Von:
Andreas Gremm,
Business Development Manager
bei Fujitsu Services GmbH
Mit flexiblen Arbeitsformen wie beispielsweise dem Homeoffice sind auf vielen Schreibtischen die Papierberge deutlich geschrumpft, denn Aktenschränke und dezentrales Arbeiten vertragen sich nicht. Der Bitkom Digital Office Index 2022 bestätigt dies: Unternehmen drucken weniger Unterlagen aus und verschicken Rechnungen zunehmend digital.
Doch bis zu einer umfassenden Digitalisierung von Prozessen ist es noch ein weiter Weg. Das hat aus Sicht der Befragten unterschiedliche Gründe. Dazu zählen unter anderem ein hoher Investitionsbedarf, die Angst vor unberechtigtem Zugriff auf Daten, fehlende Standards oder rechtliche und regulatorische Bestimmungen. Mit der richtigen Lösung können diese Hürden jedoch überwunden werden.
Digitale Prozesse rechtssicher und vertrauenswürdig gestalten
Die Digitalisierung papiergebundener Prozesse hat für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung inzwischen hohe Priorität. Denn wenn Medienbrüche beseitigt werden, erspart man sich nicht nur viel Zeit und Kosten, sondern schafft auch die Voraussetzungen für bessere Kundenservices, höhere Produktivität von Beschäftigten über Standorte hinweg sowie für die Automatisierung von Prozessen.
Mit eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) steht dafür bereits seit 2016 ein geeigneter rechtlicher Rahmen zur Verfügung, der EU-weit und darüber hinaus den Einsatz von elektronischer Identifizierung und Vertrauensdiensten regelt. Im Kern schafft eIDAS für einen Binnenmarkt mit 500 Millionen Menschen die einheitliche Rechtsbasis für den digitalen Austausch zwischen Unternehmen, Behörden und Privatpersonen.
Welcher Signaturtyp ist wann angebracht?
Ein zentraler Begriff in der eIDAS-Verordnung ist der der „elektronischen Signatur“, die technisch durch eine kryptographische digitale Signatur realisiert wird. Für die elektronische Signatur wurden drei verschiedene Signaturtypen definiert – die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte Signatur.
Wann ist welcher Signaturtyp zu verwenden?
Die Antwort darauf ist recht unkompliziert: Wenn gesetzlich die Schriftform für ein Dokument angezeigt oder vertraglich vereinbart ist, dann wird die qualifizierte Signatur verwendet, denn nur dieser Signaturtyp kann die gesetzliche Schriftform ersetzen.
Allerdings werden in der betrieblichen Praxis dennoch die meisten Vereinbarungen, Aufträge oder Verträge schriftlich geschlossen, selbst wenn es aus rechtlicher Sicht nicht zwingend erforderlich wäre. Wer diese bewährte Praxis auch im digitalen Geschäftsverkehr fortsetzen will, ist mit elektronischen Signaturen auf der sicheren Seite. Und dies ist durchaus sinnvoll, denn für den Erfolg der umfassenden Digitalisierung braucht es vor allen Dingen: Vertrauen. Zusätzlich trägt das Vermeiden von Papier zur Nachhaltigkeit bei.
Es besteht erheblicher Beratungsbedarf
Auf Basis von eIDAS eröffnet sich für Behörden und Unternehmen ein weites Feld, um Prozesse durchgängig und rechtssicher zu digitalisieren. Doch wo ansetzen und wie am besten vorgehen? Kompetente Beratung hilft hier, Zeit, Kosten und Risiken in Projekten zu minimieren. Durchaus sinnvoll ist es dabei, an Best Practices anzuknüpfen.
Das smarte Bürgerbüro ist ein Beispiel für Prozesse, die nachhaltig digitalisiert werden können. Die Wahl einer geeigneten Lösung ist hier essentiell: sie muss Unternehmen und Privatpersonen ermöglichen, mit Behörden vertrauenswürdig zu kommunizieren und rechtsverbindlich Anträge zu stellen. Behörden sind in diesem Workflow in der Lage, digital signierte Anträge verlässlich zu prüfen und digital signierte Bescheide zu erlassen. Das beschleunigt Genehmigungsverfahren erheblich, erhöht die Effizienz und Effektivität von Prozessen und ist damit ein wesentlicher Schritt hin zu einer innovativen, bürgernahen Verwaltung.
Ein Beispiel aus dem Bereich Smart Manufacturing ist die Absicherung der Lieferketten anhand vollständig nachvollziehbarer digitaler Informationen. Durch elektronische Signatur in Kombination mit beweiswerterhaltender Langzeitspeicherung kann hierbei über Jahrzehnte hinweg rechtssicher der Nachweis erbracht werden, dass Endprodukte wie geplant produziert und ausgeliefert wurden. Für Unternehmen ist dies eine effiziente Möglichkeit, gesetzlichen Nachweispflichten nachzukommen und zugleich das Vertrauen in seine Marken zu stärken.
Interesse an rechtssicheren Dokumenten wächst
Die rechtssichere Überführung von Papierdokumenten in elektronische ist außerdem Teil einer nachhaltigen Digitalisierungsstrategie. Auf den Stationen der Digital Future Congress Eventreihe in Frankfurt, München und Essen zeigte sich, dass das Interesse an Lösungen dafür inzwischen sehr groß ist, weil sich mit ihnen nicht nur eine durchgängige Digitalisierung gestalten lässt, die vertrauenswürdig und rechtssicher ist, sondern eröffnen sie auch flexible Möglichkeiten, um teure Lagerflächen für Akten zu reduzieren.
Ob Rechtsabteilung, Personal, Finanzen, Einkauf oder Vertrieb: Nutzbringende Einsatzszenarien lassen sich in allen Bereichen von Unternehmen und Behörden finden. Die Vielzahl an Einsatzszenarien sowie das benötigte Know-How fordern die Wahl eines passenden Partners, um gemeinsam maßgeschneiderte Lösungen für Sie zu finden. So bietet zum Beispiel Fujitsu mit seinen Digital Signature and Preservation Services die notwendige fachliche Expertise und tiefgreifendes Know-how für Behörden und Unternehmen, um rechtssichere, vertrauenswürdige Fundamente für die Digitalisierung zu legen. (sg)
