Herr Becker, wie bewerten Sie den Umsetzungsstand von S4/HANA in der Energiebranche?
Roman Becker, Director, Solution Line SAP & Finance Transformation bei KPMG:
Die großen Energieversorgungsunternehmen und Übertragungsnetzbetreiber haben allesamt bereits Transformationsprojekte gestartet. Bei der Implementierung sind sie weit fortgeschritten, insbesondere was die S/4HANA Kernfunktionalitäten betrifft. Bei speziellen Nebenbüchern und besonderen energiewirtschaftlichen Prozessen gibt es hingegen noch Nachholbedarf – zum Beispiel bei branchenspezifischen Softwarelösungen wie SAP for Utilities.
Im Gegensatz dazu ist der Umsetzungstand bei Regionalversorgern und Stadtwerken weniger weit fortgeschritten. Viele befinden sich aktuell noch am Anfang. Sie erstellen derzeit ihr Roadmap- bzw. Strategiekonzept. In der Branche stehen daher noch zahlreiche Implementierungen aus.
Der Umstieg auf S4/HANA ist bekanntlich komplex. Was sind die größten Herausforderungen?
Die Migration auf S/4HANA sollte nicht als reines IT-Projekt, sondern vielmehr als eine Businesstransformation verstanden werden. Das zeigen auch die Erkenntnisse aus der Befragung von Unternehmen, die wir im Whitepaper „S4/Hana mit Durchblick“ zusammengefasst haben. Dabei müssen zahlreiche Weichen gestellt werden: Die Unternehmen sollten beispielsweise überlegen, wie sie zukünftig ihre Geschäftsmodelle abbilden wollen und ob dabei die IT-Landschaften erweitert oder ganz neu aufgebaut werden sollen. Die Planung und der Einsatz notwendiger Ressourcen zählen zu den größten Herausforderungen. Für die Umsetzung wird eine ausreichende Anzahl von Mitarbeitenden benötigt, die zugleich Prozesswissen und spezielle Kompetenzen mitbringen. Diese Fachkräfte sind in der Regel nicht nur im eigenen Unternehmen, sondern auch am Markt knapp.
Darüber hinaus ist die S/4HANA-Transformation häufig mit weiteren Veränderungen verbunden. Beispielsweise führt die gängige Ausrichtung an End-to-End-Prozessen nicht nur zu prozessualen, sondern auch zu organisatorischen Änderungen. Widerstände dabei sollten nicht unterschätzt werden. Es gilt, alle Mitarbeitenden aktiv einzubinden und diese dazu zu motivieren, die Veränderungen mitzugestalten und Entscheidungen mitzutragen.
KPMG hat ein Whitepaper herausgegeben, das 7 Fallstricke beim Umstieg von S4/HANA behandelt, was sind Ihre wichtigsten Empfehlungen?
Unternehmen sollten die Transformation nicht als notwendiges Übel sehen, sondern als eine Chance für sinnvolle Veränderungen begreifen, mit denen die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens verbessert werden kann.
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, sich frühzeitig mit der Transformation zu beschäftigen, transparente Ziele zu formulieren und eine klare Umsetzungsstrategie zu definieren. Vorstudien können sehr hilfreich sein, weil sich auf ihren Ergebnissen belastbare Entscheidungen treffen lassen. Das bringt Sicherheit in die Planung.
In der laufenden Transformation ist die effektive Steuerung des Projekts enorm wichtig. Neben einem effektiven Risikomanagement sollte regelmäßig evaluiert werden, ob die gesteckten Ziele erreicht werden. Nur so können entsprechende Maßnahmen abgeleitet und Leitplanken errichtet werden, an denen sich das Projektteam orientieren kann. Einen tieferen Einblick in die Materie liefert unser Whitepaper.
Die Frist wurde inzwischen ja verlängert. Sehen Sie eine pünktliche Umsetzung als realistisch bei den meisten Unternehmen an? Was passiert, wenn man die Frist reißt?
Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen, dass die zeitliche Planung der Transformation häufig unterschätzt wird. Deshalb war es sicher für viele Unternehmen hilfreich, die Wartung auf Ende 2027 zu verlängern.
Um die Projektlaufzeit zu reduzieren, werden voraussichtlich deutlich mehr Transformationen als Brownfield-Projekte durchgeführt. Das heißt, das vorhandene SAP-Systeme, bestehende Daten und Prozesse weitestgehend technisch auf S/4HANA konvertiert werden. Es findet somit kein vollständiger Neuaufbau der Systemlandschaft statt. Diese Projekte sind zwar weniger ambitioniert, sorgen jedoch zunächst für technische Sicherheit. Der notwendige Anpassungs- und Optimierungsaufwand wird somit allerdings in die Zukunft verlagert.
Unternehmen, die zu lange zögern, laufen hierbei Gefahr, den Umstellungstermin zu verpassen. Das könnte insbesondere Unternehmen aus Branchen treffen, die durch die Corona-Pandemie getroffen wurden – zum Beispiel aus der Reise- und Tourismusbranche. Zudem werden Nachzügler weniger auf externe Beratungsfirmen zugreifen können, weil diese bereits stark ausgelastet sein werden, je näher die Frist rückt.
Sollte diese tatsächlich nicht eingehalten werden, bietet SAP eine Wartungserweiterung bis Ende 2030 an. Diese ist jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden und erfordert einen technischen Mindeststand des bisherigen SAP-Systems.
Wer auch diese Deadline verstreichen lässt, sollte sich frühzeitig um eine individuelle kundenspezifische Wartungsstrategie kümmern. Ein Szenario, das unbedingt vermieden werden sollte. Denn Risiken wie das Bekanntwerden von Sicherheitslücken sind nur schwer zu kalkulieren.
Die Fragen stellte Stephanie Gust
