Spätestens seit der Corona-Pandemie sind starre Bürokonzepte vielerorts passé und flexible Arbeitsmodelle auf dem Vormarsch. Beim Desk-Sharing beispielsweise verfügen Beschäftigte nicht mehr über einen festen Platz im Büro, sondern wählen jeden Tag einen neuen Schreibtisch.

„Ob Desk-Sharing in einem Unternehmen zum Erfolgsmodell wird, entscheidet sich im Grunde schon vor der Umsetzung“, sagt Franziska Grellert, Arbeitspsychologin und Referentin am Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG). Bereits in der Planungsphase sollten Beschäftigte miteinbezogen und motiviert werden, ihre Möglichkeiten zur Beteiligung wahrzunehmen. „In unserer Umfrage haben knapp 30 Prozent der Mitarbeitenden angegeben, dass diese Möglichkeit überhaupt bestand. Wiederum nur ein Drittel davon hat sie auch genutzt.“

Gleiches Recht für alle

Die Akzeptanz von Desk-Sharing erhöht sich, wenn für alle die gleichen Regeln gelten. In der Umfrage sagte fast die Hälfte der Befragten, dass es in ihrem Betrieb Ausnahmen sowohl für Beschäftigte als auch für Führungskräfte gibt; bei knapp 30 Prozent der Befragten sind vor allem Führungskräfte nicht von den Regelungen zum Desk-Sharing betroffen.

„Diese Ausnahmen sollten sorgfältig geprüft, transparent kommuniziert und gut begründet werden“, so Grellert. Daneben sorgen klare Nutzungsregeln zu Sauberkeit und Ordnung, ein ausgereiftes Lärmschutzkonzept und ausreichend Rückzugsmöglichkeiten für Akzeptanz unter den Beschäftigten.

Besondere Ausstattung

Der Vorteil eines eigenen Bildschirmarbeitsplatzes besteht unter anderem darin, dass Tisch und Stuhl im Idealfall an die eigenen Bedürfnisse angepasst sind. Wo Desk-Sharing eingesetzt wird, sollten die Möbel entsprechend höhenverstellbar sein.

In der Befragung gaben 80 Prozent an, über einen solchen Tisch zu verfügen, etwas mehr haben einen verstellbaren Bürostuhl. 70 Prozent der Befragten teilen sich hygienesensible Arbeitsmittel wie Tastatur und Maus.

Die Mehrheit der Befragten wurde von ihrer Organisation unterwiesen, wie sie die Arbeitsmittel individuell auf sich einstellen kann. Ein Drittel hat keine Unterweisung erhalten. „Hier sind vor allem die Führungskräfte gefragt“, so Grellert. „Denn Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten im Blick zu behalten, ist ihre Aufgabe.“

Auswirkungen auf die Zusammenarbeit

Wie aber kommt Desk-Sharing generell bei den Beschäftigten an? Fast 60 Prozent der Befragten sind mit dem Desk-Sharing in ihrer Organisation zufrieden, allerdings würde knapp die Hälfte einen festen, persönlichen Arbeitsplatz vorziehen. Und nur ein Viertel bevorzugt Desk-Sharing.

Ob die Zusammenarbeit und die Vernetzung der Beschäftigten durch Desk-Sharing besser funktionieren, konnte die Befragung nicht eindeutig beantworten. Mehr als 40 Prozent der Befragten sagten, dass die Zusammenarbeit durch Desk-Sharing nicht einfacher geworden ist. Knapp 50 Prozent gaben an, sich durch Desk-Sharing nicht mehr als sonst mit anderen Beschäftigten zu unterhalten, während ein Viertel der Befragten durchaus diesen Vorteil sieht.

Persönlicher Austausch im Team

„Führungskräfte sollten die teamübergreifende Vernetzung, aber besonders den Austausch im eigenen Team noch stärker fördern. Regelmäßige Besprechungen in Präsenz können dazu beitragen und Ad-hoc-Meetings in der gemeinsamen Teeküche tun ihr übriges für das Wir-Gefühl.“

Dabei sind die Manager schon auf dem richtigen Weg: Mehr als die Hälfte der Befragten fühlen sich von ihrer direkten Führungskraft gut unterstützt. (sh)

Konkrete Gestaltungsempfehlungen zur Einführung und Umsetzung von Desk-Sharing gibt es im Check-up des IAG.