Transparente Kommunikation im Team und hohe Ansprüche an Datenschutz und Datensicherheit: Die hybride Arbeit stellt viele Unternehmen mit diesen Anforderungen vor zahlreiche Herausforderungen. Um neue, dezentrale Prozesse erfolgreich umzusetzen, braucht es sowohl ein Umdenken in Sachen Arbeitsweise als auch geeignete Tools dafür.
Remote Work ohne Silodenken
Die Arbeit über Stadt- und Landesgrenzen hinweg ist eine Sache – die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen eine andere. Was bereits vor der Pandemie eine Herausforderung war, wurde während des Umzugs ins Home Office noch verstärkt: Die Mitarbeitenden arbeiteten isoliert voneinander und tauschten Informationen nur innerhalb einzelner Silos aus.
Gerade in hybriden Teams können solche Silos und damit Informationslücken entstehen. Die Kommunikation findet über zahlreiche Kanäle statt, Informationen gehen verloren und Ideen lassen sich oftmals digital schlecht veranschaulichen.
Gemeinsamer Raum zum Arbeiten
Visual Collaboration bietet eine Möglichkeit, Teams zuhause und im Büro effizient miteinander zu verbinden und einen gemeinsamen Raum zum Arbeiten zu schaffen. Dabei werden visuelle Darstellungen – wie Zeichnungen oder Mindmaps – genutzt, um komplexe Zusammenhänge oder Ideen anschaulich zu präsentieren und zu teilen.
Visuelle Zusammenarbeit kann sowohl in virtuellen als auch in physischen Umgebungen stattfinden – zum Beispiel durch den Einsatz am Smartboard – und verbessert das Verständnis und die Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmenden. Ob virtuell oder vor Ort, der Vorteil des digitalen Boards liegt in der uneingeschränkten Verfügbarkeit. Auch später können Inhalte von überall aus abgerufen und bearbeitet werden.
Zudem ist der Verlauf einsehbar und Arbeitsschritte lassen sich transparent nachvollziehen. So können auch Teammitglieder, die nicht im gesamten Prozess involviert waren, den Verlauf eines Brainstormings oder einer Projektplanung schnell selbst überblicken.
Workshops wie vor Ort
Ein virtueller Raum für Zusammenarbeit – das war auch das Ziel der EnBW Energie Baden-Württemberg AG. Denn zu Beginn der Pandemie war schnell klar: Besonders die Mitarbeitenden mit viel Kundenkontakt oder in der Produktentwicklung benötigen ein geeignetes Tool, um Workshops wie vor Ort stattfinden zu lassen oder gemeinsam an kreativen Themen wie beispielsweise Design Thinking oder der Entwicklung einer Customer Journey zu arbeiten.
Eine bestimmte Bandbreite an Funktionen, vorgefertigte Templates für die wichtigen Anwendungsfälle, Zugriff für externe Personen, eine Moderationsfunktion und eine Kapitellogik waren ihnen dabei besonders wichtig. Die Wahl fiel dabei auf den Stuttgarter Anbieter Conceptboard.
Ergebnisse am Ende des Tages sichtbar
Die gleichnamige Anwendung – ein sicheres Online-Whiteboard – ermöglicht die schnelle sowie zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten – DSGVO-konform und mithilfe modernster Verschlüsselung. MIt einem Enterprise-Ready-Ansatz konnte das Tool sofort im Unternehmen eingeführt werden und statt der ursprünglich geplanten 50 Lizenzen nutzen es heute ca. 7000 aktive Nutzer pro Monat mit rund 17.000 monatlichen Zugriffen durch alle Mitarbeitenden.
„Fortschritte und Erfolge sind mit der Arbeit mit Conceptboard direkt für alle sichtbar“, erläutert Handan Kartal, Lead Digital Workplace & Smart Collaboration bei EnBW. „Dadurch wurden neue, transparentere Prozesse schnell angenommen. Der visuelle Aspekt spielt dabei eine große Rolle. Mitarbeitende haben die Ergebnisse ihrer Arbeit am Ende jedes Tages immer vor Augen. Das fördert die Motivation, ein neues Tool zu nutzen.“
Transparenz als Vorteil für alle
Für die erfolgreiche Einführung neuer Tools und Prozesse bedarf es stets eines mitarbeiterzentrierten Change Managements und einer guten Einarbeitung. Eine Anwendung vorzustellen und Schulungen anzubieten, reicht nicht aus, heißt es. Mitarbeitende reagieren auf neue, transparente Tools häufig zunächst skeptisch. Schnell entsteht ein Gefühl von Kontrolle und Mikromanagement.
Eine Frage sollte von Beginn an klar beantwortet werden: Wo liegt der Vorteil für den individuellen Arbeitsalltag? Eine höhere Effizienz und eine damit verbundene Kostensenkung zum Beispiel mag zwar für die Geschäftsführung ein schlagendes Argument sein, Mitarbeitende haben jedoch andere Bedürfnisse. Visual Collaboration Lösungen erleichtern tägliche Aufgaben, verbessern die Zusammenarbeit und sparen Zeit. Ideen und Brainstormings sind an einem sicheren Ort gespeichert und können einfach und unkompliziert über alle Hierarchien geteilt werden.
DSGVO-konform
Transparenz sollte dabei natürlich nicht mit dem Datenschutz konkurrieren. Auch die EnBW hat strenge Vorgaben und war deshalb auf der Suche nach einem Tool, das DSGVO-konform ist und größten Wert auf Datensicherheit legt. Conceptboard konnte hier durch die ISO 27001-Zertifizierung, den Firmensitz in Deutschland sowie Hosting in deutschen Rechenzentren überzeugen. Das Stuttgarter Unternehmen verschlüsselt zusätzlich alle Daten mit der etablierten Multi-Faktor-Authentisierung (MFA) AES 256bit, denn nicht jede MFA schützt gleich gut vor Phishing-Attacken.
Eine neue Unternehmenskultur
Die EnBW hat es geschafft, die positiven Aspekte von transparenter Visual Collaboration für sich zu nutzen. Mehr noch: Die neuen Prozesse haben für einen Wandel in der Unternehmenskultur gesorgt. Das interaktive Online-Whiteboard Conceptboard ist für die Mitarbeitenden nicht mehr wegzudenken: Auf verschiedenen Boards können Teams die gesamte Planung und Kommunikation zu einem Projekt stattfinden lassen.
Die gemeinsame Übersicht, der History-Mode, mit dem der Verlauf eines Boards zurückgespielt werden kann, sowie die Live-Cursor-Funktion sorgen dafür, dass Updates gut nachvollziehbar sind und der Beitrag jedes einzelnen sichtbar wird. Auch die Kommentarfunktion, mit der Nachfragen direkt bei einzelnen Elementen gestellt werden können, sorgt für mehr Klarheit. Die Teams bei EnBW schaffen so effiziente Workflows, schnelle Abstimmungsprozesse und eine visuelle Plattform für kreative Zusammenarbeit. (sg)
