Was beim digitalen Umstieg gut funktioniert hat und was weniger, hat die ZfK in einer Umfrage bei mehreren Stadtwerken und dem Stadtwerke-Verbund Thüga nachgefragt. Die Rheinenergie antwortete, dass der Umstieg auf die digitalen Arbeitsmethoden „erstaunlich gut funktioniert hat“. „Uns ist es gelungen, in kürzester Zeit alle Beschäftigte mit der erforderlichen Infrastruktur auszustatten“.
Nachdem nun wieder mehr vor Ort arbeiten, habe die Geräsuchbelastung durch Teams-Meeting und Telefonate zugenommen. Daher arbeitet die Rheinenergie daran, zusätzliche Telefonräume einzurichten.
Onboarding als Herausforderung
Die Sachsenenergie erklärte, dass man schon vor der Pandemie teilweise mobil arbeiten konnte. „Aufgrund des plötzlichen Anstiegs der Nutzung mussten wir unsere IT-Systeme sowie die Hardware nachrüsten, was uns aber zügig gelang“. Die Mitarbeitenden hätten sich schnell an Microsoft 365 gewöhnt und „schnell waren die Vorteile einer digitalen kollaborativen Zusammenarbeit erkennbar, die wir heute nicht mehr missen möchten.“
Herausfordernd sei das Onboarding neuer Mitarbeiter gewesen – ganz unabhängig von den eingesetzten Tools. „Das Ankommen in einem neuen Team ist im virtuellen Raum nicht mit einem persönlichen Kennenlernen gleichzusetzen“, so Sachsenenergie.
Menthal Health im Fokus
Anne Hegemann, Leitung Personal- und Organisationsentwicklung bei der Badenova erinnert sich: „Zu Beginn der Pandemie galt es die Organisation schnellstmöglich zu befähigen – zur Arbeit mit den Tools an sich ebenso wie die Zusammenarbeit in hybriden und rein virtuellen Arbeitsumgebungen“. Dies sei durch entsprechende Trainings- und Begleitangebote sowie den offenen, kooperativen und kreativen Mitarbeitenden wunderbar gelungen.
„Auch mit Blick auf die benötigte Ausstattung und Infrastruktur für Remote-Arbeit waren alle beteiligten Abteilungen ein Garant für schnelle und pragmatische Lösungen, die bis heute tragen“, so Hegemann. Ein weiterer Fokus: Die Unterstützung der gesamten Belegschaft rund um das Thema Mental Health: Remote-Arbeit sei für einige Mitarbeitende eine Herausforderung für ihre psychische Gesundheit gewesen – etwa durch fehlende soziale Kontakte und Überforderung mit den Tools. Hier habe man sehr stark darauf geachtet, dies gezielt durch individuelle Unterstützungsangebote wie Coachings, externe Beratung zu begleiten.
Lieferzeiten erschwerten mobile Ausstattung
Lange Lieferzeiten für Hardware während der Pandemie machten den Stadtwerken Wolfsburg zu schaffen. Denn nicht in allen Abteilungen waren die technischen Voraussetzungen für das mobile Arbeiten schon vorhanden. Dort wo die nötige Hardware schon bestand, sei das mobile Arbeiten schnell und unkompliziert umgesetzt worden. „In Teams Meetings mit größeren Gruppen haben wir beobachtet, dass die Mitarbeit manchmal nicht so stark war, wie bei Vor-Ort-Treffen und man dabei die Stimmung weniger aufnehmen konnte“, erklärten die Wolfsburger.
Auch bei der Kassler Verkehrs- und Versorgungsgesellschaft war die zusätzliche Beschaffung mobiler Endgeräte wegen den Lieferengpässen eine Herausforderung. Das mobile Arbeiten selbst habe schnell und direkt gut funktioniert und hatte unmittelbar eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern, die auch nach der Corona-Zeit bestehen blieb.
Die Stadtwerke Augsburg fanden ebenfalls neben der Software die Hardware – ob die Ausstattung mit geeigneten Rechnern oder ein leistungsfähiges WLAN – herausfordernd. An das Homeoffice mussten sich erst einmal alle gewöhnen – Mitarbeitende wie Führungskräfte.
Datenschutz und IT-Sicherheit
Der Zweckverband Ostholstein stieß bei der Einführung der digitalen Arbeitsmethoden auf verschiedene Grenzen gestoßen: "Eine der größten Herausforderungen war der Datenschutz und die IT-Sicherheit. Hierbei stellt das hohe Schutzniveau eine Hürde dar. Die sogenannte "German Angst" hat sich als ein weiterer Faktor herausgestellt, der die Einführung von digitalen Arbeitsmethoden erschwert", sagt René Schlichting, Manager für Digitalisierung und Innovation beim ZVO.
Ein weiteres Problem sei die gemeinsame Suche nach einem Weg gewesen, der die Interessen aller berücksichtigt. "Wir müssen Wege aufzeigen, wie IT- und Datenschutz gewährleistet werden können und zugleich neue technische Anwendungen und Tools genutzt werden können. Dabei sollten wir weg von einer Verbotspolitik hin zu einer Möglichkeitspolitik gehen." Derzeitige Einschränkungen und Restriktionen würden eher ausbremsen und innovative Arbeitsmethoden verhinden. "Dabei wird das Nichtmachen oftmals als risikoärmer empfunden als das Machen", so Schlichtings Fazit.
Wann Homeoffice und wann Präsenz?
„Heute funktioniert das reibungslos, jede und jeder ist geübt“, so das Fazit der Augsburger. Heute könne die digitale Kommunikation den persönlichen Austausch ergänzen. „Es gibt Termine, besonders, wenn es um Mitarbeitergespräche oder krative Prozesse geht, da ist die Präsenz zwingend oder eben der Dialog oder der Gruppenprozess nicht so fruchtbar“, so die Erfahrung der Stadtwerke Augsburg. Kurze Absprachen, gerade auch mit Mitarbeitenden unterschiedlicher Abteilungen, an unterschiedlichen Standorten oder mit Dienstleistern seien inzwischen aber digital problemlos möglich und deutlich effizienter.
Ähnliches erfuhr die Energieversorgung Mittelrhein (EVM): "Digitale Arbeitsmethoden stoßen immer dann an Grenzen, wenn mit einer größeren Anzahl von Menschen kreativ gearbeitet werden soll. Workshops mit zehn Personen, bei denen an bestimmten Themen gearbeitet werden soll, sind digital nur eingeschränkt möglich. Hier sind Präsenztreffen effektiver und in Summer angenehmer für alle Beteiligten".
Das Allgäuer Überlandwerk betont, dass eine gute technische Ausstattung wichtig für das mobile Arbeiten sei und dass alle, die damit arbeiten, so vorbereitet sind, dass sie es ohne „Angst“ oder „Gesichtsverlust“ nutzen können. Dafür habe man die IT Hardware-Ausstattung teilweise erneuert, indem man auf mobile Geräte umstieg und Schulungen anbot.
Mitarbeiterumfrage gibt Auskünfte
Bei der Thüga funktionierte die Zusammenarbeit nach den ersten Anfangswehen nach eigenen Angaben hervorragend. Natürlich habe der persönliche Austausch, das spontane Gespräch auf dem Flur oder an der Kaffeemaschine gefehlt, weshalb alle Mitarbeitenden froh seien, dass Präsenz im Büro und bei Meetings sowie Dienstreisen wieder möglich sind. Wichtig sei die richtige Mischung – die individuell sehr unterschiedlich sein könne.
Envia M befragte seine Mitarbeitenden bereits während der Corona-Pandemie zu den digitalen Arbeitsmethoden. Hier wurde die schnelle Reaktion des Unternehmens und die unkomplizierte Realisierung des flexiblen Arbeitens von zu Hause gelobt. Die digitale Zusammenarbeit habe sich zu keinem Zeitpunkt negativ auf die Produktivität der Mitarbeitenden ausgewirkt, so die Erfahrung des Ostdeutschen Versorgers.
Digitale Mittel können persönlichen Austausch nicht ersetzen
Die meisten seien sehr zufrieden gewesen. Der Verbesserungsbedarf sei sehr gering und inidviduell gewesen. So wurden zusätzliche Arbeitsmaterialien zur Verfügung gestellt, um ein gesundes Arbeitsumfeld ermöglichen zu können. Um den persönlichen Austausch zu gewährleisten probierte EnviaM hier teilweise gemeinsame virtuelle Frühstückspausen oder digitale Kaffeerunden.
Dass die digitalen Mittel den persönlichen Austausch nicht ersetzen können, war eine der Erkenntnisse der Stadtwerke Kiel rückblickend auf die Pandemie. "Denn ein Unternehmen lebt vom Austausch der Mitarbeiter untereinander. Die Unternehmenskultur der Stadtwerke Kiel basiert auf einem breiten Miteinander und wir sind so seit Jahrzehnten erfolgreich. Jetzt ist es gefragt, das optimale Mittelmaß zu finden und die digitale Kommunikationsmittel kulturell intelligent einzubinden", sagt Pressesprecher Sönke Schuster. (sg)
