Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eröffnet Unternehmen bedeutende Möglichkeiten zur Modernisierung ihrer Aktenführung und damit der Arbeit in den Personalabteilungen. Wie die Vergangenheit gezeigt hat, haben Unternehmen keine oder eine schlecht verwaltete elektronische Personalakte – mit gravierenden Auswirkungen:
- Die Organisation leidet regelmäßig unter Ineffizienz und Zeitverlust, was bis hin zu verspäteten oder gar nicht geteilten Informationen führen kann.
- Mitarbeiteranfragen werden mit Zeitverzug beantwortet.
- Informationen für interne Entscheidungsprozesse werden zeitversetzt zur Verfügung gestellt, was die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens beeinträchtigen kann.
- Die Datenanalyse ist oftmals eingeschränkt, da es ohne elektronische Akten schwierig ist, umfangreiche Datenanalysen durchzuführen, die für strategische Entscheidungen im Personalwesen wichtig sind. Trends und Muster können übersehen werden, was die strategische Planung beeinträchtigen kann.
- Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Personalmanagement ist regelmäßig beeinträchtigt, was zu Konflikten in der Belegschaft und mit den Mitbestimmungsgremien führen kann.
- Es besteht das Risiko nicht gut geschützter Personaldaten, was zu Datenverlust oder unbefugtem Zugriff nebst Reputationsschäden und Haftung führen kann.
- Zugriffsrechte auf physische Akten sind oftmals nicht ausreichend aktuell geregelt.
- Physische Akten sind dem Risiko des Verlustes, des Diebstahls oder der Beschädigung durch Feuer, Wasser oder andere Umstände ausgesetzt, was zu unwiederbringlichem Datenverlust führen kann.
- Es werden hohe Lagerkosten für die Aufbewahrung und Archivierung physischer Akten ausgelöst.
- Fehler oder Lücken in der Dokumentation führen zu Compliance-Problemen und potenziellen rechtlichen Konsequenzen.
Um diese und ähnliche Problemfelder zukünftig zu vermeiden, ist es wichtig, in eine zuverlässige und gut strukturierte Lösung für elektronische Personalakten zu investieren, die den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und die Sicherheit und Integrität der Daten gewährleistet.
Eine gute E-Akte sollte eine digitale Vertragsgestaltung optimal nutzbar machen, digitale Optimierungspotenziale in bestehenden HR-Prozessen und -Systemen heben, eine benutzerfreundliche Softwarelösung sein, die hohe Sicherheitsstandards erfüllt, mit einem Schulungsangebot für die operativen Mitarbeiter verbunden sein und durch regelmäßige Audits überprüft werden.
Idealerweise wird die Migration von der Papierakte in eine E-Akte gleich mit der Option zur Überführung in eine sogenannte Managed Service Organisation versehen. So können bei Bedarf der Betrieb, die Pflege, weitere Digitalisierungsmaßnahmen, Schulungen sowie Trainings, Compliancetests, die Auswertung von Zahlen oder die Erstellung von Dashbaords auch ganz oder teilweise sowie dauerhaft oder temporär an Drittdienstleister outgesourced werden.
Stolpersteine bei der Einführung
Unternehmen, die sich mit der erstmaligen Einführung einer E-Akte beschäftigen oder mit ihrer Veränderung, sollten unbedingt:
- die Effizienzziele des E-Akteneinsatzes festlegen,
- die bestehende Aktenstruktur, den Aufbau ihrer Personalakten sowie deren Inhalte analysieren,
- in enger Zusammenarbeit und unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen – unter anderem der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) –, fachliche und technische Konzepte für die Struktur und Führung der E-Akte konzeptionieren; hierzu zählen die Verfahrensdokumentation sowie das Archivierungs- und Löschkonzept,
- den für sie im Einzelfall wirklich passenden technischen Anbieter auswählen,
- gegebenenfalls fehlende Inhalte und Dokumente identifizieren und zusammentragen sowie bei Bedarf digitalisieren, um eine vollständige und optimierte Datenmigration in die E-Akte zu gewährleisten, sowie
- Kapazitäten und Kompetenzen für die laufende Betreuung und Digitalisierung festlegen, damit insbesondere die Einhaltung der festgelegten Strukturen, der DSGVO- sowie der Compliance-Vorgaben sichergestellt ist und die E-Akten vollständig sind sowie gezielte Schulungen und Trainings anbieten, um für eine einfache Handhabung und Akzeptanz der neuen E-Akte zu sorgen.
Der Gastbeitrag entstand unter mitwirken von Stephan Weber, Partner der PricewaterhouseCoopers GmbH WPG.
