„Wo stehe ich eigentlich heute?“, nach Marco Beicht, CEO von Powercloud ist das die Mutter aller Fragen am Anfang eines Projektes. Denn der digitale Umzug auf eine Plattform ist kein Tausch einer IT-Software, so Beicht. Vielmehr geht es um die Transformation der gesamten Organisation und der Prozesse – mit dem Ziel neue Produkte anzubieten und die Effizienz zu steigern.
Als Umzugsexperte empfiehlt Holger Strotmann, Geschäftsführer von Natuvion, für einen erfolgreichen Daten-Umzug auf eine cloudbasierte Plattform sechs Punkte:
(1) Den alten Datenbestand „entgiften“
Wer auf eine neue digitale Plattform umzieht braucht eine detaillierte Planung, die alle spezifischen Abhängigkeiten berücksichtigt. „Eine allgemeingültige Vorgehensweise für die Transformation gibt es nicht. Die Vorgehensweise ist sehr individuell und ergibt sich aus den Ergebnissen der Analyse.“, sagt Strotmann. Was aber oft notwendig wird: Das „De-Toxing“ – also Entgiften, bestehender Daten und Systeme.
Das Wort macht deutlich, um was es geht: Komplexe Individuallösungen und Sonderfälle in der bisherigen Datenhaltung auflösen. Wichtig sei es, dass Spezialisten identifizieren, welche Daten für den Umzug relevant sind und welche nicht. Was soll, muss, darf mitgenommen, archiviert oder gelöscht werden. Letztlich ist die Reduktion der Komplexität von Prozessen und Daten der entscheidende Faktor für den Erfolg beim Umzug.
„Natürlich verstehen wir Mengen und Werte nach der Analyse und dem De-Toxing besser.“ Es entsteht eine Business-Sicht auf die Daten und das Zielbild für die zukünftige IT-Anwendungslandschaft.“ erläutert Strotmann den Prozess. Das klingt einfacher als es ist. So umfasst die Marktrolle „Lieferant“ beispielsweise mehrere Sparten, Produkte, Vertragsarten und Messkonzepte, die sich in den Daten abbilden. Es kommt also auf spezifisches Know-how an, um diese Bedingungen und Strukturen zu verstehen und sie auf die Datencluster zu übertragen.
(2) Das Zielbild der IT-Anwendungslandschaft schafft Orientierung
Mit dem Umzug wird ein wesentlicher Teil der bestehenden IT-Anwendungslandschaft ersetzt. „Natürlich müssen dann auch bisher etablierte Schnittstellen und Systeme angepasst und verändert werden. Das ist der einzige Weg das volle Potential und die gewünschte Kostenoptimierung zu realisieren“, sagt Marco Beicht.
„Ein solches Big Picture ist wie ein detaillierter Grundriss Ihres neuen Hauses“, sagt Holger Strotmann, „jeder am Umzug Beteiligte muss sofort erkennen können, wo und wie zukünftig die Daten und Prozesse in der Zielplattform abgebildet sind“.
(3) Altsysteme abschalten
Ein Umzug ist immer nur als Gesamtprojekt erfolgreich. Dazu gehört auch: Was passiert mit den Altsystemen. Können sie abgeschaltet werden? Alte Systeme, die weiterhin Zugriff auf Prozesse und Daten ermöglichen, erhöhten die Betriebskosten und sind ein Problem für die Sicherheit. „Deshalb ist es wichtig, den Abschalttermin der Altsysteme direkt zu Beginn der Umzugsplanung festzulegen“, empfiehlt Holger Strotmann.
(4) Ein Schritt nach dem anderen – die Transformationsplanung!
„Nur im Zusammenspiel sämtlicher Aktivitäten entsteht der Erfolg. Immerhin geht es um sehr viele Details“, erklärt Strotmann. Dafür bedarf es einer detaillierten Planung der einzelnen Transitionsphasen und der darin notwendigen Hauptaufgaben für den digitalen Umzug. Neben der Planung von bekannten Schritten wie Plattform-Entwicklung, Datenmigration, Prozess- und Integrationstests, ist auch die Ermittlung des Veränderungsbedarfs und der Risiken wichtig.
„Sehr gute Erfahrungen haben wir mit sogenannten „Quality-Gates“ gemacht. Legen Sie zu Beginn der Transformation fest, wie und an welchen Zeitpunkten Sie die Qualität des laufenden Umzugs messen wollen. Das sorgt für Fokussierung in der Transformation“, empfiehlt Holger Strotmann. Auch die Einbindung von Wirtschaftsprüfern sollte rechtzeitig erfolgen.
(5) Kosten und Ressourcen aktiv steuern
Ein digitaler Umzug bedeutet viel Arbeit und Zeit. Deswegen muss der notwendige Ressourcenbedarf für die Transition und den Parallelbetrieb der bestehenden Landschaft transparent ermittelt werden. „Ein klarer Blick auf den Bedarf an Ressourcen, verfügbaren Skills und vorhandenen Kopfmonopolen ist die Grundlage für erfolgreiche Teamarbeit“.
Der Umzug allein schafft nicht die notwendige Kostenreduktion bei den Prozessen. Dafür muss auch an der Komplexitätsreduktion und der Veränderung der Arbeitsabläufe gearbeitet werden. Die Transformationsexperten der Natuvion empfehlen: „Schaffen Sie sich zu Beginn der Transformation einen konkreten Überblick zu ihren Prozesskosten-Treibern, ermitteln Sie die Reduktions-Potentiale und setzen Sie diese konsequent um“.
(6) Unterschätzen Sie die Transformation der Organisation nicht!
Abschließend ist ein Blick auf die Transformation der Organisation interessant. Eine neue Plattform braucht zwingend eingearbeitete Mitarbeiter/innen und externe Dienstleister mit passendem Know-how. „Aus diesem Grund ist der Change-Prozess ein integraler Bestandteil unserer Planungen“, betont Strotmann.
IT-Mitarbeiter bekommen dazu eine zusätzliche Aufgabe. Sie sind phasenweise nicht nur Anwendungsentwickler sondern auch Integrationsspezialisten. Zudem werden Mitarbeiter in der IT benötigt die Dienstleister effektiv steuern. Auch müssen externe Sourcing-Strategien überarbeitet und bestehende IT-Rahmenverträge angepasst werden. (sg)
