Von: Fabian Czicholl, Regional Vice President DACH bei Appian
Die Modernisierung der IT-Systeme im öffentlichen Sektor ist eine große Aufgabe. Vielerorts geraten Institutionen dabei in Rückstand. Dafür gibt es viele Gründe: Staatliche Einrichtungen sind risikoavers, denn ihre Daten sind sensibel. Zudem ist die Sorge vor Störungen verbreitet. Altsysteme bleiben aufgrund ihrer Langlebigkeit bestehen oder weil sie als komplexe, maßgeschneiderte Lösungen implementiert wurden.
Die Systeme sind teils Jahrzehnte alt, doch ihr Ersatz ist mit erheblichen Kosten verbunden. Dabei sind die Altsysteme keineswegs störungsfrei und sicher und werden zunehmend ineffizient. Diese Ineffizienz führt zu frustrierten Mitarbeitenden und Bürgern, da sich langwierige und komplexe Prozesse auf die Bearbeitungszeit von Anträgen auswirken. Der logische Lösungsweg wäre es also, Fachverfahren in Bestandssysteme zu integrieren und im Folgeschritt Bearbeitungen zu automatisieren, allerdings gilt es, auf dem Weg dorthin Hürden zu bewältigen.
Ineffiziente und fragmentierte Datensilos
Alte IT-Systeme arbeiten mit isolierten Daten, das heißt mit Daten, die wie in Silos in getrennten Systemen gespeichert sind. Das führt zu einer Fragmentierung der Daten über verschiedene Bereiche innerhalb der Behörde. Häufig sind Anforderungen an bestehende oder neue Fachanwendungen auf Daten aus verschiedenen Quellen/Silos angewiesen, die aus den Silos zusammengetragen und teilweise auch wieder dorthin zurückgesendet werden müssen.
Die daraus resultierenden Herausforderungen sind vielfältig. Die unterschiedlichen Quellen sind voneinander abhängig und nicht synchronisiert. Begrenzte Sichtbarkeit und Zugänglichkeit behindern effiziente Koordination und Informationsaustausch. Das führt zu Fehlern bei Berichten, Entscheidungen und Bürgerdiensten. Ineffizienzen im Datenmanagement erhöhen außerdem die Kosten und behindern die Geschwindigkeit.
Entscheidender Schlüssel zum Erfolg
Das Aufbrechen der Datensilos ist entscheidend. Ohne starke Datenverbindungen können Organisationen nicht von Fachverfahren, die alle relevanten Informationen im Zugriff haben, profitieren, denn diese benötigen Datenzugriff, um ohne menschliches Eingreifen arbeiten zu können. Öffentliche Einrichtungen müssen auf vernetzte Lösungen umsteigen. Viele staatliche Institutionen haben das Problem erkannt, aber die Migration aller Daten in ein neues System erscheint zu zeit- und kostenintensiv.
Alternative Lösung: Daten zusammenführen
Um die größer werdenden Datenmengen zu verwalten, stehen Datenarchitekturlösungen zur Verfügung. Diese sind beispielsweise Data Warehouses, Data Lakes und Data Meshes. Für die meisten Organisationen reichen diese jedoch nicht aus. Die genannten Lösungen versuchen, die Daten zusammenzuführen, bilden aber nicht das Rückspielen von transaktionalen Änderungen in die alten Bestandssysteme ab. Dennoch gelingt es oft nicht, alle Daten effizient zu verwalten. Manche Lösungen verringern sogar die Datenintegrität und gefährden die Sicherheit.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, benötigen die Institutionen eine andere Datenstruktur. Hier kommt Data Fabric ins Spiel. Damit können Altsysteme vereinheitlicht und erweitert werden.
Was ist Data Fabric?
Data Fabric ist eine Informationsschicht, die auf verschiedene Datenquellen aufgesetzt wird und sie zusammenführt – ohne Daten von ihrem aktuellen Speicherort zu verschieben. Die Daten werden zentral vollständig sichtbar, über die tatsächliche Einzelquelle hinaus. Ein Data-Fabric-Ansatz ermöglicht das bidirektionale Arbeiten über Datenquellen hinweg und die Abfrage mehrerer Quellen, als ob sie kombiniert wären.
Data-Fabric-Anwendungen arbeiten nahtlos mit Altsystemen und ermöglichen Nutzern, neue Funktionen auf vorhandenen Datenstrukturen aufzubauen. Bestehende Systeme können singulär weiter betrieben werden. Die Anbindung an eine externe Data-Fabric ist dem Einzelsystem und seinen weiterhin Nutzenden nicht notwendigerweise ersichtlich.
Das Bestandssystem ist Teil eines Data-Fabric-Verbunds, bekommt aber davon nichts mit und wird im Laufe der Zeit aufgerüstet. Das verlängert die Lebensdauer der IT-Systeme. Data Fabric ermöglicht optimales Datenmanagement für Organisationen, die Echtzeitanwendungen mit einem umfassenden Überblick über ihre Abläufe erstellen möchten. Ein weiterer Vorteil ist, dass Data Fabric Transaktionssysteme genauso abdeckt wie analytische Systeme.
Anwendung im öffentlichen Sektor
Data Fabric funktioniert am besten als Teil einer minimal-invasiven Strategie zur Anwendungsmodernisierung. Im öffentlichen Sektor gibt es viele Anwendungsbereiche:
- 1. Beschaffungswesen: Ein häufiges Problem ist, dass benötigte Waren und Dienstleistungen nicht schnell genug zur Verfügung stehen. Beschaffungsprozesse sind komplex, denn sie berühren verschiedene Abteilungen. Informationen über Anbieter werden gespeichert und gemeinsam genutzt. Häufig liegen Daten in verschiedenen Registern, auf unterschiedlichen Laufwerken, SharePoints usw. Das verlangsamt das gemeinsame Arbeiten, Mehraufwand und Fehler sind die Folge. Data Fabric setzt hier an und integriert getrennte Systeme. So optimiert die Anwendungsmodernisierung den Beschaffungsprozess.
- 2. Personalwesen: Auch die Personalverwaltung im öffentlichen Sektor umfasst komplexe Prozesse. Dazu gehören etwa Eintritt, Austritt und Verwaltung des Bewerberpools. Die Daten werden dabei in getrennten Systemen gespeichert. Dieses Nebeneinander der Systeme führt zu Ineffizienzen und lässt Raum für menschliche Fehler. Data Fabric bietet auch hier eine übergreifende Datenstruktur. Sie kann zudem zusammen mit einer Plattform für die Erstellung moderner Fachverfahren verwendet werden.
- 3. Strafverfolgungsbehörden: Polizeidienststellen und andere Behörden begleiten den gesamten Lebenszyklus eines Vorfalls – von der ersten Meldung bis zur Vorbereitung des Falls für das Gericht. Mehrere Abteilungen speichern Informationen in unterschiedlichen Systemen (Datenverwaltung, Beweismittelverwaltung, Forensik, Kriminalität). Durchgängige Transparenz ist für die effektive Bearbeitung von Fällen entscheidend. Data Fabric führt die Informationen zusammen. Dies hilft den Behörden, Fälle schneller zu bearbeiten.
Die nahtlose Zusammenführung von Systemen und Daten durch Data Fabric ermöglicht es öffentlichen Institutionen, in ihren Fachverfahren schnell auf neue Anforderungen zu reagieren. Das fördert eine bessere Sachbearbeitung durch Behördenmitarbeiter und eine optimale Nutzung öffentlicher Ressourcen. Effektiv ist dies eine Win-Win-Situation – die Einrichtung kann schneller und effizienter arbeiten, während Bürger schneller Ergebnisse geliefert bekommen. (sg)
