Marktprozesse im Energieversorgungssektor müssen seit über einem Jahrzehnt durch gesetzliche Regularien zyklisch angepasst werden. „Die gegenseitige Abhängigkeit zwischen verschiedenen Marktrollen sowie der Trend zu modernen Messeinrichtungen sorgen hier für eine steigende Komplexität des Meter-2-Cash-Prozesses bei Energieversorgern“, sagt Hannes Geyer, Projektmanager und Solution Architekt bei der Cronos Unternehmensberatung GmbH.
Damit wachse der Bedarf nach Prozesstransparenz und Optimierung für alle Marktrollen – und damit die Nachfrage nach idealen Process-Mining-Tools. Doch welchen Nutzen bringt die Technologie für den Meter-2-Cash(M2C)-Prozess, und wo liegen Potenziale in der Automatisierung?
Was ist Process Mining ?
Eine Process-Mining-Software basiert primär auf der visuellen chronologischen Darstellung gemessener prozessualer Zeitstempel, die IT-Systeme im Rahmen ihrer Prozessabläufe protokollieren. Hier werden produktive Rohdaten aus angebundenen IT-Systemen entladen und im optimalen Fall tagesscharf oder sogar in Echtzeit verarbeitet. Durch geeignete Filtermöglichkeiten kann der Analyst in dem real abgelaufenen Prozess abtauchen und ihn retrospektivisch – das heißt in die Vergangenheit blickend – untersuchen („minen“). Der Nutzen und damit die Auswahl einer Process-Mining-Software steht und fällt mit der Güte der frei entwickelbaren Prozessdatenmodelle, deren hierauf aufsetzenden Analysen und vor allem mit den Zusatzfunktionalitäten, die sich von klassischer Process-Mining-Software absetzen.
Hintergrund: Meter-2-Cash-Prozess
In der Energiebranche ist der Meter-2-Cash-Prozess ein über die Jahre gereifter Prozess. Er umfasst grundsätzlich die Ablesung von Zählern, Vertragsabrechnung und Faktura samt des Zahlungsausgleichs.
„Idealerweise ist dieser auf allen drei Prozessabschnitten ergänzt um: Sperr- und Entsperrprozesse auf Belegebene, Aussteuerungs- und Freigabeprozesse, Stornoprozesse, Datenaustauschprozesse wie MCSONS/APERAK sowie INVOIC/REMADV und gesetzliche Fristen“, erläutert Geyer.
Optimale Voraussetzungen für Process-Mining
„Der M2C-Prozess bietet mit seiner vorwiegend durch gesetzliche Vorgaben getriebenen Komplexität und Diversität optimale Voraussetzungen für den Einsatz von Process-Mining“, sagt Geyer. So könne man zum einen für Transparenz sorgen, aber auch Optimierungs- und Einsparpotenziale aufdecken und umsetzen.
Cronos setzt in ihren Kundenprojekten dabei auf das Process-Mining-Tool von Celonis. Geyer nennt hier wesentliche Mehrwerte für den M2C-Prozess:
Vollständige sowie pünktliche Ablesung, Abrechnung und Fakturierung
Zwar sorge normalerweise die im SAP IS-U-System ausgeprägte Terminsteuerung für eine weitestgehend eigenständige zyklische Erstellung von portionsweisen Turnus-Ableseaufträgen sowie eine automatische Abarbeitung von Abrechnungsaufträgen in Form von Massenläufen, so Geyer. Trotzdem komme es immer wieder vor, dass Ableseaufträge trotz aktiver Terminsteuerung nicht angelegt wurden. Gleiches gilt auch für Zählerstände, die nach Ein- bzw. Auszügen benötigt werden. Ebenso werden immer wieder Abrechnungsaufträge trotz Abrechnungsfähigkeit nicht erstellt.
Nicht zuletzt sei der Fakturaprozess seit der Einführung von Energiemengen im Dezember 2019 („MaKo 2020“) komplexer geworden und wird nunmehr durch ständige Prüfungen von Ablehnungs- und/oder Bestätigungs¬meldungen bzw. Wartefristen begleitet, was schnell zu ungewollten Verzögerungen oder Fakturaausfällen führen könne.
Pünktlichkeit spart Strafzahlungen
Mit Hilfe von Process-Mining könne man sicherstellen, dass die Vollständigkeit sowie Pünktlichkeit erforderlicher Ablesungen, Abrechnungen und Faktura überprüft und gewährleistet werde.
Gemäß §40 EnWG ist die Abrechnung bzw. Faktura gegenüber dem Endkunden binnen sechs Wochen zu erstellen. Erste bereits gefällte Urteile zu Fristverletzungen, die mit empfindlichen Strafen auferlegt wurden, machen die Wichtigkeit der Pünktlichkeit und Vollständigkeit im M2C-Prozess nochmals deutlich.
Frühzeitige Einflussnahme möglich
Die Process-Mining-Lösung von Celonis ermöglicht es durch die integrierte Action-Engine, intelligente Signale schon während der Prozesslaufzeit zu erhalten, um damit den Prozess schon frühzeitig für die Zukunft positiv zu beeinflussen bzw. zu beschleunigen. So können bereits so früh wie möglich fehlende Konstrukte aufgedeckt und durch geeignete Aktionen zur Prüfung an die Fachbereiche weitergeleitet oder gezielt durch Software-Bots automatisch angelegt werden.
„Eine nicht getätigte Abrechnung fällt also nicht erst nach 450 Tagen oder später auf, sondern schon in der Nähe des eigentlichen Sollabrechnungstermins. Prozesskostenrelevante Nacharbeitungsaufwände werden hierdurch reduziert, Rechnungen früher realisiert, die Kundenzufriedenheit – vor allem in der Marktrolle Lieferant – erhöht“, so Geyer.
Automatisierungsrate ermitteln – Aufwandstreiber identifizieren
Als weiteren Top-Mehrwert nennt der Fachmann die erzielbare detaillierte Transparenz des Gesamtprozesses, vor allem hinsichtlich einer belastbaren Automatisierungsrate. Erst durch ihre Kenntnis werde die Identifikation von tatsächlich verbleibenden Aufwandstreibern möglich, um konkrete Automatisierungsmaßnahmen abzuleiten und die operativen Fachbereiche zu entlasten.
Als größter Aufwandstreiber kristallisiert sich Geyer zufolge die manuelle Zählerstandsplausibilisierung von maschinell ausgesteuerten Ableseergebnissen heraus, deren Automatisierungsrate oftmals nur bei unter 40 Prozent liege. „Es gibt SAP-seitig viele unterschiedliche Aussteuerungsregeln- und gründe, die größtenteils auf Verbrauchs- bzw. Abweichungs-Schwellwerten beruhen. Diese basieren nicht selten auf pessimistisch orientierten Vorgaben der Revision und führen daher oft zu vermehrten Aussteuerungen, die manuell plausibilisiert werden müssen“, so Geyer.
Cronos bietet Geyer zufolge hier ein eigenes RPA-Framework auf Basis von UiPath an. Eine Automatisierung der Zählerstandsplausibilisierung über RPA mit Software-Bots heißt letztendlich, möglichst viele der sonst erforderlichen manuellen Prüfschritte nachzuahmen und in Entscheidungsbäume zu überführen, erklärt Geyer. Die Process-Mining-Lösung von Celonis stelle hier durch Filter- und Analysemöglichkeiten passende Mittel bereit, um jene Szenarien mit den größten Automatisierungseffekten zu identifizieren. (sg)
