbeitende durch.

Anliegen, die sonst längere Telefonate ausgelöst hätten, werden nun schriftlich gesammelt. Die daraus entstehenden E-Mails ließen sich nach Mildenbergers Angaben "in unter 30 Sekunden erfassen und lesen". Mitarbeitende würden dadurch weniger aus konzentrierter Arbeit herausgerissen.

Seine Grundhaltung zu KI hatte Mildenberger schon während seines Bewerbungsprozesses platziert. Aus dem kommunalen Umfeld kam damals die Frage, was er mit KI in einem Stadtwerk vorhabe. Seine Antwort: "Wie soll ein Unternehmen funktionieren, wenn wir keine KI nutzen, aber die Konkurrenz schon?" Für ihn sei die Entwicklung unausweichlich. "Es ist eigentlich unvermeidbar, weil Anbieter künstliche Intelligenz sowieso in ihre Software integrieren." Microsoft integriert Copilot in Office. DATEV und SAP arbeiten ebenfalls an KI-Funktionen oder setzen sie bereits ein.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Bei KI-Projekten in Stadtwerken spielen Datenschutz und IT-Sicherheit eine zentrale Rolle. Mildenberger hält diese Fragen für wichtig, warnt aber vor pauschalen Reflexen. Natürlich müssten Daten in kritischen Bereichen wie Wasser und Energie gut geschützt werden.

Zugleich müsse man unterscheiden, welche Daten tatsächlich besonders sensibel seien und wie praktikabel bestehende Prozesse heute schon sind. Mildenberger verweist auf den Umgang mit Vertragsunterlagen im Alltag: "Viele schicken Verträge unverschlüsselt per E-Mail." Man müsse hier stets sauber prüfen, aber auch praktikabel bleiben.

Für Mildenberger darf Datenschutz nicht dazu führen, dass kommunale Unternehmen notwendige Entwicklungsschritte grundsätzlich vermeiden. "Die German Angst bringt uns hier nicht weiter", sagt er. Für den Geschäftsführer ist das auch eine Frage der Unternehmensführung. Führungskräfte und Gesellschafter seien in der Pflicht, Organisationen weiterzuentwickeln.

Mildenbergers Rat: Stadtwerke sollten ehrlich prüfen, wo die eigene Organisation steht und wie sich das Umfeld verändert. Der Druck dafür wächst aus seiner Sicht ohnehin. Die Anforderungen an kommunale Unternehmen würden steigen, zugleich werden Finanzierung, Investitionen und Fachkräfte knapper. Umso wichtiger sei es, Verwaltungsaufgaben dort zu automatisieren, wo dies sinnvoll ist.

"Die Aufgabe von Geschäftsführungen ist, das Umfeld zu betrachten, Ziele zu formulieren und das Delta zur eigenen Organisation zu schließen", fasst Mildenberger zusammen. Sein Fazit: "Alles, was mir als Geschäftsführer nutzt, die Organisation voranzubringen, muss ich nutzen." Damit meint er nicht nur Technologie, sondern auch Organisationsentwicklung, Informationstechnik (IT), Betriebstechnik (OT) und KI.

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