Herr Dotou, nehmen Sie derzeit ein gestiegenes Interesse am "Homeoffice im Ausland" wahr?
Dotou: 90 Prozent der Anfragen, die bei uns in der Unternehmensberatung eingehen, drehen sich derzeit ums Homeoffice, Mobiles Arbeiten oder Workation im Ausland. Das ist deutlich mehr als früher. Wir kooperieren seit vielen Jahren mit der Techniker Krankenkasse (TK) und bieten Seminare für die Personalabteilungen der dort registrierten Arbeitgeber an. Während der letzten zwei Jahre haben wir auch Seminare zum "Mobilen Arbeiten aus dem Ausland" angeboten. Die Nachfrage war enorm: Für das erste Seminar haben sich 600 Firmen angemeldet. Für mich war das ein Signal: Da kommt was.
Welchen Kenntnisstand haben die Unternehmen zu diesem Thema?
Viele Unternehmen haben die Schulungsphase abgeschlossen und gehen nun in die Umsetzungsphase über. Der Kenntnisstand ist im Jahr 2022 anders als noch vor einigen Jahren. 2021 haben wir noch viele Anfragen bekommen, dass manche Unternehmen nicht mehr wussten, wo die Mitarbeiter waren. Die hatten wohl den Überblick verloren. Mittlerweile haben sich viele Unternehmen mit dieser Thematik auseinandergesetzt. Jetzt geht es aber darum, Richtlinien zu erarbeiten. Wir beraten daher viele Unternehmen und erstellen gemeinsam mit den HR-Abteilungen Leitfäden für deren Remote Work Policy.
Gibt es denn einen Unterschied zwischen großen und kleinen Unternehmen?
Es gab auch vor der Pandemie bereits Unternehmen, die Mobile Working im Ausland ernstgenommen haben, um ihre Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen. Diese Entwicklung ging aber stark von großen, international tätigen Konzernen und auch den großen Unternehmensberatungen aus. Kleinere Unternehmen haben erst einmal viel durchgehen lassen und individuelle Lösungen gesucht. Das hat Begehrlichkeiten bei den bestehenden Mitarbeitenden geweckt. Deshalb haben wir gemeinsam mit den Unternehmen klare Rahmenbedingungen erarbeitet, die für alle gelten.
Was viele vergessen: Arbeitgeberattraktivität umfasst auch die Mitarbeitenden, die bereits da sind. In der Realität wird sie oft als Instrument im Recruiting eingesetzt, um Bewerberinnen und Bewerber aus dem Ausland zu gewinnen. Die Einführung von Richtlinien kann dazu beitragen, Bewerberinnen und Bewerber die nicht nach Deutschland kommen wollen und für die das Arbeiten aus dem Ausland eine Bedingung ist, dass sie sich für einen Arbeitgeber entscheiden. Wir haben zahlreiche Unternehmen dabei unterstützt, dauerhaftes Arbeiten aus dem Ausland zu ermöglichen. Gerade bei kleineren Unternehmen gibt es dazu häufig noch rechtliche Missverständnisse.
Haben Sie dafür ein Beispiel?
Oft wird unterschätzt, wie schnell das Tätigwerden eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin aus dem Ausland zustande kommen kann. Wenn Mitarbeitende zum Beispiel ins Ausland in den Urlaub fliegen und von dort die Vorgesetzten anruft, ob sie aus dem Urlaubsland arbeiten dürfen. Oftmals wird ihnen die Möglichkeit eingeräumt, ohne jedoch die Personalabteilung einzubinden.
Schon dieses Telefonat und das damit einhergehende erlaubte Tätigwerden aus dem Ausland bringen rechtliche Risiken mit sich. Denn der Arbeitgeber entrichtet Steuern und Sozialversicherungen in Deutschland, obwohl seine Mitarbeitenden gerade eine berufliche Tätigkeit im Ausland erbringen. Wird der Urlaub in den USA gemacht, müssten sich die Mitarbeitenden für die Ausübung ihrer Tätigkeit aus den USA heraus die Frage der erforderlichen Work permit stellen.
Handelt es sich da bereits um Homeoffice im Ausland?
Die Begrifflichkeiten sind manchen unklar. Bei Homeoffice und Mobile Working sprechen wir von zwei verschiedenen Konzepten. Unter Homeoffice verstehen wir umgangssprachlich die Erbringung der geschuldeten Arbeitsleistungen im privaten Wohnbereich des Mitarbeiters. Mobiles Arbeiten dagegen bedeutet, dass außerhalb des Betriebsgebäudes gearbeitet wird. Das kann zuhause sein – aber auch in einem Café oder einem Park.
Den Begriff "Workation" würde ich dabei unter mobiles Arbeiten fassen. Hier findet eine Vermischung zwischen Arbeiten und Urlaub statt. Anders sieht es aus, wenn Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz dauerhaft ins Ausland verlagern. Da läuft es nicht nur auf mobiles Arbeiten hinaus. Es kommt auch vor, dass Mitarbeitende ins Ausland ziehen, aber regelmäßig zurück nach Deutschland reisen, um dort im Betriebsgebäude zu arbeiten – zum Beispiel einmal im Monat.
Das klingt nach vielen komplizierten Einzelfällen. Ist daher immer eine Rechtsberatung nötig?
Rechtliche Beratung ist derzeit immer nötig, weil jeder Fall eine eigene Komplexität mitbringt. Moment befinden sich viele Unternehmen noch in einer "Findungsphase". Wenn es mehr Richtlinien gibt und eine gewisse Routine reinkommt, dann könnte sich das ändern. Aber momentan würden wir die Beratung empfehlen.
Wie lange im Voraus sollte Homeoffice im Ausland denn vorbereitet werden?
Das hängt unter anderem davon ab, ob ein Visum benötigt wird. Visa sind vor allem bei Nicht-EU-Bürgerinnen und -bürgern ein Thema, die in Deutschland arbeiten und Homeoffice oder Mobiles Arbeiten im Ausland planen oder bei Deutschen, die in Nicht-EU-Ländern arbeiten wollen. Da empfiehlt sich eine deutlich längere Vorlaufzeit.
Bei einer Workation raten wir eine Vorlaufzeit von vier bis sechs Wochen an. Das hängt auch von der jeweiligen Staatsangehörigkeit der Mitarbeitenden ab. Auch die Dauer der Tätigkeit im Ausland, die Art der Tätigkeit und das Zielland spielen eine Rolle. Bei einer Visumsbeschaffung etwa für Südafrika sollte man ein halbes Jahr einplanen. Bei einem deutschen Buchhalter, der in Frankreich arbeiten will und das nur zwei Wochen lang – da braucht es keine zwei Wochen, um das zu klären. Handelt es sich wiederum um eine Kollegin, die aus Marokko stammt, greift das Thema des Arbeitserlaubnis in Frankreich. Da sprechen wir dann von einem bis drei Monaten Vorlaufzeit.
In New York ist beispielweise die Workation dagegen nicht möglich. Dort brauchen Mitarbeitende ein Arbeitsvisum, egal wie kurz die Tätigkeit ist. Mit der ESTA-Genehmigung ist die Einreise zum Urlaubszweck möglich. Damit kann nämlich nicht gearbeitet werden. Für ein Work Permit in den USA wäre eine Vorlaufzeit von zwei bis sechs Monaten zu planen.
Was gilt es außer einem möglichen Visum noch zu beachten?
Da fällt mir folgendes Beispiel ein: Wenn ein Vertriebsmitarbeiter aus dem Ausland tätig wird, wäre zu klären inwiefern diese Tätigkeit aus dem Homeoffice das Risiko einer steuerlichen Betriebsstätte für den Arbeitgeber erhöht.
Vertriebsmitarbeitende haben in der Regel einen geschäftsfördernden Aufgabenbereich und werden im Auftrag des Arbeitgebers im Ausland tätig. Wenn so ein Vertriebsmitarbeiter auch noch seinen Wohnsitz ins Ausland verlegt und womöglich Büroräume vor Ort anmietet und dann noch eine Form der Nutzungsbefugnis für diese Räumlichkeiten hat, besteht ein hohes Risiko der Betriebsstättengründung. Das hätte zur Folge, dass das Betriebsergebnis nicht nur in Deutschland, sondern auch im Einsatzland versteuert werden müsste. Manche Länder wie Österreich beispielsweise betrachten Homeoffice-Tätigkeiten von Mitarbeitenden aus anderen Ländern sehr genau.
Ein anderes Beispiel: Ein Mitarbeiter, der zwei Wohnsitze in Deutschland und Spanien hat und von Spanien aus arbeitet, ist unter Umständen lohnsteuerpflichtig in Spanien. Wenn sich der Arbeitgeber darüber keine Gedanken macht, riskiert er durchaus auch Steuernachzahlungen
Wir bekommen beispielsweise oft Fälle, wo Beiträge zur Sozialversicherung in Deutschland bezahlt werden und die Mitarbeiterin jedoch von den USA aus arbeitet. Die Folgen können für den Arbeitgeber teuer werden. Und das passiert leichter, als es sich manche Unternehmen vorstellen: Zum Beispiel, wenn die Mitarbeiterin in einen Verkehrsunfall verwickelt wird und sie Angaben zu ihren Versicherungen machen soll.
Nehmen wir an, ein Mitarbeiter fährt in den Urlaub und arbeitet dann noch zwei Tage von dort aus: Wie ist diese Person krankenversichert?
Die Mehrheit der Unternehmen geht davon aus dass sie für die Krankenversicherung während einer Workation keine Verantwortung übernehmen muss. Die sagen sich: Warum soll ich Kosten für eine Versicherung zahlen, wenn der Mitarbeiter sich frei für den Urlaub und die Anschlusstätigkeit entscheidet? Allerdings sieht das rechtlich anders aus. Denn die private Initiative des Mitarbeiters verpflichtet auch den Arbeitgeber, wenn er der Workation grundsätzlich zugestimmt hat.
§ 17 des Fünften Buches des Sozialgesetzbuches (SGB) verpflichtet Arbeitgeber zur Übernahme von Arztkosten, sofern der Arbeitnehmer in seinem Auftrag im Ausland arbeitet. Schließlich hat das Unternehmen eingewilligt, dass die Tätigkeit im Ausland erbracht wird. Hier besteht noch viel Aufklärungsbedarf. (jk)
