Fragt man „ChatGPT“ danach, warum Personalverantwortliche KI einsetzen sollten, erhält man eine geradezu euphorische Antwort. Die KI schließt ihre Ausführungen jedoch mit dem Hinweis ab, dass die bereitgestellten Informationen kritisch geprüft werden sollten, um mögliche Fehler zu identifizieren. Und – wie üblich bei einer KI – ohne dass die Antwort durch Quellenverweise nachvollzogen werden kann.
Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) hat deshalb 752 Personalverantwortliche direkt befragt und empirische Daten zum sinnvollen Einsatz von KI in der Personalarbeit in den kommenden fünf Jahren erhoben.
Entlastung von Routineaufgaben
Die Befragten erhoffen sich von einer KI-Unterstützung am häufigsten Entlastung bei routinemäßigen und zugleich zeitaufwändigen Aufgaben (61 Prozent). Dies kann von der Lohnabrechnung über die Urlaubsplanung bis hin zur Erstellung von Schichtplänen reichen.
Die Forschenden betonen: Auch wenn dies einen guten Einstieg in die KI-Welt darstellt, sollten andere betriebliche Bereiche ebenfalls regelmäßig auf aktuelles KI-Unterstützungspotenzial überprüft werden.
Auswertung großer Datenmengen
Einer der Bereiche, in denen KI ihre Mustererkennungs-Algorithmen optimal einsetzen kann, ist die Analyse großer Datenmengen.
In sozialen Medien beispielsweise finden sich Daten, die für Rekrutierungsaktivitäten relevant sind. Für Personalabteilungen ist es jedoch zeit- und kostenintensiv, die Vielzahl dieser digitalen Kanäle gleichzeitig zu überwachen. Daher wünschen sich 28 Prozent der befragten Personalverantwortlichen, dass KI künftig dabei unterstützt, proaktiv interessante Kandidatinnen und Kandidaten zu identifizieren.
Diese Herausforderung zeigt sich auch im Bereich der Weiterbildungsangebote, wo der Markt eine umfangreiche und je nach Anbieter unterschiedlich strukturierte Datenmenge umfasst. KI-gesteuerte Systeme könnten, so die Empfehlung der Wissenschaftler:innen, den Weiterbildungsmarkt ebenfalls systematisch überwachen und die Informationen gemäß spezifischen betrieblichen Vorgaben aufbereiten.
Individuelle Mustererkennung
40 Prozent der befragten Personalverantwortlichen halten zudem eine KI-Unterstützung beim laufenden Abgleich der verfügbaren Weiterbildungsangebote mit den individuellen Kenntnissen der Beschäftigten und den betrieblichen Anforderungen für sinnvoll. Die für eine solche Mustererkennung notwendigen Daten liegen in den meisten Personalabteilungen bereits vor.
Aufgrund der Nutzung unterschiedlicher Softwaresysteme – etwa zur Dokumentation aktueller Tätigkeitsprofile und von absolvierten oder angestrebten Weiterbildungen – existieren jedoch häufig unverbundene Datenpools. Laut den Studienautor:innen dürfte die sinnvolle Zusammenführung möglichst vieler Einzeldatensätze durch KI für viele Firmen ein umfangreiches Entwicklungsprojekt darstellen. Dieses Hindernis könnte erklären, warum nur 14 Prozent der Befragten ein erhebliches Unterstützungspotenzial von KI bei der Identifikation individuell erfolgversprechender Karrierepfade erwarten.
Formulierung von Stellenanzeigen
Über die Hälfte der Befragten erwartet, dass KI bei der Formulierung von Stellenanzeigen eine sinnvolle Unterstützung bieten kann. Gleichzeitig rechnet nur knapp ein Drittel mit einer sinnvollen KI-Hilfe beim Sichten und Sortieren von Bewerbungen.
Diese unterschiedliche Einschätzung der "textbasierten" KI-Einsatzbereiche überraschte die Forschenden: Die Erstellung inhaltlich fehlerfreier Texte stellt für viele KI-Systeme nach wie vor eine Herausforderung dar, da Lücken oft unsauber gefüllt werden. Die einheitliche Strukturierung und Verdichtung vorhandener Texte, wie das Sichten und Sortieren von Bewerbungen, gelingt den meisten KI-Systemen jedoch in der Regel fehlerfrei. Die Personalverantwortlichen scheinen die Stärken der Künstlichen Intelligenz hier anscheinend nicht richtig einzuschätzen.
Persönlicher Kontakt im Bewerbungsprozess
Nur 15 Prozent der Befragten halten eine Unterstützung durch KI bei der Erstellung individueller Texte in der direkten Kommunikation, etwa bei der Beantwortung von Fragen der Bewerber:innen, für sinnvoll. Eine deutliche Mehrheit sieht hier weiterhin eine klare Domäne des Menschen.
Aus HR-Perspektive ist dies plausibel: Die Kommunikation mit Interessenten oder Bewerbenden geht über eine bloße automatisierte Informationsbereitstellung hinaus und stellt bereits einen ersten Schritt eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses dar. Schon die ersten Kommunikationsschritte führen zu einem realistischen gegenseitigen Kennenlernen. Eine KI kann der hohen personalpolitischen Bedeutung dieses Prozesses – zumindest in den kommenden fünf Jahren – nicht gerecht werden, so die Forschenden.
Mehr Optimismus größerer Firmen
In größeren Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten liegt der Anteil der Optimisten hinsichtlich einer KI-Unterstützung in verschiedenen Aufgabenbereichen 20 oder mehr Prozentpunkte höher als in kleineren Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten. Dabei könnten gerade kleinere Unternehmen von einer KI-Unterstützung profitieren, da sie häufig keine eigene Personalabteilung haben. KI-Tools, die beispielsweise auf Social-Media-Plattformen nach geeigneten potenziellen Mitarbeitenden suchen, bieten hier eine wertvolle Hilfe.
Zudem schätzen Personalverantwortliche aus Unternehmen, die derzeit Azubis ausbilden, das Unterstützungspotenzial von KI in den meisten Aufgabenbereichen optimistischer ein als Unternehmen, die aktuell nicht in der dualen Berufsausbildung aktiv sind. (bs)
