Bei den Stadtwerken Pforzheim beginnt das Thema künstliche Intelligenz (KI) nicht bei einer einzelnen Software, sondern bei Aufgaben aus dem Alltag: Bestellanforderungen in SAP, Statusberichte, Pressemitteilungen, die Prüfung neuer Software oder das Auslesen technischer Dokumentationen. Das Unternehmen hat rund 610 Mitarbeitende. Organisiert wird das Thema vor allem von dem Abteilungsleiter Digitalisierung und IT Daniel Krauss sowie dem Innovationsmanager Bertil Kilian. Dabei bündelt Krauss IT-Betrieb, Security, Daten, Prozessautomatisierung und operative KI. Kilian arbeitet an Piloten und neuen Anwendungsfällen und deren Weiterentwicklung. Beide treiben das Thema zusammen mit weiteren Kolleginnen und Kollegen aus Fachbereichen und IT voran.
Inzwischen haben Krauss und Kilian diverse KI-Projekte dem oberen Management vorgestellt. Sowohl Geschäftsführer Aik Wirsbinna als auch Sonja Kirschner, Bereichsleiterin Kommunikation, Unternehmensentwicklung, Digitalisierung und IT, stehen dem Thema KI nicht nur offen gegenüber, sondern forcieren es. Der Führungsebene ist es nach eigenen Angaben wichtig, hier voranzugehen und nicht nur mitzuschwimmen.
Erste Anfänge
Der Einstieg begann 2023 mit einem niedrigschwelligen Format. In "Lunch & Learn"-Terminen führten die Stadtwerke Pforzheim Beschäftigte zunächst an das Thema KI heran. Es ging um Grundlagen wie Datenmodelle, neuronale Netze und erste Erfahrungen mit ChatGPT. Später wurde der Ansatz stärker strukturiert. 2025 starteten die Pforzheimer die Initiative "Copilot Champions".
In dieser Gruppe arbeiteten 16 bis 18 Beschäftigte aus verschiedenen Bereichen zusammen; darunter Netz, Vertrieb, Personal und Finanzen. Dort sammelte das Team mögliche Anwendungsfälle und prüfte daraufhin, wo KI im Unternehmen konkret unterstützen kann. "Mit einem Prompt allein ist es nicht getan. Man muss Verständnis und Kompetenz aufbauen", so die Erfahrung von Krauss.
Kleine Anwendungen für wiederkehrende Aufgaben
Aus dieser Vorarbeit entstanden erste Bots und Agenten. Einer der ersten heißt "Banfred" und unterstützt Mitarbeitende dabei, in SAP Bestellanforderungen anzulegen. Daneben gibt es einen Bot für smarte Ziele von Führungskräften, Agenten für Strategieprojekte und Assistenten für Projektleitungen. "Das sind zwar kleine Bots, sie erleichtern aber die alltägliche Arbeit deutlich", sagt Kilian.
Neben zentral entwickelten Lösungen entstehen in den Fachbereichen ebenfalls eigene Anwendungen. "Mitarbeiter können sich selbst Agenten anlegen. Das haben wir nicht blockiert", sagt Krauss. Ihm zufolge haben Mitarbeitende inzwischen rund 190 eigene Agenten im Copilot-Umfeld angelegt. Hinzu kommen etwa zehn zentral programmierte und freigegebene Agenten mit Workflows.
Pressecoach für Kommunikation und Pressespiegel
Ein weiteres Einsatzfeld liegt in der Unternehmenskommunikation. Mit Ralph Bogesch, PR-Referent/Netzkommunikation, hat das Team über Copilot einen Pressecoach entwickelt, der bei Recherche und Formulierung unterstützt. Aus wenigen Stichworten erzeugt das System Entwürfe für Pressemitteilungen. Bei einfachen Baustellenmeldungen sei man zwar oft schneller, wenn man den Text selbst formuliere, sagt Bogesch. Bei umfangreicheren Themen helfe der Agent jedoch, Inhalte zu bündeln und Vorschläge strukturiert aufzubereiten.
Bogesch beschreibt den Unterschied zwischen allgemeinen Assistenten und angepassten Lösungen so: "Einfach nur ChatGPT oder Copilot ins Unternehmen zu integrieren, ist nicht zielführend, sondern die KI muss auf den eigenen Anwendungsfall angepasst werden." Der Pressecoach wurde daher im Vorfeld mit Materialien, Formulierungsbeispielen und Vorgaben aus der Unternehmenskommunikation aufgebaut. Ein Agent für den täglichen Pressespiegel ist aktuell in Arbeit.
Checklisten-Bot für Beschaffung und Datenschutz
Ein weiterer Use Case betrifft die IT-Beschaffung. Wenn neue Software eingeführt werden soll, müssen Datenschutz, IT-Sicherheit und weitere interne Anforderungen geprüft werden. Dafür entwickeln die Stadtwerke einen Checklisten-Bot, der in internen Dokumentationen nach passenden Informationen sucht.
Kilian beschreibt die Entwicklung als schrittweisen Prozess: "Am Anfang hat die KI manchmal Firmen erfunden, die es nicht gab. Das haben wir inzwischen ausgebessert." Der Bot befindet sich noch in der Erprobung. Die Stadtwerke setzen dabei nicht nur Anwendungen auf, sondern entwickeln sie entlang konkreter Erfahrungen weiter.
Betriebshandbücher, OCR und technische Dokumentationen
Neben Textanwendungen entwickeln die Stadtwerke auch Lösungen für technische Unterlagen. Dazu gehören Agenten für Betriebshandbücher in den Sparten Strom, Fernwärme, Gas, Telekommunikation und Wasser. Mitarbeitende können dort Fragen zu Vorgaben und Abläufen stellen, etwa zu Leitungstiefen, Abständen oder Arbeitsschritten. Das System ordnet Anfragen selbst dem passenden Bereich zu.
Parallel arbeitet das Team daran, Pläne und technische Zeichnungen mit KI auszulesen. Für ein Stadtwerk ist das relevant, weil in Netzen, Anlagen und Kraftwerken große Mengen an Dokumentationen vorliegen, die nicht nur aus Fließtext, sondern auch aus Grafiken, Schaltplänen oder Explosionszeichnungen bestehen.
Hinzu kommen KI-Prozesse außerhalb klassischer Chat-Anwendungen. Ein Beispiel ist die OCR-Erkennung von Ablesekarten. Eingescannte Karten werden automatisiert ausgelesen, geprüft und in das Abrechnungssystem überführt. Vergleichbare Prozesse sind für SEPA-Mandate, Bankverbindungsänderungen oder andere eingehende Dokumente geplant.
Fördermittel-Bot und erste Überlegungen zur Weitergabe
Aktuell entwickeln die Stadtwerke Pforzheim außerdem einen Fördermittel-Bot. Hier soll KI helfen, die Förderlandschaft nach passenden Programmen zu durchsuchen und perspektivisch auch bei Anträgen oder Formularen zu unterstützen. Da einige Anwendungen Aufgaben betreffen, die andere Energieversorger ebenfalls kennen, prüfen die Stadtwerke zudem, ob einzelne Bots später auch anderen Häusern zur Verfügung gestellt werden können.
Herausforderungen
Doch auch in Pforzheim gilt es beim Einsatz von KI Klippen zu umschiffen. Eine zentrale Rolle bei vielen Anwendungsfällen spielt die Frage nach dem Betriebsmodell, zum Beispiel bei Protokoll-Lösungen in Offline-Meetings. Die Stadtwerke prüfen deshalb Open-Source-Lösungen, die lokal auf Rechnern laufen können. Krauss formuliert die zentralen Anforderungen an KI-Software so: "Erstens Datensouveränität. Zweitens Governance. Und drittens eine handhabbare Infrastruktur."
Bei den Anwendungen mit Bezug zu kritischer Infrastruktur geht es auch um die Frage, wo Modelle und Daten laufen und wie Systeme betrieben werden können. Für Tests gibt es eine eigene Umgebung. Für einen breiteren Produktivbetrieb größerer Anwendungen reicht diese nach Angaben des Unternehmens jedoch nicht aus. Deshalb laufen Gespräche mit externen Anbietern über skalierbare Lösungen.
Betriebsrat früh eingebunden
Ein zentrales Element des Pforzheimer Ansatzes ist die frühe Einbindung des Betriebsrats. Anfang 2025 wurden interne Richtlinien für KI-Anwendungen aufgesetzt, Zuständigkeiten geklärt, Dienstvereinbarungen angepasst und Beschaffungsprozesse vorbereitet. Parallel dazu arbeitet die Arbeitnehmervertretung mit einer eigenen KI-Arbeitsgruppe eng mit den Verantwortlichen zusammen.
Das hat praktische Folgen. Themen wie Copilot-Nutzung, Teams-Transkription oder die Beteiligung am Innovationsnetzwerk IPAI in Heilbronn konnten frühzeitig abgestimmt werden. Statt auf Verbote setzen die Stadtwerke auf klare Leitplanken und einen Rahmen, in dem Beschäftigte Anwendungen nachvollziehbar, abgestimmt und sicher nutzen können.
KI als Teil von Strategie und Wissensmanagement
Ein strategischer Baustein ist die Beteiligung am IPAI in Heilbronn. IPAI steht für "Innovation Park Artificial Intelligence" und ist eine Plattform für angewandte KI, auf der Unternehmen, Wissenschaft und öffentliche Akteure an KI-Anwendungen arbeiten und sich austauschen. Die Stadtwerke Pforzheim haben dort 22 Plätze für Mitarbeitende und investieren nach eigenen Angaben einen Arbeitstag im Monat vor Ort in Austausch und Weiterentwicklung.
"IPAI ist heute eines der zentralen KI-Netzwerke Europas. Für uns ist der Beitritt ein konsequenter Schritt, um uns in ein starkes und etabliertes Innovationsumfeld einzubringen und gemeinsam konkrete KI-Anwendungen weiterzuentwickeln. Sei es die intelligente Dokumentenerkennung zur Effizienzsteigerung oder die KI-gestützte Steuerung unserer Energieanlagen: Die Dynamik dieses Netzwerks ermöglicht es uns, Innovationen schneller in den operativen Alltag zu bringen", sagt Aik Wirsbinna, Geschäftsführer der Stadtwerke Pforzheim.
Ergänzt wird das durch das Pilotprojekt "AI Zubi", das die Stadtwerke gemeinsam mit der Thüga erproben.
Für Krauss reicht das Thema damit über einzelne Anwendungen hinaus. Mit Blick auf den demografischen Wandel im Unternehmen stellt sich für die Stadtwerke auch die Frage, wie Wissen gesichert und zugänglich gemacht werden kann. "Wie können wir den Erfahrungsschatz anderen künftigen Kolleginnen und Kollegen zugänglich machen? Wie bekommen wir Wissensmanagement mithilfe von KI hin?" Der Blick auf KI in Pforzheim reicht damit von kleinen Alltagshelfern bis zu der Frage, wie Prozesse und Erfahrungswissen im Unternehmen künftig besser nutzbar gemacht werden können.
