Ein erfolgreiches Intranet stärkt das Employer Branding und die Firmenwerte: Die gute Vernetzung der Mitarbeitenden und der gelebte Wissenstransfer festigen die Unternehmenskultur. Persönliche Erfolge und zum Beispiel Jubiläen erhalten eine neue Plattform. Das Onboarding neuer Kolleg:innen wird erleichtert, da diese schnell einen Einblick in das Tagesgeschäft aller Abteilungen erhalten – vor allem wenn häufig im Homeoffice gearbeitet wird.

Warum der Trend zur hybriden internen Kommunikation? Dieser Frage ist die School of Communication and Management (SCM) in Zusammenarbeit mit der Agentur fischerAppelt in einer aktuellen Studie nachgegangen: 91,9 Prozent sehen Homeoffice als Treiber Nummer eins, dicht gefolgt von standortübergreifender Kommunikation (79,8 Prozent). Für 44,4 Prozent hat auch die verbesserte Einbindung der mobilen Mitarbeiter:innen in die interne Kommunikation große Bedeutung.

Dass dies unabhängig von der Unternehmensgröße gilt, haben die Stadtwerke Düren früh erkannt – und das Potenzial genutzt. Unglaublich schnell informiert (uschi): Das wollen die Mitarbeitenden der Stadtwerke Düren sein. Im ZfK-Interview verrät Jürgen Schulz, Leiter Kommunikation, mit welchen Maßnahmen er die Akzeptanz und die Zugriffshäufigkeit des Intranets gesteigert hat.

Was unterscheidet "uschi" von herkömmlichen Intranets? Und wie wird es konkret in die tägliche Arbeit integriert?

Da gibt es einige Punkte zu nennen: Der Name wurde im Rahmen eines Wettwebers demokratisch ermittelt. Ebenso demokratisch hat jede/jeder der rund 260 Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihren/seinen Beitrag auf der Startseite zu platzieren. Die Themenauswahl ist dementsprechend vielseitig und das Intranet immer wieder aktuell. 
Wir haben einige Anwendungen in "uschi" integriert, wie z.B. die Fahrzeugreservierung, die keinen Absprung in andere Systeme notwendig machen. Schon vor der Einführung von Teams konnten wir durch den Einsatz von "uschi" lernen, in Arbeitsgruppen zu arbeiten oder Wissen auszutauschen. Das hat die Einführung von MS365/Teams sicher erleichtert.

Wie ist die Resonanz der Belegschaft? 

Das Trackingtool zeigt uns täglich, dass "uschi" der Informationskanal Nr. 1 im Unternehmen geworden ist. Wir verzeichnen bei rund 260 Mitarbeitenden, dass bis zu 200 von ihnen mindestens einmal am Tag das Tool nutzen. Aber auch das Liken und Kommentieren von Beiträgen ist weit verbreitet. 
Die Suche gehört mit zu den am meisten aufgerufenen Seiten. Ergebnisse daraus erleichtern und beschleunigen ggf. auch die eigene Arbeit. Auch das führt zu einer Stärkung der Akzeptanz. 
Neue Mitarbeitende werden ebenso begrüßt und vorgestellt wie scheidende verabschiedet. Bestandende Prüfungen oder Jubiläen werden gemeinsam im Intranet „gefeiert“. Für die Betroffenen ein wunderbares Gefühlt der Anerkennung und Wertschätzung. Natürlich gibt es auch Kolleg:innen, die zwar privat Social Media nutzen, sich aber mit einem beruflich orientierten „Social Intranet“ schwer tun. Das ist ein kleine Gruppe, die aber auch Beachtung verdient und bekommt.

Warum und wann wurde "uschi" ins Leben gerufen?

Das Vorgänger-Intranet war ein in die Jahre gekommenes, starres Redaktionssystem. Maximal fünf Mitarbeitende stellten Content wie Betriebsvereinbarungen oder den Kantinenplan ein. Zugegeben, keine spannenden Themen und eher Pflichtveröffentlichungen. 2016 war die Software nicht mehr zu aktualisieren. Eine Marksondierung ergab, dass die Zukunft den Social Intranets gehört. Wir waren also schon sehr früh damit unterwegs und freuen uns noch heute über die damalige Entscheidung.

Was waren die „lesson learned“?


Binde die Mitarbeitenden früh mit ein, wenn es um die Akzeptanz eines neuen Systems, wie dem Social Intranet, geht. 
Es braucht keine starren Regeln, damit die Mitarbeitenden in einem solchen Tool wertschätzend miteinander umgehen.
 Das Unternehmen wird deutlich transparenter, weil aus sehr vielen Unternehmensteilen Beiträge kommen.
 Veranstalte Gewinnspiele wie Fotowettbewerbe oder setze den Adventskalender als gezielte Maßnahme zur Steigerung der Zugriffe, Akzeptanz oder auch zum Wissenstransfer ein. 
Die Duzkultur wurde durch "uschi" extrem gefördert (ausschlaggebend war ein Post mit dem Titel „Duzen wir uns schon oder Siezen wir uns noch?“). 
Überhaupt ist unser Social Intranet identitätssteigernd und stärkt die Arbeitgebermarke.

In Krisenzeiten, wie bei Corona, hat sich "uschi" als der Informationskanal Nr. 1 bewährt. Wir waren glücklich ein solches System im Einsatz zu haben um alle zeitnah über Maßnahmen, Regeln und zu andere Dinge zu informieren. (bs)