Zum Ende des Kalenderjahres 2024 hat insbesondere das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) die notwenigen Schritte dafür geschaffen, dass Personalabteilungen die Digitalisierung weiter vorantreiben können. Mit dem BEG IV wurden zum 1.1.2025 – teilweise lang ersehnte – Erleichterungen zum Beispiel im Nachweisgesetz (NachwG) eingeführt, die die Abkehr von der strengen (Hand-)Schriftform hin zur (digitalen) Textform, die zum Beispiel auch E-Mails zulässt, ermöglicht.
Während das NachwG bis zuletzt den Arbeitgebern untersagte, die wesentlichen Arbeitsvertragsbedingungen den Mitarbeitenden auch in elektronischer Form auszuhändigen, ist dies seit dem 1.1.2025 zulässig. Voraussetzung ist, dass die Niederschrift in Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch) abgefasst und elektronisch übermittelt wird.
Außerdem muss das Dokument für Arbeitnehmende zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sein und der Arbeitgeber muss die Übermittlung an die Arbeitnehmenden mit der Aufforderung eines Empfangsnachweises versehen (§ 2 Abs. 1 S. 2 NachwG). Auf Verlangen der Arbeitnehmenden bleibt es aber dabei, dass der Arbeitgeber den Nachweis in herkömmlicher Form auszuhändigen hat.
Auch für die Befristungsabrede nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) bleibt die strenge Schriftform – eigenhändige Unterschrift – wie gehabt. Einen Schritt zur Erleichterung hat es hingegen im Kontext der sogenannten Altersbefristung gegeben. Die Vereinbarung, die die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Erreichen der Regelaltersgrenze vorsieht, kann zu ihrer Wirksamkeit nun auch in Textform erfolgen.
Zeugnisse in digitaler Form
Gemäß § 109 Abs. 3 Gewerbeordnung (GewO) kann zudem auch ein Zeugnis mit Einwilligung der Arbeitnehmenden in digitaler Form ausgestellt werden. Ferner sind die Anträge auf Elternzeit und Teilzeit in Elternzeit nach dem Bundeselterngeld und Elternzeitgesetz (BEEG) ab jetzt in digitaler Form möglich.
Die Schriftformerleichterung gilt nun ebenso für den Vertrag zwischen Ent- und Verleiher nach § 12 Abs. 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Zur Arbeitnehmerüberlassung im Konzern hat das BAG allerdings noch am 12.11.2024 klargestellt, dass das Konzernprivileg im AÜG restriktiv auszulegen ist.
Das sogenannte Konzernprivileg (§ 1 Abs. 3 Nr. 2 AÜG) greife regelmäßig nicht, wenn ein Unternehmen, das einem Konzern angehöre, tatsächlich einen Arbeitnehmer seit Beginn seines Arbeitsverhältnisses über mehrere Jahre bei einem anderem Konzernunternehmen einsetze. In solchen Fällen sei davon auszugehen, dass die Beschäftigung des Arbeitnehmers zum Zwecke der Überlassung erfolge.
"Und" kann auch "oder" bedeuten
Die Voraussetzungen für das Vorliegen des Konzernprivilegs – nicht zum Zwecke der Überlassung eingestellt und beschäftigt – sei nach dem Willen des Gesetzgebers nicht kumulativ zu verstehen, sondern die Konjunktion "und" sei als Aufzählung der bezeichneten Sachverhalte und damit als "oder" zu lesen. Es kommt damit auf die tatsächlichen Umstände des Einzelfalles an.
Wurden bei der sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung nur die Daten für die elektronische Betriebsprüfung (euBP Daten) elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung (DRV) übermittelt, kann jetzt auf Wunsch auch das Prüfergebnis als Rückmeldung elektronisch bereitgestellt werden. Durch das Gegenüberstellen von DEÜV-Stornomeldung und DEÜV-Neumeldung (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) werden die Inhalte der Meldekorrektur auf einen Blick gezeigt.
Meldekorrekturen mit einem Klick
Mit einem einzigen Klick können notwendige Meldekorrekturen direkt an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden. Die Sozialversicherungsnachweise stehen nun sofort für die Weitergabe an die Arbeitnehmenden bereit. Seit 1.1.25 sind auch die Daten aus der Finanzbuchhaltung verpflichtend elektronisch zu übermitteln. Ausnahmen von der euBP sind nur noch per Antrag für Zeiträume bis 31.12.26 möglich.
Um die Berücksichtigung der Kinder beim Pflegeversicherungsbeitrag möglichst effizient zu gestalten, wird ein neues digitales "Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung für die soziale Pflegeversicherung" umgesetzt, das voraussichtlich ab April 2025 zur Verfügung stehen und in das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Verfahren ELStAM) integriert wird.
Der Gastbeitrag entstand unter mitwirken von Iris Brandes, Rechtsanwältin, Direktorin bei PricewaterhouseCoopers GmbH WPG.
