In Zeiten von Homeoffice müssen Büros mehr leisten als nur gutes Design – sie sollen Begegnung ermöglichen, Zusammenarbeit stärken und Fachkräfte binden. Wie das gelingen kann, zeigt ein Projekt der Wirtschaftsbetriebe Duisburg. Von Beginn an stand ein klares Ziel im Fokus: Die Mitarbeitenden sollten lieber ins Büro kommen, als von zu Hause aus zu arbeiten. Im Interview gibt Nadine Krogull, Geschäftsbereichsleiterin Stadtentwässerung, Einblicke in den Prozess, die Einbindung der Belegschaft und erste sichtbare Effekte.
Frau Krogull, Sie sagen, ein bisschen Möbeltausch reiche nicht aus. Was war Ihr Ziel mit dem Projekt "Moderne Bürowelten“?
Anfang 2023 haben Vorstand und Geschäftsbereichsleitungen gemeinsam beschlossen, unsere Räume an die moderne Arbeitswelt anzupassen. Dafür mussten wir zunächst klären: Was heißt "modern" überhaupt für uns? Wie arbeiten wir heute, wie wollen wir künftig arbeiten – und was können wir verbessern?
Uns ging es darum, die Arbeitsumgebung attraktiver zu gestalten und auch als Arbeitgeber interessanter zu sein. Gleichzeitig war uns wichtig, das Miteinander zu stärken: Schnittstellen abbauen, interne Kommunikation verbessern und bereichsübergreifender arbeiten.
Nadine Krogull
Geschäftsbereichsleiterin Stadtentwässerung
Wirtschaftsbetriebe Duisburg
Ist das in der Branche besonders wichtig?
In der Entwässerung haben wir viel Projektarbeit – Planen und Bauen ist ein klassisches Beispiel. Wenn das durch digitale Formate räumlich und organisatorisch getrennt läuft, entstehen Reibungsverluste.
Dazu kommt: Wir wollen Fachkräfte gewinnen, binden und möglichst lange im Unternehmen halten. Außerdem haben wir in unserem Fachbereich eine Quote von rund 50 Prozent mobiler Arbeit. Da muss man sich schon fragen: Brauchen wir überhaupt noch so viele feste Arbeitsplätze?
Und braucht es das Büro künftig noch?
Für uns war das Ziel des Projekts ziemlich klar: Die Mitarbeitenden sollen lieber ins Büro kommen als zu Hause zu arbeiten. Ich glaube, mit den neuen Räumen sind wir da ein gutes Stück weiter.
Für mich ist der wichtigste Punkt im Büro der informelle Austausch. Mal eben mit Kolleginnen und Kollegen an einem Tisch sitzen, Dinge besprechen, gemeinsam überlegen, sich in die Augen schauen. Natürlich geht viel über Teams – aber dieses spontane "gemeinsam auf Ideen kommen" passiert oft eher, wenn man zusammen am Tisch sitzt, mit einer Kaffeetasse in der Hand.
Außerdem stärkt Präsenz das Zusammengehörigkeitsgefühl – im Team und insgesamt in der Organisation. Uns war wichtig, dass sich die Leute verbunden fühlen und sich nicht nur digital begegnen.
Wie sehen die neuen Büros heute konkret aus?
Früher hatten wir im Grunde kaum richtige Gemeinschaftsflächen. Es gab keinen gemeinsamen Besprechungsraum für Projekte. Die Teeküche war winzig – etwa zwei mal zwei Meter, ohne Fenster. Also kein Ort, an dem man gern zusammenkommt. Wenn man sich austauschen wollte, stand man bei jemandem im Büro.
Heute ist das komplett anders. Wir haben jetzt:
- Eine große Küche, die als Abstimmungs- und Begegnungsort genutzt wird – nicht nur von unserem Bereich, sondern auch von Kolleginnen und Kollegen aus dem ganzen Haus,
- zwei größere Besprechungsräume,
- Fokusboxen und Telefonboxen,
- die "Sitzkoje" als Rückzugs- und Gesprächsort für bis zu vier Personen, akustisch deutlich abgeschirmt, obwohl sie offen wirkt.
Auch auf den Bereich "Ankommen" hat das Architekturbüro einen besonderen Fokus gelegt. Inwiefern?
Die Frage war: Welchen ersten Eindruck nehme ich morgens mit?
So entstand unser Urban-Gardening-Bereich. Ich würde ihn als Blickfang bezeichnen. Dort ist auch unsere Poststelle untergebracht. Man kommt also an und startet erst mal etwas ruhiger und entspannt in den Tag.
Nach welchen Nutzungsszenarien wurde der Mix aus Austausch und konzentrierter Fokusarbeit geplant?
Das Architekturbüro hat dazu eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt: Welche Arbeitsformen gibt es? Was wird wie häufig genutzt?
Aus diesen Ergebnissen und aus den räumlichen Möglichkeiten auf der Etage ergab sich, wie viele Bereiche wir wofür brauchen.
Wie lief die Beteiligung der Belegschaft ab – und wo mussten Sie gegen Einzelinteressen entscheiden?
Wir haben versucht, die Kolleginnen und Kollegen so gut wie möglich mitzunehmen: regelmäßig informieren, Rückmeldungen einholen und Bedenken ernst nehmen.
Als es dann konkreter wurde und echte Entscheidungen anstanden – haben wir eine Taskforce gebildet. Aus jeder Arbeitsgruppe war eine Person dabei und diese Runde kam regelmäßig zusammen.
Dort wurden viele Details entschieden oder zumindest vorbereitet. Ein Beispiel: Ursprünglich sollte die Küche durch eine Glaswand abgetrennt werden. Wir hatten aber in einem anderen Gebäude eine offene Lösung gesehen, die gut funktioniert hat und wollten lieber das.
Dadurch ist im Entscheidungsprozess viel Akzeptanz entstanden, weil viele das Gefühl hatten: Das ist auch ihr Projekt – ihr "Baby".
Beobachten Sie durch die neuen Gemeinschaftsflächen tatsächlich mehr bereichsübergreifenden Austausch?
Natürlich suchen sich Menschen trotzdem ihre Ecken. Aber man merkt deutlich: Wenn Abstimmungen anstehen, buchen Teams bewusst zusammen Plätze, treffen sich in der Koje, in der Küche oder in den Fokusboxen.
Gerade die Küche wird stark für Abstimmungen und Ideensammlungen genutzt. Das wäre früher so gar nicht möglich gewesen.
Weniger feste Plätze, mehr Transparenz: Wie haben Führungskräfte und langjährige Beschäftigte reagiert?
Bei den Führungskräften war es weniger ein Thema, als man vielleicht vermuten würde. Alle Führungskräfte haben Glaskabinen. Und wenn ich länger nicht an meinem Platz bin, buche ich mich aus – und jede und jeder kann mein Büro buchen, unabhängig vom Status.
Bei den Mitarbeitenden gab es anfangs schon Sorgen, vor allem wegen der Verglasung. Da kamen Fragen wie: "Jetzt guckt jemand auf meinen Bildschirm" und "Der Platz ist von der Tür aus einsehbar".
Natürlich suchen sich Menschen trotzdem ihre Ecken. Aber man merkt deutlich: Wenn Abstimmungen anstehen, buchen Teams bewusst zusammen Plätze, treffen sich in der Koje, in der Küche oder in den Fokusboxen.
Was geholfen hat: Wir haben uns gemeinsam vergleichbare Bürowelten angeschaut. Wir waren in Köln und konnten uns die Räumlichkeiten des Architekturbüros ansehen, außerdem hatten wir Einblicke bei Microsoft. Das hat tatsächlich viel Unsicherheit genommen und eher Offenheit geschaffen.
Was half noch, die Mitarbeitenden nicht zu überfordern?
Ein reines Großraumbüro war für uns nie eine Option. Wir wollten einen gesunden Mix.
Ich erinnere mich an ein Bewerbungsgespräch, da hatte ein Kandidat am Ende nur eine Frage: "Haben Sie Großraumbüros?" Für ihn war das ein absolutes Ausschlusskriterium. Solche Rückmeldungen muss man ernst nehmen.
Deshalb gibt es weiterhin Büros mit wenigen Plätzen – vier oder fünf Räume. Sie sind zwar verglast, haben aber Türen. Das war am Ende der Kompromiss: offene Bereiche, aber auch Rückzugsmöglichkeiten.
Welche Rolle spielen Farben, Materialien und Formen für Identifikation und Kultur?
Ich bin Technikerin – Farben und Formen sind eigentlich nicht meine Welt. Da sind mit den Architekten schon zwei Welten aufeinandergeprallt. Aber ich muss sagen: Es funktioniert.
Wir haben Elemente, mit denen man sich identifizieren kann. Runde Formen und coole Gestaltungselemente, die zu uns passen. Auf den Glastüren sind Auszüge aus unserem Kanalnetz als Sichtschutz. Das hat gerade bei den Kolleginnen und Kollegen eine Wirkung: Man steht davor und überlegt, wo das in Duisburg sein könnte. Das stärkt das Gefühl: Das ist unser Bereich.
Auch beim Farbkonzept ging es um Herkunft und Bezug: Ziegelrot als Anlehnung an unsere Ziegelgebäude am Innenhafen, Blau als Wasser-Assoziation, Grau als Infrastrukturbezug. Insgesamt eher hell und ruhig, nicht zu grell.
Gibt es inzwischen messbare Effekte?
"Messbar" ist immer schwierig. Aber wir sehen klare Indikatoren. Die Fluktuation ist deutlich zurückgegangen. Und wenn man mit den Leuten spricht, sagen viele, die Stimmung sei spürbar besser, entspannter und insgesamt angenehmer.
Außerdem kann man Zusammenarbeit tatsächlich beobachten: Wer spricht mit wem, wer trifft sich in der Küche, wer sitzt gemeinsam in einer Fokusbox – das passiert sichtbar häufiger.
Wir haben gemerkt, dass offene Arbeitswelten Regeln brauchen.
Es gibt Unterschiede in der Nutzung: Manche sitzen fast den ganzen Tag in den Fokusboxen, andere bevorzugen die offenen Bereiche. Interessant ist: Das hat weniger mit dem Alter zu tun, eher mit dem Typ Mensch.
Wir haben auch gemerkt, dass offene Arbeitswelten Regeln brauchen. Früher konnte man sich auf dem Flur unterhalten – heute stört es, wenn das viele gleichzeitig tun, während andere konzentriert arbeiten.
Deshalb haben wir einen "Verhaltens-Knigge" erarbeitet. Eher als Commitment in Wir-Form, nicht als starres Regelwerk. Und die Taskforce trifft sich auch weiter regelmäßig und schaut: Was läuft gut? Wo müssen wir nachjustieren?
Ein Blick in den "Knigge"
1. Platzbuchung:
Wir buchen unseren Arbeitsplatz rechtzeitig. Einen festen Arbeitsplatz gibt
es nicht. Bei Teilzeitarbeit buchen wir zeitlich korrekt. Wenn aus
irgendeinem Grund doch nicht am jeweiligen Arbeitstag im Office
gearbeitet wird, löschen wir unsere Buchung.
2. Arbeitsplatzgestaltung:
Wir richten unseren Arbeitsplatz so ruhig wie möglich ein, um die Kollegen
nicht zu stören und verlassen ihn anschließend sauber und ordentlich.
3. Kommunikation:
Gespräche mit Kollegen sind wichtig, sollten jedoch in angemessener
Zimmerlautstärke stattfinden. Für längere Gespräche nutzen wir die
Besprechungsräume oder die dafür vorgesehenen Bereiche.
4. Kollegiales Verhalten:
Wir weisen Kollegen freundlich auf unangebrachtes Verhalten hin. Oft ist
ihnen nicht bewusst, dass ihre Eigenheiten andere stören könnten.
5. Fokusräume:
Wir nutzen Fokusräume für konzentriertes Arbeiten und Besprechungen.
Diese Räume sind grundsätzlich für eine stundenweise Nutzung gedacht
und nur dann für längere Zeiträume zu buchen, wenn keine Einzelbüros
zur Verfügung stehen.
6. Telefonate und Videokonferenzen:
Damit konzentriertes Arbeiten ermöglicht wird, stehen uns für längere
Videokonferenzen und Telefongespräche, unsere Telefonboxen und
Fokusräume zur Verfügung. Bei Telefonaten und Videokonferenzen in den
Einzelbüros sollten die Türen der Büros geschlossen sein.
7. Hygiene:
Wir achten auf unsere persönliche Hygiene. Wir teilen uns Tische,
Monitore und andere Arbeitsmittel, deswegen hinterlassen wir unseren
Arbeitsplatz sauber und reinigen ihn gegebenenfalls am Ende des
Arbeitstages für den nächsten Kollegen. In den Abfallbehältern in den Büros entsorgen wir nur Papiermüll.
Dies ist Teil 2 der ZFK-Serie "Führen im Abwasserbetrieb“. In Teil 1 wurde am Beispiel der Stadtentwässerung Herne gezeigt, wie Quereinsteiger:innen den Fachkräftemangel abfedern und neue Technologien das Berufsbild verändern. Beide Themen wurden zuvor im "Netzwerk Unternehmensführung" des IKT (Institut für Unterirdische Infrastruktur) diskutiert.
