Die Energiebranche unterliegt einer Vielzahl von regulatorischen Anforderungen. Energieversorger, ihre IT und ihre IT-Dienstleister müssen sich kontinuierlich mit neuen Gesetzen und Vorschriften auseinandersetzen und ihre Geschäftsmodelle entsprechend anpassen. Dabei spielt Digitalisierung eine entscheidende Rolle.
Größte Herausforderungen bei den Stadtwerken Langen (Hessen) sind neben den traditionellen Themen, wie Jahresverbrauchsabrechnungen zum 31. Dezember, viele Umzüge bei Kunden zum Monatsende oder Jahreswechsel, Erfassung der Zählerstände für die Jahresverbrauchsabrechnung, die zusätzlichen gesetzlichen Anpassungen, Senkung der Mehrwertsteuer, Gasumlage, Soforthilfe und so weiter. Und das wird in der Zukunft so weitergehen, wichtiges Stichworte hier: Smart Meter Rollout. Speziell kommen noch Anpassungen in der Teamstruktur und der Aufbau neuer Mitarbeiter hinzu.
„Uns war klar, wir müssen in moderne Technologien investieren, um unsere Prozesse effizienter zu gestalten und unsere Mitarbeiter von zeitaufwändigen Routinearbeiten zu entlasten“, so Raimund Seiert, Gruppenleiter Kundenzentrum Stadtwerke Langen GmbH. „Für die Stadtwerke Langen schien uns der Einstieg in Robotic Process Automation, kurz RPA, sinnvoll“, so Geschäftsführer Sascha Dörr von IT-Anbieter Cortility
Was ist RPA?
In unserer heutigen Arbeitswelt sind die meisten Abläufe IT-basiert. Wir arbeiten dabei mit den verschiedensten IT-Systemen, um Aufgaben zu erledigen. Daher sind an vielen Stellen immer noch manuelle Eingriffe erforderlich. Beispielsweise müssen Daten extrahiert und ausgewertet werden. Dabei ist man auf unterschiedlichsten Applikationen unterwegs. Dieser manuelle Aufwand summiert sich schnell, denn er fällt oft täglich an.
Dafür ist Robotic Process Automation die Lösung, indem ein RPA-Workflow im Arbeitsprozess aufgesetzt wird. Bei einem Roboter im Sinne der RPA handelt es sich im Gegensatz zu den Robotern, die wir aus der Fertigung kennen, nicht um eine physische Maschine mit Armen, Beinen oder Greifern. RPA ist ein Softwareprogramm, mit dem RPA-Bots generiert werden, welche einen Mitarbeiter bei den verschiedensten Aufgaben unterstützen.
„Cortility arbeitet dabei mit dem Produkt SAP Robotic Process Automation, das auf der SAP Business Technology Platform (BTP) läuft. Die BTP ermöglicht es, Geschäftsprozesse mit Low-Code-/No-Code-Funktionen anzupassen, zu verbessern und zu innovieren. Es erfolgt eine Emulation, eine Nachbildung menschlicher Interaktion, manuelle Aufgaben werden automatisiert“, erläutert Sascha Dörr.
Die Idee für die Stadtwerke Langen
Die Technologien sind also bereits da. Entscheidende Aufgabe ist es, sie in den Unternehmen sinnvoll zu implementieren. „Die Idee war es, Routinearbeiten, die viel Zeit in Anspruch nehmen, zu identifizieren. Dies sollte hauptsächlich im Teamfeedback stattfinden. Anschließend wurden diese Prozesse analysiert, um die nötigen Schrittfolgen festzulegen. Am Ende stand dann eine Dokumentation der Prozesse in granularer Schrittabfolge. Eine der Grundfragen dabei war immer: Welcher Prozess bindet das Team am längsten, ist aber von der fachlichen Anforderung her leicht zu bewältigen“, erläutert Raimund Seiert.
Der Prozess wird dabei im Detail besprochen. Wo wird was von dem Mitarbeiter geklickt? Welche Daten werden selektiert und transferiert? Welches Programmfenster oder welche Transaktion wird geöffnet? Es wird also eine Ist-Aufnahme des gesamten manuellen Arbeitsprozesses erstellt. Dieser Prozessschritt wurde von dem Cortility-Berater gemeinsam mit den Fachexperten der Stadtwerke Langen erledigt. Dann wurde diese Ist-Aufnahme in der Software umgesetzt, optimiert, und der automatisierte Arbeitsablauf fertiggestellt.
Welchen Mehrwert bringt RPA den Stadtwerken Langen?
„Dreierlei: Zeitersparnis, Schnelligkeit, fehlerfreies Arbeiten“, fasst Raimund Seiert zusammen. „Gerade bei Prozessen, die in Massen abgearbeitet werden, bringt der RPA-Bot Vorteile. Er macht weniger Fehler, denn der Bot vertippt und verschreibt sich nicht, arbeitet sehr zuverlässig und effizient. Der Mitarbeiter wird von den sich wiederholenden Routineprozessen entlastet und kann für höherwertige Tätigkeiten eingesetzt werden.“
„RPA ermöglicht es dem Unternehmen, einfach in kürzester Zeit Prozesse zu automatisieren, die bisher manuell bearbeitet wurden. Der Bot kann nach Implementierung immer mehr hochvolumige Standardprozesse ‘erlernen’ und schafft damit Raum und Zeit für innovative Projekte und herausfordernde Aufgaben“, ergänzt Sascha Dörr.
Was bringt die (nahe) Zukunft? Was sind die Chancen?
„Die RPA-Bots lernen in jedem Einsatz und entwickeln sich weiter. Sowie diese Bots kognitive Entscheidungen treffen können, wird es in Zukunft noch einen viel größeren Einsatz für RPA geben und dem Kunden einen noch größeren Benefit bieten“, ist sich Sascha Dörr sicher.
„Für die Stadtwerke Langen sehen wir einen geringeren Arbeitsaufwand für unsere Teams, eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, da die Automatisierung von stetig wiederkehrenden, monotonen Prozessen befreit. Damit einher geht eine geringere Fehlerquote, höhere Produktivität und Kosten- und Zeiteffizienz. Außerdem spornt RPA dazu an, Prozesse zu standardisieren“, ergänzt Raimund Seiert. (sg)
