Gastbeitrag von
Tom Feldkamp
Rechtsanwalt, Manager
Kienbaum
und
Ursula Neuhoff
Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht
Partnerin bei FGS
In den vergangenen Monaten haben zunehmende Presseberichte für Aufsehen gesorgt, wonach vermehrt Unternehmen ihre bislang großzügige Homeoffice Praxis auf den Prüfstand stellen und ihre Mitarbeitenden wieder zurück in die Büros holen wollen.
Amazon, SAP und Springer sind einige promienten Beispiele. Aber ist der Trend zum Homeoffice beziehungsweise zu Mobile Work tatsächlich am Ende? Und wie steht es um neuere Formen des mobilen Arbeitens wie "Workation"?
Kienbaum hat aktuell unter rund 700 Unternehmen eine Untersuchung zum Thema Benefits durchgeführt. Dabei wurden auch die Verbreitung von Homeoffice- beziehungsweise Mobile-Work-Regelungen sowie von Workation-Angeboten abgefragt.
Vollständige Flexibilität ist selten
Das Ergebnis zeigt, dass von einem generellen Trend zurück ins Büro nicht die Rede sein kann. In rund 92 Prozent der befragten Unternehmen ist Mobile Work, also (neben dem klassischen Homeoffice) die Möglichkeit der Arbeit von unterschiedlichen Orten, nach wie vor verbreitet. Gegenüber unserer Umfrage vor zwei Jahren haben sich somit in der Verbreitung kaum Änderungen ergeben.
Auch in Unternehmen der Versorgungswirtschaft gibt es zum Gesamtmarkt keine auffälligen Abweichungen. Dort gehört ebenfalls in 89 Prozent der Unternehmen die Möglichkeit von Mobile Work zum Standard.
Eine vollständige Flexibilität bezüglich der Arbeit aus dem Homeoffice ist allerdings die Ausnahme: In der Mehrzahl der Unternehmen besteht in der Regel für zwei oder drei Tage pro Woche eine Anwesenheitspflicht im Büro, das heißt im Umkehrschluss erlauben die Unternehmen ihren Mitarbeitenden zumeist an für maximal bis zu drei Tagen pro Woche von Zuhause aus zu arbeiten.
Die Mehrzahl der Unternehmen unterscheidet dabei nicht nach Jobgruppen – lediglich für Außendienstfunktionen sowie Funktionen, bei denen zum ordnungsgemäßen Betriebsablauf die Anwesenheit am regulären Arbeitsplatz erforderlich ist, gibt es Sonderregeln.
Workation auf dem Vormarsch
War das Thema "Workation" – also das Arbeiten aus dem Ausland – vor fünf Jahren noch nahezu unbekannt, so ist diese Form der Arbeit seither auf dem Vormarsch: Rund 37 Prozent der Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeitern dies mittlerweile bereits, sofern es sich um Arbeitsaufenthalte im EU-Ausland handelt.
Die Praxis der Workation außerhalb Europas ist dagegen bislang eher zurückhaltend. Nur elf Prozent der befragten Unternehmen bieten diese Möglichkeit an.
Anders als beim Thema Mobile Work zeigen sich hier aber zwischen dem Gesamtmarkt und Unternehmen der Versorgungswirtschaft durchaus signifikante Unterschiede: Lediglich in einem Viertel der befragten Versorgungsunternehmen besteht die Möglichkeit zu Workation im EU-Ausland. Die Möglichkeit des Arbeitens außerhalb Europas hat bislang hier noch so gut wie keine Verbreitung gefunden.
In Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden diese Möglichkeit offerieren, ist diese in der Regel zeitlich limitiert. So beträgt die maximale Anzahl von Arbeitstagen aus dem EU-Ausland im Durchschnitt 30 Tage pro Jahr, bei Workation vom außereuropäischen Ausland aus liegt der Durchschnitt bei maximal 25 Tagen.
Rechtliche Risiken bei Workation
Beim mobilen Arbeiten im Ausland bestehen jedoch einige Pflichten und Risiken für Unternehmen, die dringend im Vorfeld beachtet beziehungsweise minimiert werden sollten. Hinsichtlich des anwendbaren Sozialversicherungsrechts bleibt es – jedenfalls innerhalb der EU – zwar in aller Regel bei Anwendung des deutschen Rechts, da rechtlich eine Entsendung vorliegt, die den maximal möglichen Zeitraum von 24 Monaten nicht überschreitet.
Es ist jedoch darauf zu achten, dass vor Abreise eine A1-Bescheinigung zu beantragen ist, aus der die ausschließliche Geltung der deutschen Sozialversicherungsvorschriften hervorgeht. Besondere Vorsicht ist aber geboten, wenn Mitarbeitende wiederkehrend und in größerem zeitlichen Umfang in dasselbe Land reisen, zum Beispiel in ein eigenes Feriendomizil oder zu Verwandten.
Hier könnte es insbesondere dann zu einem Wechsel des Sozialversicherungsrechts kommen, wenn der Lebensmittelpunkt sich ins Ausland verlagert und dort mehr als 25 Prozent der Tätigkeit ausgeübt werden. Ist der Anwendungsbereich der EU-Entsendeverordnung aufgrund der Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers und/oder dem Land, in dem die Tätigkeit ausgeübt werden soll, nicht anwendbar, sollte unbedingt eine rechtliche Prüfung stattfinden. Die Rechtslage ergibt sich dann zum Teil aus zwischenstaatlichen Abkommen. Soweit kein solches Abkommen gilt, besteht die Gefahr der Doppelversicherung, sofern im Zielland das Beschäftigungslandprinzip gilt.
Außerhalb der EU ist zudem empfehlenswert, eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung abzuschließen. Die gesetzliche Krankenversicherung trägt Behandlungskosten dort nur in der Höhe, wie sie im Inland angefallen wären. Dies kann allerdings erheblich von den tatsächlich entstehenden Kosten abweichen – diese trägt der Arbeitgeber.
Sonderfall Grenzpendler
Von den "Workation"-Sachverhalten grundlegend zu unterscheiden sind Grenzgänger, die regelmäßig von zu Hause (im Ausland) sowie auch innerhalb Deutschlands arbeiten. Hier gelten sowohl sozialversicherungsrechtlich als auch steuerlich besondere Regelungen.
Die Einkommensteuer ist bei nur kurzer Dauer der Tätigkeit im Ausland aufgrund der in den meisten Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) enthaltenen sogenannten 183-Tage-Regelung meist nicht zu entrichten. Es besteht für Unternehmen jedoch das Risiko, dass im Ausland eine steuerliche Betriebsstätte begründet wird. Neben dem zusätzlichen administrativen Aufwand würde eine Gründung dazu führen, dass die der ausländischen Betriebsstätte zuzuordnenden Gewinne der Besteuerung im Betriebsstättenstaat unterliegen.
Auch unter diesem Gesichtspunkt ist es sinnvoll, dass Unternehmen zeitliche und inhaltliche Grenzen für die Arbeit aus dem Ausland setzen, zum Beispiel kann dies strengere Regeln für Mitarbeiter mit absatzorientierter Tätigkeit beinhalten, um die Entstehung einer sogenannte Vertreterbetriebsstätte zu vermeiden.
Untehmensrichtlinien und Einzelverträge
Auch während einer vorübergehenden "Workation" im Ausland bleibt auf das Arbeitsverhältnis grundsätzlich deutsches Recht anwendbar, jedenfalls im Anwendungsbereich der europäischen Rom-I-Verordnung. Allerdings gibt es in jedem Mitgliedstaat besonders wichtige Regelungen, die davon unabhängig rein aufgrund der Tätigkeit auf dem jeweiligen Territorium anwendbar sind. In der Regel sind dies grundlegende Schutzgesetze wie zum Beispiel der Mutterschutz oder das jeweilige Arbeitszeit- und Feiertagsrecht.
Auch kann das Recht des Tätigkeitsorts vorsehen, dass das Unternehmen den Mitarbeiter ab dem ersten Tag oder ab einer definierten Aufenthaltsdauer in dafür vorgesehenen Meldeportalen registrieren muss. Wer sicher gehen will, dass derartige Pflichten nicht verletzt werden, kommt nicht umhin, sich zuvor über die lokale Rechtslage zu informieren.
Soll Workation nicht mehr in Einzelfällen ermöglicht werden, empfiehlt es sich die wesentlichen Regelungen in einer Unternehmensrichtlinie/Policy festzuschreiben. Existiert ein Betriebsrat besteht ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 I Nr. 14 BetrVG. Daneben kann eine einzelvertragliche Regelung der während der Workation geltenden Bedingungen sinnvoll sein, die gegebenenfalls auch die besonderen Anforderungen des Nachweisgesetzes bei Auslandstätigkeit erfüllt.
