Wir befinden uns auf einem guten Weg. Der digitale Wandel hat sich branchenübergreifend zu einer zentralen Stütze der Unternehmensstrategien entwickelt. Auch dass sich weiteres Wachstum und die Erschließung neuer Geschäftsfelder nur auf digitalen Wegen bestreiten lassen, hat sich im Bewusstsein verankert.
Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer des Digitalverbands Bitkom, fasst es passend zusammen: „Die Digitalisierung ist weder Spielerei noch Luxus, sondern ein Pflichtprogramm für den gesamten öffentlichen Sektor“.
Digitalisierungsbudgets steigen
Dass sich auch die Energiewirtschaft mitten im digitalen Aufwärtstrend befindet, zeigt die Studie Digital@EVU, die jährlich vom Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft (BDEW), der Unternehmensberatung Kearney und dem EU-Projekt IMP3ROVE in Auftrag gegeben wird. Mehr als 120 Energieversorgungsunternehmen aller Wertschöpfungsstufen und Größenklassen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz haben sich an der aktuellen Ausgabe vom Oktober 2020 beteiligt.
Das erfreuliche Ergebnis: 77 Prozent planen oder verfügen bereits über eine Digitalisierungsstrategie, mehr als 85 Prozent erwarten eine Steigerung des Digitalisierungsbudgets in den kommenden Jahren.
Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung
Eine weitere interessante Erkenntnis: Digitalen Workflows wird in der gegenwärtigen Transformation eine entscheidende Rolle zugeschrieben. Die für Digital@EVU befragten Unternehmen erachten sie als einen der drei wirkmächtigsten Hebel für künftige Kostenreduktionen. Dies wiederum untermauert die hohe Relevanz innovativer Lösungen für Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung.
Denn Fakt ist: Der kommunale Sektor digitalisiert sich nicht von allein. Eine erfolgreiche Transformation braucht maßgeschneiderte Lösungen, die eine branchenübergreifende Vernetzung und Automatisierung ermöglichen und zugleich strengste Sicherheits- und Datenschutzvorgaben erfüllen.
Koppelung ans BPM-System
Hier kommen neuartige, softwarebasierte Dokumentenaustauschlösungen ins Spiel. Sie verbinden bereits im Unternehmen vorhandene E-Mail-Systeme mit den Kommunikationswegen Next Generation Document Exchange, Fax, SMS und Voicemail zu einer modernen Unified-Communications-Lösung. Des Weiteren sind sie in der Lage, hybride – also von Mensch und Maschine lesbare – Dokumente zu übertragen und verbinden so papiergebundene mit digitalen Prozessen.
Werden die Lösungen mit einem BPM-System gekoppelt, können Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Das Ergebnis ist ein manipulations- und rechtssicherer digitaler Dokumentenaustausch und die Möglichkeit, zeitraubende manuelle Tätigkeiten bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen zu automatisieren.
Hyperlinks und Applikationen werden ausgeschlossen
Die Dokumente selbst werden revisions- und rechtssicher sowie DSGVO-konform und inklusive Metadaten und Verschlagwortung direkt in das E-Mail-Postfach des Empfängers übertragen. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen – über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden – sind automatisch von der Übertragung ausgeschlossen.
Wie wichtig ein manipulationssicherer Dokumentenaustausch ist, macht die steigende Anzahl von Hackerangriffen auf Energieversorger deutlich. Bislang gerät die digitale Kommunikation hier an ihre Grenzen, denn Dokumente können auf dem Weg zwischen Sender und Empfänger leicht manipuliert werden. Moderne Dokumentenaustauschlösungen schließen diese Lücke. Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzen sie auf ein Zusammenspiel aus symmetrischer und asymmetrischer Verschlüsselung. Damit sind sowohl das Dokument selbst als auch sein Transportweg kodiert.
Anbindung an mobile Endgeräte
Ein weiterer Pluspunkt: Die Lösungen lassen sich problemlos an mobile Endgeräte wie Smartphones, Laptops oder Tablets koppeln. Schriftstücke und Sprachnachrichten werden so auch ortsunabhängig versendet und empfangen und Arbeitsprozesse sicher und verlustfrei aufrechterhalten. Dies kommt insbesondere Mitarbeitern entgegen, die im Schichtbetrieb oder auf Abruf aktiv sein müssen. Auch der Wechsel ins Homeoffice wird so wesentlich einfacher. Ein nicht unwesentliches Argument, denn 62 Prozent der von Bitkom befragten Berufstätigen sprechen sich für eine Weiterführung der Homeoffice-Pflicht aus, bis die Pandemie vorüber ist.
Branchenübergreifende Zusammenarbeit
Wie Metin Fidan, Partner der Consulting-Gesellschaft EY und Leiter Energiesektor für die DACH-Region erklärt, pflegt die Energiewirtschaft bereits viele Überschneidungen mit anderen Branchen. Dies stützt auch eine im August 2020 veröffentlichte Befragung von 166 Stadtwerken durch den BDEW und EY. Hoch sind auch die Erwartungen an eine Zusammenarbeit mit Unternehmen anderer Branchen, etwa der Wohnungswirtschaft: Insgesamt 85 Prozent der Befragten sehen hier eine große Chance.
Auch hier unterstützen die neuen Dokumentenaustauschlösungen, denn sie lassen sich branchenübergreifend einsetzen, machen Insellösungen obsolet und eine durchgängige Bearbeitung von digitalen Dokumenten möglich. Beste Voraussetzungen, um die Digitalisierung und Vernetzung im Energiesektor voranzutreiben.
Stephan Leschke ist Vorstandsvorsitzender der Ferrari electronic AG, einem Softwareentwicklungs-Unternehmen in Teltow (Brandenburg)
