Von: Jennifer Ritz, Senior Content Marketing Manager bei Timly

Arbeitsmittel müssen funktionieren und in ausreichender Anzahl vorhanden sein. Gerade im Kundendienst und besonders bei Notdiensteinsätzen in der Nacht und am Wochenende. Dabei können die systematische Erfassung und Verwaltung anstehender Pflichttermine in einer Software hilfreich sein.

Doch der Blick auf die Arbeitsmittel alleine greift zu kurz: Eingesetzte Mitarbeiter benötigen häufig besondere Qualifikationen, die in Zertifikatskursen oder anderen Schulungen erworben werden. Der Ansatz von Timly ist es, beide Anforderungen miteinander zu verknüpfen.

Schulungsplaner und Inventarverwaltung – logische Schnittstellen

Werkzeuge und Maschinen in einer effizienten Inventarverwaltung systematisch zu erfassen, ist hilfreich bei der Disposition von Arbeitsmitteln. Eine Inventarsoftware speichert Informationen wie zum Beispiel technische Details, Standorte und persönliche Verantwortlichkeiten. Letztlich sind dem Umfang der erfassten Daten jedoch kaum noch Grenzen gesetzt, wenn für die Inventarverwaltung Software zum Einsatz kommt. Bedienungsanleitungen, Arbeitsanweisungen und Protokolle durchgeführter Wartungen gehören zu den Dokumenten, die sich in einer digitalen Geräteakte ablegen lassen.

Anstehende Termine nimmt ein Wartungsplaner auf. Auch das Einbinden von IoT-Sensoren, etwa zum Tracken von Standorten, gehört zum gängigen Funktionsumfang. Sogar wenn die jährliche Inventur ansteht, ist der bereits erfasste Bestand nützlich – es muss nur noch der Abgleich bei der körperlichen Bestandsaufnahme im Inventur-Modus durchgeführt werden.

Bei der Zuteilung von geeigneten Mitarbeitern liegt der Gedanke nahe, Verantwortlichen eine Hilfestellung zu geben, ob erforderliche Qualifikationen vorliegen und gültig sind. Um hier allerdings kein datenschutzrechtliches Problem zu bekommen, müssen Prinzipien der Datensparsamkeit und der Datensicherheit beachtet werden.

Digitale Inventarverwaltung mobil – so funktioniert das Konzept

Die digitale Inventarverwaltung benötigt einen zentralen Speicherort, auf den Verwaltung und Mitarbeiter vor Ort gleichermaßen Zugriff haben. Auch im Netzwerk freigegebene Excel-Dateien eignen sich dafür nur bedingt. Spezialisierte Inventarsoftware setzt daher auf cloudbasierte Lösungen, die eine Mehrbenutzerfähigkeit und – abhängig vom verfolgten Zweck – dynamische Benutzeroberflächen bieten.

Entsprechende Anwendungen integrieren die notwendigen Sicherheitsmechanismen, die sich an den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) orientieren müssen. Gerade wenn auch Personaldaten enthalten sind, ist eine Einschränkung von Zugriffsmöglichkeiten über Benutzerberechtigungen Pflicht.

Für die Inventarverwaltung App einsetzen

Damit in der Inventarverwaltung Eintragungen direkt vor Ort vorgenommen werden können und Informationen nicht nur für die Verwaltung zugreifbar sind, ist eine praxistaugliche Schnittstelle erforderlich. Für Smartphones und Tablets optimierte Apps lassen sich unabhängig von Licht- und Wetterverhältnissen bedienen. Werden Arbeitsmittel etwa mit QR-Codes gekennzeichnet, dient die Kamera zugleich als Barcode-Scanner. Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, den Empfang übergebener Arbeitsmittel zu dokumentieren und sich vom ordnungsgemäßen Wartungszustand zu überzeugen. Vorgesetzte erhalten eine einfache Option, für ein Tätigkeit infrage kommende Mitarbeiter zu filtern und sich von der Aktualität notwendiger Zertifizierungen zu überzeugen.

Die Stadtwerke Singen nutzen Timly beispielsweise, um Schulungen nach Vorgaben des Deutschen Vereins des Gas- und Wasserfachs e.V. (DVGW) zu organisieren sowie Nachweise zu verwalten. Die in der Software integrierte digitale Personalakte hilft dort, das Vorliegen und die Aktualität von Berechtigungen, Unterweisungen und sonstigen Kenntnissen zu überwachen. Der Schulungsplaner, aus dem auch Gültigkeitszeiträume hervorgehen, sorgt für eine einfachere Koordination des Fortbildungsbedarfs.

Sicherheit und effektive Nutzung von Ressourcen

Für Verwaltung und Koordination von Inventar Software einzusetzen, fördert eine bessere Ausnutzung von Ressourcen. Das Monitoring von Arbeitsmitteln hilft dabei, vorhandene Assets effektiv zu verteilen, dadurch Mängel zu beseitigen und auch Überkapazitäten zu vermeiden. Geht es um kritische Infrastrukturen, wie der Gewährleistung der Versorgungssicherheit durch Stadtwerke, dient eine Verknüpfung mit Qualifikationen des eingesetzten Personals direkt der Einhaltung notwendiger Qualitätsstandards - und damit einer Erhöhung der Sicherheit. (sg)