Nach welchem Projektmanagement-Ansatz werden bei der Wemag-Netz GmbH Projekte gesteuert und warum haben Sie sich für diese Vorgehensweise entschieden?
Oliver Rogasch, Leiter Digitale Transformation der Wemag Netz GmbH: Wir verwenden hauptsächlich traditionelle Projektmanagementmethoden, jedoch gibt es gelegentlich Schwierigkeiten bei der Steuerung von Projekten nach diesem (klassischen) Ansatz. Dies kann unter anderem auf ständig ändernde Anforderungen durch externe und interne Faktoren sowie parallel entstehende Änderungswünsche zurückgeführt werden. Um diese Herausforderungen zu meistern, verwendet die Wemag-Netz GmbH die Software (JIRA) als Grundlage für das Workflowmanagement. Anforderungen werden aufgenommen, bewertet und priorisiert, und die Umsetzung erfolgt in Sprints, wobei künftige Backlog-Items für spätere Sprints aufgenommen werden.
Welche konkreten Vorteile bringt das mit sich?
Rogasch: Agile Methoden ermöglichen es unseren Projektteams, flexibel auf Änderungen und Anforderungen im Projektverlauf zu reagieren. Durch die Verwendung von agilen Methoden, wie Scrum oder Kanban, wird die Arbeit in kleinen, schnell abgeschlossenen Schritten durchgeführt. Dies ermöglicht es dem Team, schneller auf Änderungen zu reagieren und auf Feedback von Stakeholdern und Kunden einzugehen.
Doḡukan Arman, Senior Consultant und Scrum Master der Horizonte-Group AG: Darüber hinaus ist Transparenz ein weiterer wichtiger Vorteil von agilen Methoden. Durch die Verwendung von Tools wie JIRA, können alle Beteiligten den Fortschritt des Projekts jederzeit verfolgen und einsehen. Die Dokumentation des aktuellen Status und der bisherigen Ergebnisse, sowie die Einsehbarkeit des aktuellen Bearbeitungsstandes und der künftig geplanten Sprints ermöglicht es dem Team, schnell und effektiv zu handeln.
Ein weiterer Vorteil von agilen Methoden ist, dass das Monitoring des Projektmanagements einfacher wird. Regelmäßige Meetings, wie das Daily Scrum, ermöglichen es dem Team, den Fortschritt des Projekts zu überwachen und Probleme schnell zu erkennen und zu lösen. Ein starker Fokus auf die Beteiligten im Team ist ein weiterer Vorteil des agilen Ansatzes. Im Scrum-Team arbeiten alle Beteiligten eng zusammen, um gemeinsam die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Dies ermöglicht es dem Team, schnell und effektiv zu handeln und Probleme zu lösen.
Agile Methoden ermöglichen auch frühzeitige Teilinbetriebnahmen, etwa von neuen Funktionen, was zu frühen Erfolgen führen kann. Durch die flexible Priorisierung von Aufgaben können ständig ändernde Anforderungen und Einflüsse, wie Gesetze, technische Rahmenbedingungen oder strukturelle Veränderungen, schnell und effektiv umgesetzt werden.
Doḡukan Arman, (Senior Consultant und Scrum Master der HORIZONTE-Group AG.
Bild: © Horizonte-Group
Doḡukan Arman, Senior Consultant der Horizonte-Group AG
Bild: © Horizonte-Group
Frage: Was müssen denn Unternehmen beim Einsatz agiler Methoden beachten?
Arman: Ein wesentlicher Unterschied zwischen agilen und klassischen Projektmanagementmethoden liegt in der Rolle und den Aufgaben der Beteiligten. Im klassischen Projektmanagement hat die Projektleiter*in eine starke Führungsposition und trägt die Verantwortung für die Planung, Umsetzung und Kontrolle des Projekts. Im Gegensatz dazu hat im agilen Projektmanagement das gesamte Team eine größere Verantwortung und trägt gemeinsam die Verantwortung für den erfolgreichen Abschluss des Projekts.
Ein weiterer Unterschied besteht in der Etablierung agiler Werte (Commitment, Fokus, Courage, Respect und Openness) im Changeprozess. Im agilen Projektmanagement werden diese Werte in den Projektprozess eingebettet und dienen als Leitfaden für das Verhalten und die Zusammenarbeit im Team. Im klassischen Projektmanagement sind diese Werte in der Regel nicht so stark verankert und die Zusammenarbeit im Team und die Umsetzung von Veränderungen werden eher hierarchisch gesteuert.
Bewährt sich die agile Arbeitsweise bei der Digitalisierung der Infrastrukturprozesse bei der Wemag Netz?
Rogasch: Trotz anfänglicher Herausforderungen, die sehr typisch für einen „Change“ sind, stellen wir nach ca. 1,5 Jahren fest, dass sich die hybride agile Arbeitsweise, die wir im Hause zusammen mit der Horizonte-Group geschaffen haben, bei der Digitalisierung des EEG-Prozesses bewährt hat. Wir können den Prozess durch die gewonnene Datenlage heute besser beobachten, Schwachstellen sofort identifizieren und entsprechend gegensteuern. Die Optimierungen brachten uns zusätzlich große Einsparungen hinsichtlich manueller Aufwände im Output-Management.
Frage: Was macht die agile Herangehensweise in Ihrem Fall vorteilhaft im Einsatz?
Rogasch: Wir sehen deutlich, dass wir flexibel mit unseren Anforderungen an die Systeme umgehen können. Beispielsweise können gesetzliche und organisatorische Änderungen effizient an das Scrum-Team übermittelt und bearbeitet werden, ohne dass größere Entwicklungs- und Kommunikationsaufwände entstehen und wir uns immer auf die größtmögliche Wertschöpfung für unsere Kunden und der Wemag Netz GmbH konzentrieren können. Zudem spielte hier der modulare Aufbau unseres neuen Workflowsystems eine sehr große Rolle. Auch dieses Ergebnis haben wir dem empirischen Vorgehen bei der agilen Entwicklung zu verdanken. Das Scrum-Team hat durch eigene Erkenntnisse („Retrospektive“) aus dem Projekt die Entwicklungsstrategie im Workflowsystem optimiert.
Die transparente Arbeitsweise, die durch den Einsatz von Kanban-Boards in Verbindung mit einer agilen Plattform genutzt werden, war bereits vereinzelt in unserem Unternehmen vorhanden. Jedoch war das Potenzial in der Entwicklung unserer Prozesse bisher nicht ausgeschöpft. Durch den intensivierten Einsatz unserer bereits vorhandenen Tools und der Transformation unserer eher klassischen Prozessentwicklung, hin zu einer agilen, haben wir uns auf einen Weg der kontinuierlichen Verbesserung begeben und bereits die ersten Meilensteine auf diesem Wege erreicht. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die neue Arbeitsweise bei allen Mitwirkenden ein ganz anderes Mindset benötigt. Heute können wir uns die Entwicklung des Workflowsystems ohne agiles Mindset und Rahmenwerk nicht mehr vorstellen. (sg)
