Interne Kommunikation gehört in Stadtwerken zu den unterschätzten Dauerbaustellen. Unterschiedliche Berufsgruppen, verteilte Standorte und steigende Anforderungen durch Regulierung, Digitalisierung und Krisenlagen machen klassische Kommunikationswege zunehmend ineffektiv. E-Mail und statisches Intranet reichen oft nicht mehr aus, um alle Mitarbeitenden zuverlässig zu erreichen.
"In einem Energieversorgungsunternehmen arbeiten Menschen mit völlig unterschiedlichen Arbeitsrealitäten", sagt Lisa Fornaçon, Director Digital Marketing bei der Kommunikationsagentur Trurnit. "Ein Teil sitzt im Büro, viele sind im Netzbetrieb, im Schichtdienst oder mobil unterwegs. Alle gleichermaßen zu informieren und einzubinden, ist eine echte Herausforderung."
Hinzu kommt die inhaltliche Komplexität. Energiepolitik, Netzausbau, IT-Sicherheit oder neue Geschäftsfelder wie Glasfaser und Wasserstoff müssen intern verständlich vermittelt werden. Mitarbeitende sollen Entwicklungen einordnen und gegenüber Kundinnen und Kunden sicher vertreten können. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Reaktionsgeschwindigkeit, etwa bei Störungen, Extremwetter oder IT-Vorfällen.
Wo klassische Kanäle an ihre Grenzen stoßen
In der Praxis zeigen sich bei vielen Stadtwerken ähnliche Probleme. Informationen liegen verteilt in Abteilungslaufwerken, Mails oder einzelnen Tools. Wissen bleibt in Silos, wichtige Inhalte gehen unter oder erreichen nur Teile der Belegschaft. "Viele Mitarbeitende fühlen sich von E-Mails überflutet, während andere interne Informationen kaum wahrnehmen, weil sie keinen festen PC-Arbeitsplatz haben", beschreibt Fornaçon.
Ein Social Intranet könne hier ansetzen. Es bündelt Informationen, Projekte und Services an einem zentralen Ort und ergänzt die reine Informationsverteilung um Dialogfunktionen. Kommentare, Reaktionen oder Umfragen ermöglichen Rückmeldungen aus der Organisation. Mobile Zugänge erleichtern die Einbindung von Mitarbeitenden im Außendienst oder im Schichtbetrieb.
Sichtbarkeit verändert Kultur
In Projekten mit Stadtwerken beobachtet Trurnit, dass ein Social Intranet nicht nur Prozesse verändert, sondern auch die interne Kultur. Besonders deutlich wird das, wenn Führungskräfte aktiv sichtbar sind. "Sobald Geschäftsführungen oder Bereichsleitungen regelmäßig selbst kommunizieren, Fragen beantworten oder Beiträge kommentieren, verändert sich das Klima spürbar", sagt Fornaçon. "Mitarbeitende trauen sich eher, Themen anzusprechen oder Ideen einzubringen."
Ein weiterer Effekt: Themen werden organisationsübergreifend wahrgenommen. Arbeitssicherheit, Nachhaltigkeitsprojekte oder Kundenkampagnen bleiben nicht mehr auf einzelne Bereiche beschränkt, sondern werden unternehmensweit sichtbar. Das stärkt das Verständnis füreinander und fördert das Wir-Gefühl.
Technik ist nur ein Teil der Lösung
Entscheidend für den Erfolg ist aus Sicht von Trurnit jedoch weniger die Plattform als das Vorgehen. "Ein Social Intranet ist kein Selbstläufer", betont Fornaçon. "Wer ohne klare Ziele startet, riskiert eine weitere Insellösung." Ein Social Intranet lebe davon, dass Mitarbeitende einen konkreten Nutzen im Alltag erkennen. Wenn Geschäftsführung und Bereichsleitungen selbst posten, reagieren und diskutieren, steige die Beteiligung spürbar. Ebenso wichtig sei es, früh auf reale Anwendungsfälle zu setzen, etwa bei Störungen, Projekten oder standortübergreifender Zusammenarbeit. Erfolgreiche Projekte definieren von Beginn an, welche Probleme gelöst werden sollen – etwa bessere Erreichbarkeit mobiler Teams oder schnellere Informationswege in Krisensituationen.
Ebenso wichtig sei eine klare Rollenverteilung. Wer verantwortet Inhalte? Wer moderiert Communities? Und wie greifen bestehende Tools wie Microsoft Teams und Social Intranet ineinander? In vielen Stadtwerken hat sich eine klare Trennung bewährt: Teams für projektbezogene Zusammenarbeit, das Social Intranet für unternehmensweite Information und Austausch.
Datenschutz und Mitbestimmung früh klären
Auch Datenschutz, IT und Betriebsrat müssen früh eingebunden werden. "Konflikte entstehen oft dort, wo Entscheidungen über Köpfe hinweg getroffen werden", sagt Fornaçon. Plattformen wie Haiilo bringen zwar umfangreiche Sicherheits- und Compliance-Funktionen mit, entscheidend ist jedoch die saubere organisatorische Einbettung.
Zeit und Aufwand realistisch einschätzen
Für die Einführung sollten Stadtwerke mehrere Monate einplanen. Von der Zieldefinition über Konzeption, Pilotierung und Schulung bis zum Rollout vergehen, je nach Größe und Ausgangslage, meist vier bis neun Monate. "Der wichtigste Erfolgsfaktor ist nicht Geschwindigkeit, sondern Akzeptanz", so Fornaçon. "Ein Social Intranet entfaltet seinen Nutzen nur dann, wenn Mitarbeitende es als ihren Kommunikationsraum annehmen."
