"Bei der KMW gab es vor unserem Social Intranet ‘KIM’ gar kein Intranet", sagt Liane Zell, Verantwortliche für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bei Kraftwerke Mainz-Wiesbaden (KMW).
Auch bei den Stadtwerken Heidelberg – wo das neue Tool unter dem Namen "stadtNETZwerk" läuft – und dem Versorger Wemag stießen bestehende Lösungen an ihre Grenzen: technisch überholt, stark top-down organisiert und ohne echte Beteiligungsmöglichkeiten. Das Ziel: eine verlässliche interne Anlaufstelle schaffen, Wissen bündeln und Dialog ermöglichen. "Weg von Einbahnstraßen-Kommunikation, hin zu Austausch, Beteiligung und echter Vernetzung", nennt Zell den Kern – "KIM" sollte zur "Single Source of Truth" werden.
Ellen Frings, Leiterin Unternehmenskommunikation der Stadtwerke Heidelberg, denkt zusätzlich vom Arbeitsalltag her: Wenn Teams, Sharepoint, Organisationshandbuch und Trainingstools parallel laufen, wird das Finden zur Aufgabe an sich. Das Intranet soll als Einstiegskanal bündeln und weiterleiten.
Laura Maaß aus der internen Kommunikation der Wemag erklärt die Logik als Pull-Prinzip: "Inhalte werden bedarfsgerecht und personalisiert ausgespielt."
Niedrige Posting-Schwelle
"Social" wird das Intranet durch eine Mischung aus Einfachheit und Mitmachen. "Nicht Technik zuerst, sondern Nutzen zuerst", betont Zell: Kommentare, Diskussionen, Communities und eigene Beiträge gehören ebenso dazu, genauso wie mobiler Zugriff und klare Strukturen, damit keine Informationsflut entsteht.
Frings setzt ebenfalls auf eine niedrige Posting-Schwelle: Kolleg:innen können unkompliziert Neuigkeiten einstellen, Kommentar- und Like-Funktionen stärken den Austausch. Maaß sieht den Unterschied zu klassischen Intranets in Personalisierung, Interaktion und Eigenverantwortung.
Bei der KMW begann es mit einem bereichsübergreifenden Projektteam, transparenten Meilensteinen und einem Namenswettbewerb. Vor dem Go-live wurden Redakteur:innen in den Abteilungen benannt, Videos, Handbuch, Hilfeseite und Sprechstunden flankierten den Start.
Ein entscheidender Punkt war die Erreichbarkeit und ortsunabhängige Verfügbarkeit: "Deshalb haben wir allen Beschäftigten Smartphones zur Verfügung gestellt und eine KIM-App entwickelt", berichtet Zell.
Frings arbeitet mit Lenkungskreis, Sounding Board, Test-Usern und Beauftragten relevanter Bereiche, aus denen regelmäßig Feedback kommt und die zu Neuerungen geschult werden. Die Wemag hat auf ein ähnliches Set zur Einführung ihres Intranets "Kiek in" gesetzt und viele kleine wiederkehrende Formate entwickelt, die Sicherheit geben: Namenswettbewerb, Multiplikator:innen in den Fachbereichen, Schulungen, How-to-Videos, Hilfe-Community sowie Sprechstunden.
"Die größte Herausforderung war ganz klar die Einführung des cloudbasierten Systems in einem KRITIS-Unternehmen. Sicherheit hat bei uns höchste Priorität", sagt Zell: "Zertifikate prüfen, technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (TOMs) abstimmen, klare Inhaltsregeln definieren."
Viel Überzeugungsarbeit
Frings stieß vor allem auf kulturelle Bedenken: Dass alle Mitarbeitenden selbst posten und kommentieren können, erforderte Überzeugungsarbeit. Damit Postings nicht als "unproduktiver Zeitaufwand" gelten, bezog das Entwicklungsteam die Abteilungsleitungen ein. Maaß sieht Zeitdruck als zentrale Herausforderung, aber pragmatisch: "Es ist nicht zwingend erforderlich, mit einer perfekten Plattform zu starten. Ein Social Intranet lebt von kontinuierlicher Weiterentwicklung."
Der Aufwand lohnt sich: Zell nennt eine Nutzerquote von über 90 Prozent. Im Schnitt greifen Nutzende "78-mal im Quartal" zu. Das Intranet wird zur Routine, wenn es konsequent zentrale Anlaufstelle ist. Frings misst durchschnittlich "3,2 eindeutige Seitenansichten" pro Mitarbeitendem an Arbeitstagen. Maaß verweist für 2025 auf rund 30.000 Besuche pro Monat bei etwa 800 aktiven Nutzenden sowie knapp 100 Communities mit regem Austausch.
Wo Austausch zur Kultur wird
"KIM bringt Menschen zusammen, die vorher wenig Berührungspunkte hatten", sagt Zell. Und Frings beobachtet, dass besonders Posts und Videos über gemeinsame Aktivitäten oder Einblicke aus Teams den Alltag lebendiger machen. Maaß betont die Wirkung auf Kommunikations-, Feedback- und Fehlerkultur. "Besonders während der Corona-Pandemie hat sich das Intranet als unverzichtbares Instrument für Austausch und Information bewährt."
Zell will KIM zukünftig stärker zur Kollaborationsplattform entwickeln und perspektivisch weitere Systeme integrieren. Frings beschreibt das Intranet als "lebendes System" und Maaß plant die stärkere Verzahnung mit Microsoft 365, enge Anbindung an Teams und Sharepoint.
Und was ist die Quintessenz? Zeit für Überzeugungsarbeit einplanen und interne Influencer gewinnen, rät Frings. Maaß plädiert für Mut zur Iteration statt Perfektionsdruck. Zell betont Governance, die frühe Einbindung relevanter Stakeholder und Ausdauer. Ein Social Intranet sei eben ein kontinuierlicher Veränderungsprozess.
