Herr Hess, Verwaltungen sind ja nicht bekannt dafür, dass Sie agil sind. Ist das ein Vorurteil?
Steffen Hess, Leiter der Abteilung Digital Society Ecosystems am Fraunhofer-Institut für Experimentelles Software Engineering IESE in Kaiserslautern: Hinter diesem Image steckt auf jeden Fall ein ganzes Stück Wahrheit. Von einer flächendeckenden agilen Verwaltung kann man in Deutschland bei Weitem noch nicht sprechen – meist scheint Agilität in Administrationen sogar eher ein Fremdwort zu sein. Das bestätigt auch das Ergebnis unserer aktuellen Online-Umfrage unter den Verwaltungsmitarbeitenden der sieben Modellregionen des Projektes Smarte.Land.Regionen. 45 Prozent der Befragten gaben an, noch bislang gar nichts von agilen Arbeitsmethoden gehört zu haben. Zugleich muss aber auch darauf hingewiesen werden, dass wir in Gesprächen mit Verwaltungsmitarbeitenden immer wieder feststellen, wie groß der Wunsch nach der Nutzung neuer digitaler Lösungen ist.
… also weniger eine Frage des Wollens?
Absolut – eine offene Einstellung wird auf jeden Fall deutlich. Zugleich stehen wir jedoch vor großen Herausforderungen, denn starke Hierarchien, explizit vordefinierte Prozesse und ein hohes Maß an Bürokratie machen unsere öffentlichen Verwaltungen häufig noch träge und unflexibel. Agilität erfordert hingegen flache Hierarchien, kollektive Entscheidungsprozesse und eine Entbürokratisierung. Um dies zu erreichen, müssen ein Umdenken und eine Umstrukturierung des gesamten Verwaltungsapparates stattfinden. Das braucht Zeit. Fairerweise muss man aber auch erwähnen, dass sich über das vergangene Corona-Jahr hinweg einiges getan hat – zumindest, was den Faktor Digitalisierung angeht. Wir bewegen uns hier auf jeden Fall in die richtige Richtung und es bleibt zu hoffen, dass dieser Umsetzungswille auch nach der Pandemie beibehalten wird.
Was wünschen sich Verwaltungen bei der Digitalisierung bzw. bei digitalen Lösungen?
Im Vordergrund stehen für Verwaltungen dabei stets die Zugänglichkeit und möglichst leichte Bedienbarkeit für ihre Mitarbeitenden. Smarte Lösungen, die Prozesse vereinfachen, entlasten und beschleunigen, sind sowohl für die Bürger als auch für Verwaltungsmitarbeitende eine echte Bereicherung. Die Anliegen der Menschen können auf diese Weise deutlich schneller bearbeitet werden. Ebenso erleichtern digitale Tools aber auch den Arbeitsalltag der Verwaltungsmitarbeiter immens und machen den Arbeitsplatz insgesamt attraktiver. Hinderlich werden die neuen Methoden jedoch dann, wenn Hilfsmittel zu komplex sind oder wenn zu wenig Unterstützung in Form von Informationen oder Schulungen geboten wird. Dies gilt es dringend zu vermeiden. Für die Etablierung braucht es zudem aber auch gewisse finanzielle Mittel, die von Bund und Ländern aufgebracht werden müssen.
Wo gibt es die größten Hürden bei der agilen Verwaltung bzw. allgemein bei der Digitalisierung?
Häufig scheitert die digitale Transformation an internen Prozessen, die eine technische als auch eine mentale Transformation erfordern. Es braucht vorneweg eine ausgefeilte Strategie, auf deren Basis dann alle an einem Strang ziehen, mitdenken und die Veränderung begrüßen müssen, anstatt sie zu fürchten. Häufig kommt es zudem zu finanziellen und personellen Engpässen. Um diese zu vermeiden, müssen die vorhandenen und benötigten Ressourcen realistisch kalkuliert werden. Auch praktikable bundesweite Lösungsstandards wären für die Digitalisierung der Verwaltungen von großem Vorteil. Denn eine Vernetzung der Institutionen und die damit verbundene Entschlackung der Bürokratie können am effizientesten durch einheitliche und flächendeckende Lösungen realisiert werden.
Dann braucht es mehr als nur Fördergelder, um den digitalen Wandel flächendeckend in den Kommunen vorantreiben zu können?
Richtig – eben weil der digitale Wandel häufig an eben genannten Hürden scheitert. Veränderung kommt ja nicht von alleine; sie muss von Menschen getragen wird – in diesem Fall von den Verwaltungsmitarbeitenden. Dazu bedarf es einer Umstellung der gesamten Arbeitskultur, das sollte man nicht unterschätzen. Hinzu kommt, dass die Kommunen den Ausbau der Digitalisierung nach einer initialen Förderphase oft nicht weiterfinanzieren können. Es sei denn, sie vernetzen sich beispielsweise rechtzeitig mit anderen Kommunen, um als Region auf einen größeren Ressourcenpool zurückgreifen zu können. Hier muss mehr Weitblick her, es müssen Hilfestellungen gegeben werden, damit ein nachhaltiger Wandel stattfinden kann.
Einmal ganz konkret an einem Beispiel: Wie bekommt ein Bürgermeister die Verwaltung dazu, agiler zu werden?
Als Grundlage für eine agile Entwicklung könnte man beispielsweise das agile Manifest zu Rate ziehen. Darin werden die vier Grundwerte der Agilität vermittelt, die jede Verwaltung beherzigen sollte: Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen, funktionierende Software steht über umfassender Dokumentation, die Zusammenarbeit mit den Kunden – bzw. den Bürger*innen– steht über der Vertragsverhandlung und das Eingehen auf Veränderung steht über dem Befolgen eines Plans. Bürgermeister*innen sollten dahingehend den Status quo hinterfragen: Werden die vier Grundprinzipien befolgt? Wo gibt es eventuell noch Nachholbedarf? Sie sollten Denkanstöße und Hilfestellungen bieten, wo sie benötigt werden. Wandel ist immer Teamwork.
Und welche Vorteile bringt ihnen das?
Die Vorteile einer agilen Verwaltung liegen auf der Hand: Sie ist flexibel und reaktionsfähig und das auch in Krisenzeiten. Dass das dringend notwendig ist, hat uns die Corona-Pandemie eindrücklich gezeigt. Hier mussten kommunale Verwaltungen in kürzester Zeit und meist ohne umfassende Vorgaben oder Informationen auf Veränderungen reagieren – und Entscheidungen treffen. Wie wurde mit dieser komplexen Situation umgegangen? Wurden die Entwicklungen transparent und für alle zugänglich kommuniziert? Das sind die Fragen, an denen man festmachen kann, ob die Verwaltung agil und flexibel auf die Krise reagiert hat. Zu viele der deutschen Verwaltungen setzen in ihren Strukturen auf Stabilität und verlieren damit das Potenzial, in komplexen Situationen handlungsfähig zu bleiben. Diese Handlungsunfähigkeit, die Intransparenz, die fehlende Kommunikation: Das alles führt zu Unmut und Verständnislosigkeit bei den Menschen in der Region und sollte vermieden werden.
Die Fragen stellte Stephanie Gust
