Screensharing statt Ausdrucke, Cloud-Speicher statt Aktenschränke, E-Mails statt Brief: 15 Prozent der Unternehmen arbeiten inzwischen komplett papierlos. Das sind fast doppelt so viele wie noch vor zwei Jahren (8 Prozent). Weitere 24 Prozent arbeiten derzeit nur noch zu etwa einem Viertel papierbasiert, vor zwei Jahren waren es noch 34 Prozent. 38 Prozent der deutschen Unternehmen bearbeiten noch etwa die Hälfte ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse auf Papier. 2022 waren es 33 Prozent.

Bei 14 Prozent laufen hingegen noch etwa drei Viertel der Prozesse papierbasiert ab (2022: 18 Prozent), bei 6 Prozent sogar nahezu alle (2022: 4 Prozent). Das sind Ergebnisse einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die mehr als 1.100 Unternehmen ab 20 Beschäftigen in Deutschland repräsentativ befragt wurden.

Mehr Textchats, weniger Video

88 Prozent der Unternehmen gaben in der Untersuchung an, Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen zu wollen. Während 2022 noch knapp die Hälfte der Unternehmen (48 Prozent) häufig oder sehr häufig Briefe verschickte, sind es inzwischen nur noch 40 Prozent. Häufig oder sehr häufig faxen erstaunlicherweise noch 30 Prozent (2022: 40 Prozent). Zuwächse verzeichnen hingegen Messenger-Dienste (61 Prozent, 2022: 51 Prozent). Textchats, zum Beispiel über Kollaborationstools (46 Prozent, 2022: 40 Prozent) oder soziale Netzwerke (39 Prozent, 2022: 36 Prozent) legen leicht zu.

Videokonferenzen werden hingegen seltener abgehalten. Noch 65 Prozent nutzen häufig oder sehr häufig Videokonferenzen, 2022 waren es 72 Prozent. „Nach dem Hoch der Online-Meetings während der Corona-Pandemie setzen einige Unternehmen wieder vermehrt auf persönliche Treffen im Büro. Grundsätzlich ist die Videokonferenz aber gekommen, um zu bleiben – sei es, um dem Wunsch nach Home-Office zu entsprechen, als kostengünstige Alternative zu Dienstreisen oder als Upgrade von traditionellen Telefonkonferenzen“, sagt Bitkom-Hauptgeschäftsführer Bernhard Rohleder. 

Chatbots als Entlastung

In vielen Unternehmen wird auch die Automatisierung vorangetrieben: So gibt es zum Beispiel in 35 Prozent der Unternehmen Chatbots zur automatischen Beantwortung von Anfragen, vor zwei Jahren waren es erst 25 Prozent. Auch das Workflowmanagement zur Automatisierung von Freigaben und anderen Verwaltungsprozessen verzeichnet mit 30 Prozent Zuwachs (2022: 20 Prozent). Dabei hat sich der KI-Einsatz bei einzelnen Aufgaben innerhalb der Prozessautomatisierung von 3 Prozent 2022 auf 16 Prozent verfünffacht.

Künstliche Intelligenz wird bei der Verbesserung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen eine immer größere Rolle spielen – und das über alle Unternehmensbereiche hinweg. In der Logistik nutzen oder planen bereits 30 Prozent der Unternehmen den KI-Einsatz. Im Kundenservice und Vertrieb sind es 27 Prozent, jeweils 25 Prozent in den Bereichen Produktion und Projektentwicklung sowie Buchhaltung, Finanzen und Controlling. Aber auch in der Personalabteilung, beim Marketing oder Einkauf wird KI schon eingesetzt oder der Einsatz geplant.

Chancen vs. hoher Investitionsbedarf

80 Prozent der Unternehmen sehen, dass Geschäftsvorgänge automatisch funktionieren, in 76 Prozent steigt die Transparenz, drei Viertel (75 Prozent) können so Compliance-Vorgaben besser erfüllen. 7 von 10 Unternehmen haben zufriedenere Kundinnen und Kunden (70 Prozent) oder die Performance der internen Prozesse steigt (69 Prozent). Bei der Datensicherheit zeigt sich hingegen ein uneinheitliches Bild: In 48 Prozent der Unternehmen ist die Datensicherheit durch die Digitalisierung gestiegen, in 8 Prozent hat sie hingegen abgenommen. 

Auch andere große Herausforderungen werden gesehen: Neben einem zu hohen Investitionsbedarf (76 Prozent) nennen 75 Prozent zu wenig qualifiziertes Personal als größte Hürde bei der Digitalisierung ihres Unternehmens. 2022 waren es noch 64 Prozent. 66 Prozent geben an, ihnen fehle die Zeit, sich um die weitere Digitalisierung zu kümmern. Aber auch die Themen Sicherheit und Datenschutz spielen eine Rolle: Für 65 Prozent zählt die Sorge vor einem unberechtigten Zugriff auf Unternehmensdaten zu den größten Hürden. Gleichzeitig beklagen aber auch 63 Prozent zu hohe Datenschutzanforderungen.

Große Unternehmen weiter vorne

Der vom Bitkom alle zwei Jahre erhobene Digital Office Index (DOI) steigt von 59 Punkten im Jahr 2022 auf 62 Punkte in diesem Jahr. Der Coronaschub der Jahre 2020 bis 2022 (54 Punkte) hat offenkundig einen dauerhaften Effekt. Rohleder: „Die Unternehmen arbeiten weiter an ihrer Digitalisierung und kommen dabei Schritt für Schritt voran.“

Der Digital Office Index wird auf Basis von 40 Indikatoren gebildet und zeigt den Stand der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten auf. Große Unternehmen liegen dabei weiter vorne: Sie erreichen im DOI durchschnittlich 72 Punkte, mittlere Unternehmen stehen bei 67 Punkten, kleine Unternehmen bekommen immerhin 61 Punkte. Damit gehören laut dem diesjährigen DOI 40 Prozent der Unternehmen zu den Vorreitern bei der Digitalisierung. 42 Prozent verzeichnen einen durchschnittlichen Digitalisierungsfortschritt und bilden das Mittelfeld, während 18 Prozent als Nachzügler gelten. (bs)