Von:
Christopher-Ulrich Böcker (links), Partner Tax, und
Thomas Schmidt, Director Tax,
KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Eine wesentliche Änderung des Wachstumschancengesetzes 2023 ist die verpflichtende Ausstellung von elektronischen Rechnungen („E-Rechnungen“) zwischen inländischen Unternehmen.
Im öffentlichen Auftragswesen hat die elektronische Rechnungsstellung bereits vor längerer Zeit Einzug gehalten. Neben Gebietskörperschaften sind auch kommunale Einrichtungen und Gesellschaften verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen, die den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der landesspezifischen Ausprägung entsprechen („Annahmeverpflichtung“). Allerdings unterscheiden sich die Regelungen hier von Bundesland zu Bundesland.
Erweiterung des Anwenderkreises für E-Rechnungen
Die Verpflichtung, E-Rechnungen auszustellen, betrifft Leistungen zwischen umsatzsteuerlichen Unternehmern (B2B). Auf die Rechtsform des Unternehmens kommt es nicht an. Der Anwendungsbereich beschränkt sich auf im Inland ansässige Unternehmen.
Sowohl Gebietskörperschaften im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit als auch kommunale Einrichtungen werden – unabhängig von den einzelnen Ländergesetzen – von der E-Rechnung betroffen sein. Im Zuge der Umstellungsarbeiten nach § 2b UStG müssen daher auch die elektronischen Abrechnungsprozesse betrachtet werden.
Anwendungszeitpunkt
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt ab 1.Januar 2025. Für die Umsetzung wurden Übergangsfristen bis 2027 gewährt. Bis einschließlich 2026 wird der Versand von „sonstigen Rechnungen“ (zum Beispiel Papier- und PDF-Rechnungen) zulässig sein. Ab 2027 greifen diese Ausnahmen jedoch nur für kleinere Unternehmen und für besondere Tatbestände (u. a. Kleinbetragsrechnung, Fahrausweise).
Der Empfang von E-Rechnungen muss bereits ab 1. Januar 2025 gewährleistet sein. Zustimmungs- oder Informationspflichten des Rechnungsempfängers bestehen bei Verwendung einer E-Rechnung nicht. Zivilrechtliche Abreden zwischen den Unternehmen sind bis zur verpflichtenden Anwendung ab 1. Januar 2027 (unter bestimmten Voraussetzungen noch darüber hinaus) möglich und sinnvoll, wenn die Implementierungsprozesse zum Empfang noch nicht abgeschlossen sind.
Zukünftiges Rechnungsformat
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm „EN16931“ entsprechen. Erfüllt werden die Formatanforderungen heute schon durch die XRechnung oder das hybride ZUGFeRD-Format. Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Teil führend, d. h. bei Abweichungen zwischen dem XML-Teil und der PDF-Ansicht kommt es auf den Inhalt des XML-Teils an.
Für den Empfang einer E-Rechnung kommen unterschiedliche Wege in Betracht, zum Beispiel über ein E-Mail-Postfach oder auch ein (Kunden-/öffentliches) Portal. Unternehmen müssen sich auf diese unterschiedlichen Übermittlungswege einstellen und ihre Prozesse anpassen.
Gültigkeit des EDI-Verfahrens
Das etablierte Electronic Data Interchange Verfahren („EDI-Verfahren“) kann weiterhin angewendet werden. Voraussetzung ist, dass die notwendigen Informationen richtig und vollständig in ein EN16931-konformes Format extrahiert werden können. Ist dies nicht der Fall, können die im EDI-Verfahren verwendeten Rechnungsformate zumindest noch bis Ende 2027 verwendet werden.
Besondere Fragestellungen der Energie- und Wasserwirtschaft
Unternehmen der Energie- und Wasserwirtschaft erbringen eine Vielzahl an Leistungen für wechselnde Leistungsempfänger. Der leistende Unternehmer wird aus den vorhandenen Daten nicht erkennen, ob es sich beim Leistungsempfänger um einen Unternehmer handelt. Für die Umsetzung werden Abfragen beim Kunden zu deren Unternehmereigenschaft notwendig. Im Massengeschäft wird es hier zu Kundenrückfragen, fehlerhaften Rückmeldungen oder ausbleibenden Antworten kommen. Fraglich bleibt auch, welcher Aktualisierungsrhythmus erforderlich ist und ob eine Verpflichtung zur Aktualisierung besteht.
Der Bundesverband der Energie und Wasserwirtschaft spricht sich für Erleichterungen aus. So hat der Verband beim Bundesfinanzministerium angeregt, dass eine einmalige Abfrage genügen solle; eine laufende Überprüfung solle dem leistenden Unternehmer nicht obliegen. Für ausbleibende Antworten dürfe unterstellt werden, dass keine Verpflichtung zur E-Rechnung besteht. Ebenso sollen für gutgläubige Rechnungsaussteller keine Sanktionen i.S.d. § 26a UStG greifen.
Die Integration weiterer verpflichtender Angaben in eine E-Rechnung, etwa nach dem Energiewirtschaftsgesetz, ist noch nicht vollständig geklärt. Das Bundesfinanzministerium sieht vor, dass ergänzende Angaben in einem integrierten Anhang aufgenommen werden können. Es bestehen jedoch Unsicherheiten, in welcher Form dieser Anhang integriert sein muss und welche Anforderungen aus steuerlicher und rechtlicher Sicht an derartige Anlagen (z. B. Format, maschinelle Auswertbarkeit) bestehen. Es bleibt abzuwarten, inwieweit das Bundesfinanzministerium Klarheit und Erleichterungen schafft.
Ausblick: Planung des elektronischen Meldesystems
Die E-Rechnung soll ein erster Schritt für ein elektronisches Meldesystem sein. Dieses Meldesystem soll Teile der Steuerdeklarationen ersetzen (z. B. zusammenfassende Meldungen). Dabei sollen Meldungen sowohl für grenzüberschreitende B2B-Umsätze als auch für nationale B2B-Umsätze vorgenommen werden.
Ein „Clearingverfahren“ wird nicht angestrebt, das heißt, der Rechnungsaustausch soll zwischen Aussteller und Empfänger stattfinden, ohne dass die Finanzverwaltung die Rechnung vorab genehmigt oder die Zustellung über die Finanzverwaltung stattfindet (wie etwa in Italien). Start dieses Meldewesens soll frühestens der 1. Januar 2028 sein; ein Gesetzesvorschlag wurde noch nicht veröffentlicht. Aufgrund der Verschiebung des auf EU-Ebene geplanten Meldesystems auf mindestens 2030 erscheint es wahrscheinlich, dass auch in Deutschland ein Meldesystem erst zu diesem Zeitpunkt eingeführt wird. (sg)
