Für den geschäftlichen Erfolg von Unternehmen jeder Größe sind Kollaborationswerkzeuge nicht erst seit der Corona-Krise essentiell. Dabei handelt es sich um ein digitales Tool zur Kollaboration bzw. Zusammenarbeit im Team – zum Beispiel für Kommunikation, gemeinsame Projektarbeit und Themen wie die kollaborative Bearbeitung von Dokumenten.
Aber nicht nur Unternehmen investieren in die Digitalisierung geschäftlicher Prozesse, auch bei öffentlichen Einrichtungen und Versorgungsunternehmen schreitet diese voran. Gemäß dem Onlinezugangsgesetz (OZG) sind Bund, Länder und Kommunen sogar gesetzlich dazu verpflichtet, bis Ende 2022 Verwaltungsleistungen auch digital über Onlineportale anzubieten.
Je komplexer die Organisation, desto wertvoller die digitale Kollaborationsplattform
Häufig findet sich in öffentlichen Einrichtungen und Versorgungsunternehmen eine verflochtene interne Struktur mit diversen Silos. Die interne Durchlässigkeit solcher Strukturen über Abteilungen und Ebenen hinweg ist meist sehr gering. Dies behindert die Agilität und Flexibilität von Geschäftsprozessen und erschwert die geforderte Einhaltung gemeinsamer Standards und Richtlinien.
Damit Behörden vor diesem Hintergrund ihre Digitalisierungsprojekte erfolgreich umsetzen können, sollten Kollaborationsplattformen eingesetzt werden, die die Komplexität in solchen Organisationsstrukturen abbilden. Im Idealfall bieten entsprechende Plattformen folgenden Leistungsumfang:
- Eine einheitliche und transparente Kommunikation nach innen: Sie steigert die Durchlässigkeit sowohl von unten nach oben, als auch zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen im Unternehmen, und beschleunigt die transparente gegenseitige Lernfähigkeit insbesondere im Digitalisierunskontext.
- Eine einheitliche und transparente Kommunikation nach außen: Sie gestattet die koordinierte Einbeziehung externer Partner und die einfache Partizipation für Bürger.
- Eine Integration, Verwaltung, Bereitstellung und transparente Kommunikation von Echtzeitdaten und Statusinformationen: Sie verknüpft interne und externe Quellen in einer einfachen, visuellen Benutzeroberfläche für die Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten.
Mit diesem Leistungsumfang lassen sich die Beteiligten auf digitaler Ebene in die notwendigen Entwicklungsprozesse einbinden und Digitalisierungsprojekte transparent und interaktiv steuern.
Die elementaren Funktionsbereiche
Aus Anwendersicht sollte die Technik dabei in den Hintergrund treten, um die Bedienung so einfach und intuitiv wie möglich zu gestalten. Nur so können eine hohe Akzeptanz und Nutzungsquote sichergestellt werden. Andererseits entscheidet sich durch den technischen Funktionsumfang der potenzielle Nutzen einer modernen Kollaborationsplattform. Die folgenden sechs sich ergänzenden Funktionsbereiche sind dabei ausschlaggebend:
- Die Wissensbasis: Hier werden Informationen jeder Art und Quelle zentral gespeichert und beliebig strukturiert.
- Das Innovationsmanagement: In diesem Bereich werden Ideen gesammelt, gefiltert, evaluiert und weiterentwickelt, sowie digitale Innovationen medienbruchfrei auf digitaler Ebene erarbeitet.
- Das Risikomanagement: In diesem Funktionsblock werden verteilte und heterogene Risiken identifiziert, kontinuierlich überwacht und gesteuert.
- Das Kommunikationsmanagement: Die Kommunikation von Veränderungsprozessen wird hier koordiniert und interaktiv und medienübergreifend gesteuert.
- Das Strategie- und Portfoliomanagement: Hier erfolgt die Strukturierung und Priorisierung digitaler Initiativen und die Erstellung von Roadmaps.
- Das Projektmonitoring: In diesem Funktionsbereich werden heterogene Projekte gesteuert, auditiert und ausgewertet.
Bausteinförmiger Aufbau empfehlenswert
Eine diesen Anforderungen entsprechende Kollaborationsplattform sollte bausteinförmig aufgebaut sein, sodass die einzelnen Funktionen in Form von Modulen zugänglich sind. Außerdem sollten diese zusätzlich auf spezifische Anforderungen anpassbar sein.Dieser modulare Aufbau erlaubt, schrittweise in das Digitalisierungsprojekt einzusteigen und schnell Nutzen zu stiften.
So lassen sich unkompliziert erste Erfahrungen und Erkenntnisse sammeln, um später bei Bedarf die Vorteile des gesamten Leistungsumfangs effizient nutzen zu können. Gerade in kritischen Ausnahmesituationen wie der Covid-19-Pandemie hilft zudem die Schnelligkeit, mit der eine Plattform konzipiert, implementiert und kontinuierlich angepasst werden kann, um rasch auf neue Herausforderungen reagieren zu können.
Kooperationsportal in München
Eine den Anforderungen an die komplexe Struktur in öffentlichen Einrichtungen entsprechende digitale Kollaborationsplattform ermöglicht ein Wissensnetzwerk, das eine organisationsweit einheitliche Planung und schnelle Kommunikation ermöglicht. Zusätzlich bietet ein solches Tool Dialogmöglichkeiten, damit Diskussionen oder das intuitive Visualisieren und Zusammenführen individueller Prioritäten einfach und schnell erledigt werden können. Diese Funktionen stehen dann idealerweise sowohl intern für einen geschlossenen Nutzungskreis als auch über sichere Redaktionsprozesse Bürgerinnen und Bürgern oder einem externen Kundenkreis zur Verfügung.
Wie ein Kooperationsportal auf Basis der beschriebenen Funktionen umgesetzt werden kann, zeigt die bayerische Landeshauptstadt München. Auf dem Münchener Digitalisierungsradar werden alle Informationen zu den Digitalisierungsplänen referats- und teamübergreifend gebündelt, strukturiert und zugänglich gemacht. Zudem bietet es die Option zur Teamarbeit an der gemeinsamen Weiterentwicklung der Projekte. Mitarbeiter der Stadt haben hier direkten Zugriff. Bürger können sich umfassend über die Pläne zur Digitalisierung informieren. (sg)
Dirk Kiefer ist ist Director Public Innovations bei CGI in Nürnberg und München
