Automatisierung ist eines der Trendthemen der kommenden Jahre – das bestätigt der aktuelle Tech Trends Index der Unternehmensberatung McKinsey. Danach hat diese Technologie in den letzten Jahren einen hohen Reifegrad erreicht und verfügt über großes Marktpotenzial. Dafür gibt es drei Gründe: Standardisierte Prozesse zu automatisieren, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern hilft auch dabei, Fehler zu vermeiden. Das gilt auch für das Personalwesen.

Beim Thema Digitalisierung und Automatisierung stehen Personalabteilungen jedoch bei den Entscheidern nicht oben auf der Prioritätenliste. Dabei werden gerade hier wertvolle Ressourcen durch Routinearbeiten belegt, die durch ein gezieltes Automatisieren freigesetzt werden können. Dafür eignen sich vor allem repetitive HR-Prozesse, die immer nach einem bestimmten Schema ablaufen. Am besten und effektivsten greifen Automatismen bei Abläufen, die aus wenig komplexen, sich permanent wiederholenden Arbeitsschritten bestehen, aber den Mitarbeitenden viel Zeit kosten.

Furcht vor Arbeitsplatzabbau ist unbegründet

Ob im Recruiting, im On- und Offboarding oder in der Administration – viele HR-Prozesse können digitalisiert und damit komplett automatisiert werden. Ziel ist es dabei nicht, Stellen abzubauen und Mitarbeitende zu ersetzen. Vielmehr sollen die schnelleren und effizienteren Arbeitsabläufe Potenziale bei Beschäftigten freisetzen, die bislang durch manuell ausgeführte, ständig wiederkehrende Arbeitsschritte gebunden waren.

Trotz der zahlreichen Vorteile zögern Unternehmen und Behörden noch davor, HR-Prozesse zu automatisieren. Organisationen stehen bei einer sicheren Workflow-Automation vor drei Hürden:

1. Geringer Anteil an digitalen Workflows
   Das Personalwesen hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Schlagwörter wie Fachkräftemangel und New Work haben viele Unternehmen zum Umdenken gezwungen: Sie setzen digitale Systeme verstärkt in Personalabteilungen ein, um diese in ein neues Zeitalter zu führen. Trotzdem hinkt das Personalwesen bei der Digitalisierung im Vergleich zu anderen Abteilungen immer noch deutlich hinterher. Wenn es darum geht, Abläufe zu digitalisieren, geben Unternehmen eher dem Vertrieb, Marketing oder der Produktion den Vorzug.
   Personalabteilungen sind aber für das wichtigste Kapital einer Organisation verantwortlich: für die Mitarbeiter. Sie tragen daher maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei und sollten nicht vergessen werden. Das formalisierte Einreichen von Bewerbungen oder das Einrichten eines Self-Service-Portals für Mitarbeitende sind wichtige erste Schritte auf dem Weg zu einer zukunftsfähigen Personalabteilung.
    
2. Heterogenität der Systemlandschaft
   Eine große Herausforderung sind die heterogenen Systemlandschaften, mit denen Personalabteilungen arbeiten müssen. So ist es nicht selten der Fall, dass Daten manuell von einem System in ein anderes übertragen werden müssen. Ein klassisches Beispiel ist hier der manuelle Versand der monatlichen Gehaltsabrechnungen: Die Daten müssen händisch überprüft werden, bevor sie einzeln gedruckt, in einen Umschlag gepackt, frankiert und zur Post gebracht werden.
   Ebenso zentral sind Bewerbungsunterlagen, die Unternehmen auf dem Postweg oder via E-Mail erreichen, dann gescannt und in ein System übertragen werden, damit die Personalabteilung die Informationen weiter bearbeiten kann. Die Liste der Prozesse und die der eingesetzten Tools ist aber noch länger: Man denke nur an Urlaubsanträge oder auch Reisekosten- und Spesenabrechnungen.
   Was Organisationen dabei oft nicht klar ist: Eine heterogene Systemlandschaft schließt die Automatisierung von Prozessen nicht aus – im Gegenteil. Richtig konfiguriert, kann das System lernen, Dateiformate vor dem Versand automatisch umzuwandeln, Informationen selbstständig in andere Programme zu übertragen und Personalunterlagen im richtigen Kontext prozesssicher bereitzustellen.
   Auch Abläufe, in die mehrere Personen und Abteilungen involviert sind, werden durch eine gezielte Automatisierung vereinfacht. Im konkreten Fall der Gehaltsabrechnungen könnte das bedeuten, dass diese anhand von vorher definierten Attributen automatisch dem jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet werden. Dieser erhält dann unmittelbar, sobald der neue digitale Gehaltsnachweis vorliegt, eine Nachricht und kann ihn verschlüsselt herunterladen. Die Personalabteilung spart wertvolle Zeit und gleichzeitig haben Mitarbeitende jederzeit sicheren Zugriff auf ihre Unterlagen, egal von wo und egal von welchem Endgerät aus.
    
3. Hohe Sicherheitsanforderungen
   In Personalabteilungen werden überwiegend personenbezogene Daten verarbeitet und unterliegen damit besonderer Sorgfaltspflicht – ein weiterer Grund, warum Unternehmen zögern, diese Prozesse zu automatisieren. Der Glaube, die manuelle Bearbeitung sensibler Daten sei besonders sicher, ist weit verbreitet. Dabei kann eine Workflow-Automation im HR-Bereich die Sicherheit sogar noch erhöhen und Unternehmen dabei unterstützen, regulatorische Vorgaben und IT-Sicherheitsstandards zu erfüllen.
   Wenn die Daten Ende-zu-Ende-verschlüsselt werden, sind sie effektiv geschützt und die DSGVO-konforme Verarbeitung der Daten ist sichergestellt. Eine zusätzliche revisionssichere Automatisierung verhindert zudem, dass die Beteiligten im Nachhinein die Daten oder Unterlagen bearbeiten oder mutwillig manipulieren.

Eine sichere Prozessautomatisierung hilft Organisationen dabei, auch die Abläufe im Personalwesen – genauso wie in anderen Abteilungen – effizienter, sicherer und besser zu gestalten. Wenn Unternehmen dabei nicht selbst über die notwendigen Ressourcen und das fachliche Know-how verfügen, können externe Dienstleister dabei unterstützen, die Hürden bei der Automatisierung von HR-Prozessen zu meistern. Denn wer zukunftsfähige Mitarbeiter gewinnen, beschäftigen und halten will, sollte sich ihnen auch mit zukunftsfähigen Technologien widmen. (hp)