Bereits 2017 hatte das Stadtwerk am See darüber nachgedacht, sich mit der Heiz- und Nebenkostenabrechnung als Dienstleister für die Wohnungswirtschaft zu etablieren. Heute ist das neue Geschäftsfeld am Nordufer des Bodensees nicht nur etabliert, sondern verzeichnet auch ein deutliches Wachstum.
Zuletzt wurden in einem Objekt mit 200 Wohneinheiten insgesamt 1.600 Messgeräte installiert – eines der größeren Projekte des Stadtwerks am See. Die digitale Basis für das neue Angebot liefert die P/5-Heiz- und Nebenkostenabrechnung der Wilken Software Group.
Neuland für das SWSee
Mit dem Einstieg in die Heiz- und Nebenkostenabrechnung betrat das Stadtwerk am See 2017 gleich mehrfach Neuland. Denn zu diesem Zeitpunkt hatten nur sehr wenige andere Stadtwerke eine entsprechende Dienstleistung im Portfolio. Und auch die Zahl der verfügbaren Softwarelösungen war sehr überschaubar. „Unser Ziel war es natürlich, die Ablese- und Abrechnungsprozesse so effizient und automatisiert wie möglich abzubilden.
Bei der Messdatenübertragung stand mit LoRaWAN eine entsprechend einfach zu handhabende Technologie zur Verfügung. Bei der Suche nach einer integrierbaren Abrechnungslösung taten wir uns jedoch zunächst schwerer“, erinnert sich Stephan Köppel vom Projektmanagement Office beim Stadtwerk am See, an die Anfänge. Da der langjährige Softwarelieferant Wilken das Modul für die Heiz- und Nebenkostenabrechnung 2017 noch nicht fertiggestellt hatte, entschied sich das Team, mit einer Übergangslösung in die Pilotierung zu starten.
Anforderungen an Fernauslesung steigen
„Es stellte sich schnell heraus, dass diese Vorgehensweise alles andere als ideal war. Denn der Automatisierungsgrad war unbefriedigend und die Integrationsmöglichkeiten in unsere bestehende Systemlandschaft sehr schlecht. Gleichzeitig stiegen mit der neuen unterjährigen Verbrauchsinformation UVI die Anforderungen an die Fernauslesung, die wir nur mit einem moderneren und flexibleren System erfüllen konnten“, berichtet Stephan Köppel. Deshalb entschied sich das Stadtwerk am See Anfang 2022 für die Migration auf das neu entwickelte System der Wilken Software Group.
Durch die tiefe Integration der P/5-Heiz- und Nebenkostenabrechnung in die Branchenlösung von Wilken konnte die Prozesseffizienz in vielen Abläufen schnell gesteigert werden. Dazu trug vor allem die Integration des Gerätemanagements bei, die für einen durchgängigen Informationsfluss und mehr Datentransparenz sorgt.
Ampassung der Strukturen
Darüber hinaus mussten aber auch Anpassungen umgesetzt werden, nicht nur um den neuen gesetzlichen Anforderungen etwa im Bereich UVI gerecht zu werden. Insbesondere die Ausprägung der HeiWaKo-Schnittstelle zum Datenaustausch mit den Hausverwaltern und dem Messdienstleister erwies sich als aufwändiger. „Hier gibt es nicht nur unterschiedliche Versionsstände im Feld, die Schnittstelle beinhaltet durchaus auch größere Interpretationsspielräume und ist daher bei verschiedenen Hausverwaltungen unterschiedlich ausgeprägt und musste jeweils entsprechend angepasst werden“, so Daniel Maucher vom Projektmanagement beim Stadtwerk am See.
Gleiches galt für die zunächst in einem LoRaWAN-Backendsystem gespeichert Daten zur Messwertübermittlung an das Abrechnungssystem. „Auch diese Struktur passte zunächst nicht und musste an die Import-Ablesestruktur im Wilken-System angepasst werden“, berichtet Stephan Köppel.
Optimale Prozesse mit möglichst wenig Personaleinsatz gewünscht
Die Migration auf die P/5-Heiz- und Nebenkostenabrechnung konnte schließlich wie geplant zum Jahreswechsel abgeschlossen werden und die ersten Abrechnungen wurden Anfang 2023 über das neue System abgewickelt. Danach lag der Fokus auf der weiteren Optimierung und Automatisierung: „Niedrige Prozesskosten sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor, um in diesem Markt bestehen zu können. Denn die großen Player haben bei der Preisgestaltung durchaus Spielräume und nutzen diese natürlich auch. Das heißt, man braucht optimale Prozesse mit möglichst wenig Personaleinsatz“, stellt Stephan Köppel fest.
Doch nicht nur der Preis zählt, auch Qualität und Zuverlässigkeit spielen für die Unternehmen der Wohnungswirtschaft eine wichtige Rolle bei der Auswahl des Abrechnungsdienstleisters. „Hier konnten wir in den letzten Jahren unsere Stärken als regionaler Partner, den man kennt und direkt ansprechen kann, voll ausspielen. Hat man sich hier in einem ersten Objekt bewährt, folgen schnell weitere, und das nicht nur im Neubau, sondern durchaus auch im Bestand“, so Daniel Maucher. Entsprechend positiv hat sich das Geschäftsfeld Heiz- und Nebenkostenabrechnung entwickelt.
Erste Testversion im Betrieb
Inzwischen konnte das Portal für Wärmekunden in einer ersten Testversion in Betrieb genommen werden, über das unter anderem die monatlichen Verbrauchs- und Kosteninformationen für Mieter und Eigentümer zur Verfügung gestellt werden.
In der zweiten Hälfe des Jahres folgt ein weiteres Portal, das auf die Bedürfnisse der Hausverwaltungen zugeschnitten ist – für Stephan Köppel der nächste wichtige Baustein: „Das Schöne an beiden Lösungen ist, dass die einzelnen Optionen bedarfsgerecht gebucht werden können. Denn nicht jeder nutzt alle Möglichkeiten. Während große Hausverwaltungen heute am liebsten alles digital abwickeln, bestehen kleinere noch auf der Übermittlung von PDFs oder gar auf Papier. Dass wir flexibel auf die unterschiedlichen Anforderungen eingehen können, ist ein weiterer Pluspunkt für unsere Position hier vor Ort.“ (sg)
