Beispiele, die EVU-Mitarbeiter durch monotone Tätigkeiten binden, finden sich viele: durch die aktuelle Energiepreisentwicklung sind sie verstärkt mit Anfragen, Vertrags- und Kundendaten-Management ausgelastet.

Auch Geschäftsfelder, die in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen haben, wie erneuerbare Energien und Elektromobilität, bringen langwierige und häufig wiederkehrende Aufgaben mit sich. Genau für diese energiewirtschaftlichen Prozesse eignet sich die Automatisierung mittels RPA hervorragend, sagt die hsag Heidelberger Services AG.

RPA in der Energiewirtschaft

Es sei kein Wunder, dass Energieversorger, Netz- und Messstellenbetreiber zunehmend auf die digitale Unterstützung im Alltag setzen. Die Vorteile liegen laut hsag auf der Hand:

• Ein RPA-Bot erledigt strukturierte Routine-Aufgaben um Einiges schneller und ist 24/7 verfügbar.
• Die Kosten und die Fehlerquote bei der Bearbeitung werden deutlich reduziert.
• Mitarbeiter werden entlastet und können sich spannenden, wertschöpfenden Tätigkeiten widmen.

Für die RPA-Lösungen spreche eine schnelle und unkomplizierte Implementierung, da die Bots nicht in bestehende Systeme integriert werden müssen, so das Unternehmen aus Heidelberg. Die digitalen Helfer würden Mitarbeiter schon ab dem ersten Einsatz  entlasten und Routine-Aufgaben so effizient abarbeiten, dass sich die Kosten für die Implementierung schnell amortisieren.
 

Beispiele aus der Praxis

Zwei Praxisbeispiele verdeutlichen den Mehrwert von Automatisierungen. Dabei arbeiten die RPA-Bots jeweils in SAP IS-U und SIV kVASy. Hier wäre auch jedes andere ERP-System möglich, so hsag, da RPA unabhängig von der Systemlandschaft der EVU ist.

Autostrom-Tarife: Neukunden-Anlage in SAP IS-U

Die Ausgangssituation: Ein EVU bietet Autostrom-Tarife für B2C- und B2B-Kunden an. Die Verträge können sowohl über das Formular auf der Website des Unternehmens als auch über eine App abgeschlossen werden. Nach Abschluss wird eine E-Mail mit Kundeninformationen generiert. Die Kundendaten wurden bislang von den EVU-Mitarbeitern manuell in SAP IS-U sowie auf die E-Mobilitätsplattform has.to.be übertragen.

Anschließend wurde ein Zugang für das Kundenportal bzw. ein Begrüßungsschreiben erstellt und versendet. Der Aufwand für die manuelle Bearbeitung lag pro Eintrag bei 25-30 Minuten.

Das Ziel: Der Prozess sollte künftig ressourcenschonend ablaufen.

Die Lösung

Die komplexe Vorgehensweise wurde in mehrere Teilprozesse unterteilt. So liest der Bot regelmäßig das Exchange-Postfach aus, in dem die Neuanmeldungen eingehen, und gleicht die Daten mit den Einträgen in SAP ab. Ist der Kunde bereits angelegt, werden die bestehenden Informationen bei Bedarf vervollständigt bzw. angepasst. Findet der Bot keinen Eintrag, wird der Datensatz neu angelegt. Danach wechselt der digitale Helfer in das E-Mobilitätssystem has.to.be und legt den Kunden auch dort neu an.
Sind alle Daten sauber gepflegt, erstellt der Bot einen Portalzugang und verschickt die Zugangsdaten automatisch an den Kunden.

Im letzten Schritt generiert der Bot das Begrüßungsschreiben und legt dieses im PDF-Format ab. Ab hier übernimmt ein Service-Mitarbeiter, der das Schreiben mit allen notwendigen Informationen an den Kunden versendet.

Der Nutzen: Für die Bearbeitung eines Falls braucht der Bot im Durchschnitt 6-8 Minuten. Wenn man den Entwicklungsaufwand von ca. 100 Stunden bis zur Produktivnahme berücksichtigt und von einer fiktiven Menge von 500 Fällen pro Monat bzw. einer Aussteuerquote von 10 % ausgeht, spart das Unternehmen monatlich ca. 225 Stunden ein.

Aufbau von PV-Anlagen in SIV kVASy

Die Ausgangssituation: Ein Energieversorger legt monatlich mehrere PV-Anlagen im ERP-System SIV kVASy an. Die Informationen zu den Anlagen und ggf. vorhandenen Speichern werden in Form von PDF-Dokumenten zur Verfügung gestellt und in einem Ordner abgelegt. Die manuelle Bearbeitung eines Falls nahm ca. 30 Minuten in Anspruch.

Das Ziel: Der zeitaufwendige Prozess soll künftig schnell, effizient und nachhaltig umgesetzt werden.

Die Lösung

Der Bot greift PDF-Dateien nacheinander aus dem Ordner, extrahiert die einzelnen Werte, wie bspw. die installierte Leistung, den Standort der Anlage bzw. die Kundennummer, und überträgt sie in SIV kVASy. Daraufhin erstellt der smarte Helfer ein Kundenanschreiben und archiviert die PDF-Datei.
Über die zentrale Steuereinheit, den sog. Orchestrator, kann dabei immer nachvollzogen werden, in welchem Prozessschritt sich die jeweilige Anlage befindet. Sollten bei der Bearbeitung Fehler auftreten (bspw. aufgrund von fehlenden oder falschen Informationen in der PDF-Datei), erhalten die Service-Mitarbeiter eine entsprechende Meldung. So wird keine Anlage übersehen und kann von EVU-Mitarbeitern bei Bedarf manuell nachgepflegt werden.

Der Nutzen: Um einen Kundendatensatz zu erstellen, braucht der Bot im Durchschnitt 8-10 Minuten. Wenn man den Entwicklungsaufwand von ca. 60 Stunden bis zur Produktivnahme berücksichtigt und von einer fiktiven Menge von 100 Fällen pro Monat bzw. einer Aussteuerquote von 10 % ausgeht, spart das Unternehmen monatlich ca. 45 Stunden ein.

Fazit

"Robotic Process Automation ist ein praktisches Werkzeug für EVU, um Prozesse nachhaltig zu optimieren, Aufwände zu reduzieren und für Mitarbeiter eine wertvolle Ressource – Zeit – zu schaffen", unterstreicht die hsag. Es lohne sich, zu prüfen, ob eine Automatisierung infrage kommt – unabhängig von der Unternehmensgröße, der Systemlandschaft oder der Komplexität des Prozesses.

Der Aufwand dafür sei gering: in den meisten Fällen reiche ein einfaches Video des Prozesses zusammen mit den Informationen, welche Systeme involviert sind und woher der Input kommt, aus, um die Automatisierungstauglichkeit zu prüfen und den RPA-Prozess aufzubauen. (sg)