Zwischen Corona, der Rückkehr ins Büro und der Post-Corona-Arbeitswelt: Wie finden Unternehmen »ihren« Weg ins New Normal?
In einer innovativen, komplexen Arbeitswelt werden Unternehmen auch zukünftig über Mischformen in der Zusammenarbeit nachdenken müssen. Die Voraussetzung dafür, dass hybrides Arbeiten funktioniert, ist eine geeignete Infrastruktur sowie die technischen Voraussetzungen für Remote Work. Dokumente sollten nicht auf einem Server liegen, den Mitarbeitende im Home-Office nicht erreichen können. Zudem müssen Teams und Führungskräfte gemeinsam die Balance finden: Welche Arbeit lässt sich auf welche Art und Weise am besten ausführen? Wann braucht es das klassische analoge Treffen, wann reicht es virtuell? Eine Pauschalantwort dafür gibt es nicht, weil das stark mit der jeweiligen Teamkultur zusammenhängt. Aber auch diese gilt es weiterzuentwickeln. Es wäre zu einfach zu sagen »Wir sind so nicht. Deswegen machen wir das nicht.« Auf dem Weg in die neue Arbeitswelt gehört auch ein bisschen Mut zum Ausprobieren dazu.
Dass auch in hybriden Kontexten produktiv gearbeitet werden kann, hat sich für viele Unternehmen bewiesen. Wie kann die Verstetigung von hybriden Arbeitsmodellen gelingen?
Zum einen indem es einen Rahmen gibt, in dem die Bedingungen und Regeln für hybrides Arbeiten klar definiert sind. Mögliche Inhalte eines solchen Rahmens können sein, welche Aufgaben sich überhaupt für hybrides Arbeiten eignen. Zu klären ist, wie viel Planungsverbindlichkeit notwendig ist, damit möglichst wenig administrativer Aufwand entsteht. Wichtig auch: wer entscheidet? Werden die Regeln von oben vor- gegeben oder wie viel Mitsprachemöglichkeiten bestehen in den Teams oder gar beim Einzelnen?
Hybrid hat zudem die Herausforderung, dass ich mich als Führungskraft mit zwei Gruppen innerhalb der Gruppe beschäftigen muss: Wenn ich möchte, dass meine Mitarbeitenden Synergien entwickeln und ihre Arbeit bestmöglich verrichten, muss ich dafür sorgen, dass alle einen ähnlichen Informationsstand haben. Das war vorher eine nicht so hoch priorisierte Führungsaufgabe, weil das fast automatisch passiert ist, als alle Mitarbeitenden im Büro waren.
Das Büro als Ort des Arbeitens wird seine Rolle verändern. Wie wird sich das auf die Bürogestaltung auswirken?
Es gibt zunehmend Unternehmen, die bei der Gestaltung von Neubauten nicht mehr mit der vollen Auslastung kalkulieren, sondern nur noch mit 60 bis 70 Prozent. Wenn ein Neubau entsteht, gibt es idealerweise Anforderungsworkshops, in denen herausgearbeitet wird: Welche Art der Zusammenarbeit haben wir beziehungsweise wollen wir erreichen? Und: Welche baulichen Elemente brauchen wir dafür? Wie gestaltet man einen guten Mix aus Meetingbereichen, Großraumflächen und Räumen für konzentriertes Arbeiten? Bestenfalls werden die Mitarbeitenden von Anfang an in diesen Prozess einbezogen, damit sie ihre Anforderungen direkt einbringen können.
Für viele Menschen waren 2020/2021 die stressigsten Arbeitsjahre überhaupt. Was können Führungskräfte tun, um Überlastungen frühzeitig zu erkennen?
Zu Beginn der Pandemie herrschte eine gewisse Überforderung. Darauf folgte ein wahnsinniger Stolz, dass digitales Arbeiten und digitale Zusammenarbeit so gut funktioniert. Nach dem Motivationshoch kam die Ernüchterung, dass Corona länger anhält als erwartet. In dieser Phase setzte für viele die Anstrengung ein, weil sich im Leben alles veränderte. Was dabei oft vergessen wird – im Beruflichen wie im Privaten: die Rückschau. Oftmals wertschätzt man das Erledigte gar nicht, weil man schon längst im nächsten Projekt steckt. Das führt dazu, dass es keinen Moment des Innehaltens gibt. Es geht nahtlos weiter. Als Führungskraft sollte man darauf achten, zwischendurch auch mal zurückzublicken und sich zu freuen, was man gemeinsam erreicht hat.
Digitales und hybrides Arbeiten hält viele Vorteile bereit, aber es braucht auch Begegnungen, die offline stattfinden. Das bringt zum einen Abwechslung, zum anderen tut man etwas für das Wir-Gefühl im Team. Letztlich kann man diesen Rahmen auch nutzen, um ehrlich Überlastungen zu thematisieren. Eine Führungskraft sollte mit dem Team regelmäßig über Aufgabenverteilung sprechen und hier genau schauen, ob ein ganzes Team oder Einzelpersonen entlastet werden sollten. Leider wird häufig zu spät reagiert, wenn Mitarbeitende aber auch Führungskräfte bereits sehr deutliche Spuren von Überbeanspruchung zeigen.
Manche Produktivitätssteigerung im Home-Office scheint auch mit einer zunehmenden »Durchtaktung« zusammenzuhängen: morgens und mittags drei Meetings ohne Pause und in der Mittagspause noch schnell die E-Mails checken. Wie können Leistung und Produktivität in einen gesunden Einklang gebracht werden?
Ähnlich wie im Büro sollte ich mir auch zuhause eine Routine zulegen. Viele Menschen haben mir erzählt, dass ihnen der Weg zur Arbeit fehlt, weil sie dabei so gut abschalten konnten. Meine Empfehlung: trotzdem rausgehen und eine halbe Stunde vor der Arbeit spazieren gehen. Zuhause muss ich mir eigene Rahmenbedingungen schaffen und bewusst reflektieren: Wie arbeite ich? Was tut mir gut dabei? Das kann auch mal ein Ortswechsel oder das Blocken von Meeting-freien Zeiten im Kalender sein. (hp)
(Das Interview führte Caroline Günther)
Das Interview ist in der ZfK-Mai-Ausgabe erschienen. Zum Abo geht es hier.
