Das Thema Sanktionslistenscreening beschäftigt Unternehmen seit mehreren Jahrzehnten und stellt diese durch eine wachsende Zahl an nationalen und internationalen Verordnungen vor zunehmend größer werdende Herausforderungen. Vor allem im Bereich der kritischen Infrastruktureinrichtung kommt der Überprüfung eine besondere Relevanz zu. Denn die erlassenen Verordnungen zielen auf die Verhinderung terroristischer Akte ab, die in diesem Bereich besonders schwerwiegende Folgen haben können.
Dabei kann ein Verstoß gegen die Prüfpflicht sowohl strafrechtliche als auch wirtschaftliche Folgen für das Unternehmen haben, sodass eine rechtskonforme Prüfung unerlässlich ist.
Die Cronos-Unternemensberatung hat hier nach eigenen Angaben eine vollautomatisierte oder „just-in-time“ Lösung entwickelt, mit der sich Geschäftskontakte gegen die aktuell geltenden Sanktionslisten der EU prüfen lassen. Jede Überprüfung werde dabei rechtssicher dokumentiert, sodass man schon Vorfeld gegen Gesetzesverstöße und damit einhergehende Strafen abgesichert sei, erklärte Sascha Doumen, Bereichsleiter bei der Cronos Unternehmensberatung. Zur nahtlosen Prüflogik lasse sich die Lösung in das vorhandene SAP-System einbetten.
Die Lösung im Detail
Neben den EU-Sanktionslisten seien auf Wunsch auch weitere nationale Sanktionslisten zur Verfügung. Frühzeitige Softwareupdates bei Änderung der rechtlichen Rahmenbedingungen stelle man bereit, so Doumen. So werde auch bei sich ändernden Prüfrichtlinien sichergestellt, dass die aktuellen Bestimmungen erfüllt würden.
Die automatisierte Protokollierung reduziere dabei den Prüfaufwand deutlich, wodurch sich Mitarbeiter sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Je nach Wunsch könne die Lösung in der Cloud oder inhouse implementiert werden. Um unterschiedlichen Testfällen gerecht zu werden, sei sowohl eine regelmäßige automatisierte Kontrolle als auch eine „just-in-time“- Prüfung möglich.
Aktuelle und vergangene Prüfergebnisse werden demnach an einem zentralen Ablageort gespeichert und werden unabhängig vom Ergebnis angezeigt. Dabei wird bei einem positiven Befund neben den Testdaten und dem Zeitpunkt der Überprüfung auch angegeben, in welcher Liste der betreffende Geschäftskontakt mit welchen Daten geführt ist.
Was ist eine Sanktionsliste?
Hintergrund
Bereits 1999 wurde eine erste konsolidierte Sanktionsliste mit dem Ziel der Terrorabwehr durch die UN veröffentlicht. Darin enthalten sind Personen(-gruppen) und Organisationen, die mit Al-Qaida oder der Taliban in Verbindung stehen, und zu denen Geschäftskontakte in allen Ländern der UN untersagt werden. Darauf aufbauend hat die EU Anfang der 2000er eine eigene Verordnung zur Bekämpfung des Terrorismus erlassen und geschäftliche Verbindungen zu konkreten Personen(-gruppen) und Organisationen untersagt, wobei die Einträge der UN-Sanktionsliste in die europäische Sanktionsliste übernommen wurden.
Mit den Jahren folgten weitere europäische Verordnungen, die neben restriktiven Maßnahmen gegen Terrorverdächtige unter anderem auch Einschränkungen zu an Cyberangriffen oder dem Einsatz chemischer Waffen beteiligten Personen(-gruppen) und Organisationen beinhalten. Weiterhin existieren weltweit nationale Sanktionslisten mit restriktiven wirtschaftlichen und rechtlichen Maßnahmen, wobei der Geltungsbereich und die Prüf- sowie Meldepflichten dieser Register unterschiedlich festgesetzt sind.
Definition
Als Sanktionslisten werden öffentlich zugängliche amtliche Register mit Personen(-gruppen), Organisationen oder Güter bezeichnet, zu denen der wirtschaftliche Kontakt reguliert und gegebenenfalls weitere wirtschaftliche oder rechtliche Beschränkungen erlassen wurden. Ziel dieser Sanktionslisten ist die Terrorabwehr, indem die Bereitstellung wirtschaftlicher Ressourcen an Terrorverdächtige untersagt und so die Finanzierung von entsprechenden Handlungen verhindert wird.
Als wirtschaftliche Ressourcen gelten neben finanziellen Mitteln auch Dienstleistungen und Produkte, mit denen Gelder freigesetzt werden können. Entsprechend ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, alle Geschäftskontakte vor Vertragsabschluss gegen die jeweils gültigen Sanktionslisten zu prüfen, um einen Gesetzesverstoß zu verhindern.
Welche Listen sind relevant?
Generell sind Beschlüsse der EU sowie sich daraus ergebende Handlungspflichten und -beschränkungen nach dem deutschen Außenwirtschaftsgesetz (AWG) umzusetzen. Entsprechend ist eine Überprüfung der europäischen Sanktionslisten für alle Unternehmen mit Sitz und Tätigkeitsschwerpunkt in Deutschland zwingend vorgeschrieben. Dabei ist es unerheblich, ob sich ein Geschäftspartner im In- oder Ausland aufhält oder dort seinen Sitz hat.
Ob und welche nationalen Verordnungen darüber hinaus relevant sind, bestimmt sich aus der wirtschaftlichen Ausrichtung oder dem wirtschaftlichen Geltungsbereich des jeweiligen Unternehmens. Mögliche relevante Sanktionslisten sind die US-Sanktionslisten, die „Consolidated list of Financial Sanctions Targets in the UK“, die „Consolidated List” der Schweiz und die japanische „End User List” sein. Dabei können neben Personen(-gruppen) und Organisationen auch Gegenstände sanktioniert sein.
Wer muss überprüft werden und wann ist eine Prüfung durchzuführen?
"Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle Geschäftspartner regelmäßig und insbesondere vor Vertragsabschluss gegen die aktuell geltenden Sanktionslisten zu prüfen. Dabei zählen neben Kunden auch Lieferanten, Dienstleister und sogar Mitarbeiter (inkl. Leiharbeitern, Studenten und Praktikanten) zu den zu überprüfenden Handelspartnern", verdeutlicht Doumen.
Der Bereichsleiter weiter: "Die Verordnungen zielen zur Verhinderung terroristischer Akte auf das Einfrieren von Geldern ab und verbieten sowohl die direkte als auch indirekte Bereitstellung jeglicher wirtschaftlicher Ressourcen – seien diese materiell oder immateriell, beweglich oder unbeweglich." Wann eine Überprüfung der Geschäftskontakte durchzuführen ist, ist gesetzlich nicht geregelt. Dennoch sollte die Kontrolle der Geschäftspartner regelmäßig erfolgen, da alle Sanktionslisten stetigen Anpassungen unterliegen.
Die Unternehmensberatung empfiehlt im Allgemeinen folgende Prüfzeiträume:
- Die Überprüfung aller Geschäftskontakte (wenigstens alle 2 Wochen) und
- die Überprüfung bei Einpflegen, Änderung oder Verwendung von Kontaktdaten (laufend). Dabei ist jede Überprüfung unabhängig von Ihrem Ergebnis zu protokollieren, um bei einer Kontrolle belegen zu können, dass der Prüfpflicht nachgekommen wird.
Verhalten bei positivem Prüfergebnis und welche Strafen drohen bei Verstößen?
An ein positives Ergebnis schließt im Normalfall eine gründliche Überprüfung an, da Treffer vor allem bei der händischen Suche auf Basis des Vor- und Zunamens oftmals in Namensgleichheiten begründet sind. Entsprechend ist im Folgenden mithilfe weiterer Faktoren, wie dem Geburts- oder Gründungsdatum oder dem Geburtsort oder Firmensitz zu überprüfen, inwiefern es sich bei dem Treffer um einen falsch positiven Befund handelt.
Bestätigt sich der positive Befund in der erweiterten Prüfung, so Doumen, ist die zuständige Behörde über den positiven Befund zu informieren. Für die EU-Verordnungen ist dies entweder die Deutsche Bundesbank oder das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Wird auch hier der Treffer bestätigt, muss die Geschäftsbeziehung sofort eingestellt werden. Werden trotz Nennung auf einer der Sanktionslisten Geschäftskontakte zu genannten Personen(-gruppen), Organisationen oder Gegenständen unterhalten, drohen empfindliche strafrechtliche Sanktionen.
Bei Verstoß gegen eine EU-Verordnung sieht das AWG beispielsweise eine Geldbuße von bis zu 500.000€ und/oder eine bis zu 15-jährige Freiheitsstrafe für den Ausfuhrverantwortlichen (in der Regel der Geschäftsführer) vor. Dabei ist bereits fahrlässiges Handeln in Form einer mangelhaften Überprüfung der Geschäftspartner für die Sanktionierung ausreichend, erläutert Doumen.
Weitere Folgen
"Nicht nur strafrechtliche Konsequenzen können aus einem Verstoß folgen; auch Reputationsverluste, Absatzschwierigkeiten und damit verbundene wirtschaftliche Einbußen können aus einer Verletzung der Prüfpflicht resultieren", erklärt Bereichsleiter Doumen. Aus diesem Grund sei der regelmäßige Abgleich aller Geschäftskontakte gegen die für das Unternehmen relevanten Sanktionslisten inklusive einer rechtskonformen Dokumentation der Überprüfungen unerlässlich. (sg)
