Die Covid-19-Krise stellt auch kommunale Unternehmen und insbesondere die Energieversorger in wirtschaftlicher Hinsicht vor deutliche Herausforderungen. Dies kann bis zu einer Krisensituation führen, was wiederum erhöhte Pflichten bei Geschäftsleitung und Aufsichtsrat auslösen kann.
Pflichten der Geschäftsleitung
Eine der wesentlichen Pflichten der Geschäftsleitung in der gegenwärtigen Situation ist die Früherkennung einer möglichen Krise für das Unternehmen. Dies ist im Aktienrecht ausdrücklich geregelt und gilt für die Geschäftsführung einer GmbH entsprechend. Diese Pflicht bedeutet, dass die Geschäftsleitung Maßnahmen zu ergreifen hat, um bestandsgefährdende Entwicklungen, insbesondere im Hinblick auf die Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage, frühzeitig zu erkennen.
Die Geschäftsleitung trifft die Pflicht zur Schadensabwehr. Eine solche Pflicht konkretisiert sich beispielsweise durch die Verpflichtung zur Beendigung der Schadensursachen, die Beseitigung der eingetreten Schäden oder vergleichbar entgegensteuernde Maßnahmen.
Aktuelle Entwicklung immer im Blick
Für ein Energieversorgungsunternehmen bedeutet dies in der gegenwärtigen Krisensituation, dass die Geschäftsleitung aufgrund der allgemeinen wirtschaftlichen Krise permanent die Entwicklungen zu beobachten hat.
Weiterhin hat die Geschäftsleitung auch in der gegenwärtigen Situation die Pflicht, die Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen und damit der Compliance in dem Unternehmen sicherzustellen. Dies schließt die Aufgabe ein, sich fortlaufend über relevante rechtliche Entwicklungen zu informieren, geänderte rechtliche Rahmenbedingungen in die Anwendung zu bringen, die eigenen Mitarbeiter dahingehend zu schulen und etwaige interne Prozesse entsprechend anzupassen. Denn Rechtsverstöße können neben dem Reputationsschaden erhebliche Konsequenzen für das Unternehmen, die Geschäftsleitung und die handelnden Personen haben.
Noch besser informieren und einbinden
Darüber hinaus trifft die Geschäftsleitung derzeit eine erhöhte Informations- und Berichtspflicht gegenüber ihren Gesellschaftsorganen. Dies beinhaltet auch die Überlegung, ob bisherige Kommunikationsprozesses angepasst werden müssen, oder ad hoc eine Unterrichtung und Einberufung der Gesellschafterversammlung im Interesse der Gesellschaft erforderlich erscheinen.
Auch den Aufsichtsrat treffen in der gegenwärtigen Situation erhöhte Überwachungspflichten. Selbst wenn der Aufsichtsrat juristisch kein Geschäftsführungs-, sondern ein Überwachungsorgan ist, trifft auch ihn in der Krise gleichwohl die Verpflichtung, alles zu tun, um Gefahren und bestandsgefährdende Risiken von dem Unternehmen fern zu halten.
Rechtliche Rahmenbedingungen prüfen
Diese Überwachungspflicht schließt die Pflicht mit ein, auch die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen in der Covid-19-Krise, zu prüfen. Damit treffen den Aufsichtsrat derzeit gesteigerte Überwachungspflichten.
Zwingende Voraussetzung für die Wahrnehmung der gesteigerten Überwachungspflicht ist eine adäquate Information des Aufsichtsrates. Denn der Aufsichtsrat kann mögliche Risiken nur erkennen und entsprechend bewerten, wenn ihm die relevanten Informationen vorliegen.
Selbst aktiv werden
Damit treffen den Aufsichtsrat spiegelbildlich zur gesteigerte Unterrichtungspflicht der Geschäftsführung gesteigerte Informationsbeschaffungspflichten. Dafür ist in erster Linie ein guter Informationsfluss zwischen der Geschäftsleitung und dem Aufsichtsratsvorsitzenden wichtig.
Die Informationspflicht für den Aufsichtsrat kann allerdings darüber hinausgehen. Denn dieser ist verpflichtet, fehlende Informationen selbst zu identifizieren und bei der Geschäftsleitung anzufordern. Dies gilt ungeachtet der Berichterstattung durch die Geschäftsleitung, da der Aufsichtsrat auch bewerten muss, ob die Berichterstattung bzw. die zur Verfügung gestellten Informationen ausreichend sind.
Schnelle Handlungsfähigkeit gewährleisten
Für den Aufsichtsrat ist ebenso wichtig, dass er im Rahmen der Krise schnell handlungsfähig ist. Denn gerade in Krisensituationen wie der aktuellen kann es erforderlich sein, dass bedeutende Entscheidungen kurzfristig getroffen werden müssen, um mögliche Schäden vom Unternehmen abzuwenden. Dabei können durchaus komplexe Sachverhalte durch den Aufsichtsrat zu entscheiden sein.
Daher ist, neben der zeitlichen Verfügbarkeit und ggf. Entscheidungen in Umlaufverfahren, eine gute Aufbereitung der Themen essentiell. Hier kann es sich anbieten, die Vorbereitung von Entscheidungen auf Ausschüsse zu verlagern.
Beratungen intensivieren
Mit den erhöhten Anforderungen an die Überwachungspflicht geht zudem eine gesteigerte Beratungspflicht des Aufsichtsrates gegenüber der Geschäftsleitung einher. Da die Geschäftsführungsmaßnahmen in der Krise an Bedeutung für das Unternehmen gewinnen, ist eine intensivere Beratung zwischen beiden Organen erforderlich und notwendig. Dieser Aufgabe müssen sich Geschäftsführung und Aufsichtsrat stellen.
Fazit: Die aktuelle Krisensituation bedeutet, dass sowohl Geschäftsführung als auch Aufsichtsrat bisherige eingeübte Prozesse überdenken und an die aktuellen Bedürfnisse anpassen müssen. Was gestern noch ausreichend gewesen sein mag, kann heute eventuell nicht mehr die erhöhte Überwachungs- Beratungs- und Informationspflichten erfüllen. Ein den jeweiligen Gegebenheiten angepasstes Kommunikationskonzept ist zwingend zu empfehlen.
Die Autoren:
Nicole Elert ist Fachanwältin für Arbeitsrecht und Partnerin bei PwC Legal. Jan Gerd Möller ist dort Rechtsanwalt und Senior Manager.
